Assistant.e Liaison/Administration/Ressources Humaines

**Les candidatures pour ce poste sont limitées aux ressortissants congolais et les candidats internationaux ne seront pas pris en considération ****

**** This position only opens for Congolese nationals, international candidate will not be shortlisted ****

About the Position

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) assiste les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d’urgence, luttons pour leurs droits et contribuons à ce qu’ils aient accès à un avenir meilleur. Nous sommes présents dans les zones de conflit, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s’installent. Nous travaillons en coopération avec les communautés locales afin d’identifier des solutions à la fois responsables et durables. Nous œuvrons en faveur d’une intégration réussie des réfugiés et là où cela est possible afin que leur souhait de retour puisse se réaliser.

En RDC, DRC est engagé dans l'aide humanitaire depuis 2009. En effet, préalablement en Province de l’Ituri, DRC a étendu progressivement son rayon d’action au Nord Kivu. Le bureau pays est basé à Goma.

Objectif Général du Poste :

Assurer un soutien efficace à la gestion des ressources humaines, aux opérations administratives, aux obligations légales, sociales et fiscales, ainsi qu'à la coordination des relations institutionnelles de l'organisation, en garantissant la conformité réglementaire, la qualité des services aux employés et le bon fonctionnement administratif et logistique du bureau de coordination de la zone en Ituri.

Le titulaire du poste agit comme point focal entre l'organisation, les autorités publiques, les organismes sociaux, les partenaires externes, les prestataires de services et les employés afin de garantir la protection des droits du personnel, le respect des obligations légales de l'organisation et la continuité des opérations.

Responsibilities

A. Liaison institutionnelle et relations extérieures

• Assurer la réception, le traitement et le suivi des documents administratifs nécessitant des visas (Offre d’emploi, avenants, contrat de travail, etc), autorisations ou validations auprès des autorités compétentes.
• Représenter l'organisation auprès des administrations publiques et organismes parapublics selon les besoins.
• Assurer le suivi des dossiers soumis aux services gouvernementaux.
• Maintenir des relations de travail positives avec les autorités locales et les partenaires clés.
• Sur demande de la hiérarchie, participer aux réunions de coordination inter-agences, notamment celles organisées par OCHA, les groupes de travail Administration, Logistique et autres forums pertinents.
• Communiquer régulièrement à la hiérarchie les informations pertinentes issues de ces réunions.
• Appuyer les opérations bancaires : collecte des relevés, gestion de la relation avec les banques, ajout de signataires, remplissage et soumission de formulaires requis.
• Assurer la bonne gestion et le suivi des opérations liées aux comptes bancaires à Bunia.

B. Administration des Ressources Humaines

• Assurer l'archivage systématique électronique dans SHAREPOINT et physique de tous les documents RH.
• Appuyer les processus de recrutement, notamment ; publication des offres, organisation des tests et entretiens, préparation des documents administratifs.
• Participer au processus d'intégration des nouveaux employés.
• Assurer les déclarations des mouvements des travailleurs (embauche, départ, mutation, prolongation de contrat) auprès de l'ONEM, de la CNSS et dans les délais légaux.
• Servir de point focal entre l'organisation, les employés et la CNSS (Assurer l'immatriculation des nouveaux employés auprès de la CNSS, Assurer la mise à jour des ayants droit pour les allocations familiales CNSS, Accompagner les employés dans les démarches relatives aux allocations familiales, de maternité et autres prestations sociales, Assurer le suivi des dossiers de remboursement et de prestations auprès de la CNSS)
• Appuyer les initiatives liées au bien-être du personnel.
• Maintenir à jour les dossiers administratifs du personnel (contrat, avenant, etc).
• Assurer la confidentialité des informations relatives aux employés.
• Fournir un soutien administratif à l'équipe RH selon les besoins (Préparer les dossiers RH requis lors des audits internes et externes, etc).

C. Gestion des obligations sociales et fiscales

• Préparer et soumettre dans les délais les déclarations mensuelles et périodiques relatives à la CNSS, l'INPP, l'ONEM, l'IPR et toute autre obligation légale applicable.
• Assurer le suivi des paiements et des réconciliations avec les organismes concernés.
• Préparer et soumettre le bilan social annuel dans les délais requis.
• Préparer et soumettre la situation annuelle de la main-d'œuvre nationale
• Assurer une veille légale et réglementaire en matière de droit du travail, sécurité sociale, fiscalité salariale et administration des ONGI en RDC, et alerter la hiérarchie sur tout changement susceptible d'impacter les opérations ou la conformité de l'organisation

