Assistent der Geschäftsleitung

About the Position

Wir suchen einen gut organisierten, proaktiven und detailorientierten Assistent der Geschäftsleitung, der die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und in der Geschäftskommunikation unterstützt.

Diese Rolle geht über die traditionelle administrative Unterstützung hinaus. Der Assistent der Geschäftsleitung ist für die Koordinierung der Aktivitäten der Geschäftsleitung, die Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, die Vorbereitung von Präsentationen und Materialien sowie die Durchführung von Recherchen zur Unterstützung der strategischen Kommunikation und Entscheidungsfindung verantwortlich.

Der ideale Kandidat ist proaktiv, diskret und in der Lage, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen internationalen Umfeld zu verwalten.

Responsibilities

Unterstützung der Geschäftsleitung

• Verwalten Sie den Kalender der Geschäftsleitung, planen Sie Besprechungen, Anrufe usw. Termine.
• Interne und externe Besprechungen koordinieren, Tagesordnungen und Folgematerialien vorbereiten
• Online- und Offline-Besprechungen, Geschäftsveranstaltungen und Teamtreffen organisieren
• Inländische und internationale Geschäftsreisen organisieren (Flüge, Hotels, Transfers, Reiserouten).

Geschäftskommunikation & Korrespondenz

• Verwalten und entwerfen Sie professionelle Geschäftskorrespondenz (E-Mails, Briefe, offizielle Kommunikation).
• Dienen Sie als Kommunikationsbrücke zwischen Führungskräften, internen Teams und externen Partnern
• Verfolgen Sie eingehende Anfragen und stellen Sie eine zeitnahe Nachverfolgung sicher

Forschung & Informationsunterstützung

• Durchführung von Kontakt- und Partnerrecherchen (potenzielle Partner, Anbieter, Industrie). Kontakte).
• Sammeln und strukturieren Sie Informationen, die für Besprechungen, Verhandlungen und Geschäftsbesprechungen erforderlich sind.
• Bereiten Sie Briefing-Materialien und Zusammenfassungen für Führungskräfte vor Meetings.

Präsentation & Dokumentenvorbereitung

• Bereiten Sie Präsentationen, Berichte und Besprechungsmaterialien für interne und externe Zwecke vor.
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Dokumenten und Analysematerialien für Führungskräfte.
• Dokumentation und Korrespondenzaufzeichnungen pflegen und organisieren.

Verwaltungskoordination

• Verwalten Sie vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität.
• Koordinieren Sie die Kommunikation mit Lieferanten, Partnern und Dienstleistern.