D. Gestion des services médicaux et du bien-être du personnel

• Assurer la gestion et la distribution des bons de soins aux employés et à leurs ayants droit.
• Veiller au respect des procédures médicales internes
• Servir de point focal entre l'organisation et les établissements de santé partenaires.
• Veiller à l'application des tarifs négociés entre l'organisation et les structures médicales.
• Réceptionner, vérifier et traiter les factures médicales dans les délais prévus.
• Préparer les demandes d'achat (Purchase Requisition - PR) relatives aux prestations médicales en collaboration avec le département Supply Chain.
• Assurer un suivi efficace des dossiers médicaux administratifs tout en garantissant la confidentialité des informations

E. Soutien Logistique administratif

• Organiser l'accueil des visiteurs de l'organisation à Bunia, y compris coordonner les transferts entre l'aéroport, l'hôtel et les bureaux.
• Assurer les réservations d'hébergement auprès des hôtels partenaires.
• Assurer le suivi des carnets de bord de véhicule à Bunia.
• Collaborer avec les fournisseurs pour les besoins administratifs et logistiques.
• Apporter un soutien logistique aux activités de la coordination de la zone selon les besoins opérationnels.

F. Responsabilités Transversales

• Respecter le Code de conduite de l'organisation.
• Promouvoir les valeurs humanitaires et éthiques de l'organisation.
• Respecter les politiques de sauvegarde, de prévention de l'exploitation et des abus sexuels (PSEA), de lutte contre la fraude et de protection des données.
• Maintenir la confidentialité des informations sensibles.
• Exécuter toute autre tâche compatible avec le poste, à la demande du superviseur.

Requirements

Required Skills

• Licence (Bac+3) en Gestion des Ressources Humaines, Administration, Droit, Gestion des Entreprises, Relations Internationales ou domaine connexe.
• Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans l'administration, les ressources humaines, la liaison institutionnelle ou la gestion sociale ou la conformité légale.
• Expérience préalable dans une ONG nationale ou internationale souhaitée.
• Bonne connaissance du cadre administratif et fiscal de la RDC.
• Connaissances techniques
• Connaissance des procédures CNSS, INPP, ONEM et fiscales.
• Maîtrise des processus administratifs et RH.
• Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint).
• Maîtrise des systèmes d'archivage électronique comme SharePoint.
• Bonne capacité de rédaction administrative.
• Expérience démontrée dans les relations avec autorités provinciales et locales
• Langues : Français : excellent niveau oral et écrit.
• Anglais : niveau professionnel souhaitable. Langues locales : atout.

We Offer

• Durée du contrat: 5 mois avec possibilité de renouvellement sous réserve de financement et de performance
• Salaire: conformément aux conditions d’emploi du Conseil danois pour les réfugiés Bande I/Non Gestionnaire
• Statut: contrat local
• Date de début: Août 2026
• Lieu d'affectation: Bunia - Ituri

About the Company

Founded in 1956, DRC Danish Refugee Council is Denmark’s largest, and a leading international NGO. We have continuously been ranked as one of the best NGOs in the world - and are one of the few with a specific expertise in forced displacement. In over 30 countries, we protect, advocate and build sustainable futures for refugees and other displacement-affected people and communities.

By working in DRC, you will be joining a global workforce of over 6,000 employees. We pride ourselves on our:

• Professionalism, impact & expertise
• Humanitarian approach & the work we do
• Purpose, meaningfulness & own contribution
• Culture, values & strong leadership
• Fair compensation & continuous development

DRC’s capacity to ensure the protection of and assistance to refugees, IDP’s and other persons of concern depends on the ability of our staff to uphold and promote the highest standards of ethical and professional conduct in relation DRC’s values and Code of Conduct, including safeguarding against sexual exploitation, abuse and harassment. DRC conducts thorough and comprehensive background checks as part of the recruitment process.

Danish Refugee Council is an equal opportunity employer and we consider all applicants based on individual merit and qualifications, regardless of personal characteristics or attributes. We are committed to increasing the diversity of our workforce, aiming for a 50% balance of men and women in management roles and ensuring that at least 50% of management roles are filled by national staff. We recognize that a diverse and inclusive team is crucial for achieving our organizational goals and making a positive impact on the communities we serve.

Application Process

Les personnes intéressées doivent déposer un dossier complet comportant les éléments suivants :

• Curriculum Vitae maximum 3 pages
• Lettre de demande d’emploi motivant pourquoi vous souhaitez travailler pour DRC et les compétences et capacités qui vous rendent le/la candidat idéale pour ce poste maximum 1 page

La DRC n'accepte que les candidatures envoyées via notre formulaire de candidature en ligne sur www.drc.ngo sous Postes vacants/JOB

Veuillez soumettre votre candidature et votre CV en Français au plus tard le 20 Juillet 2026, à minuit.

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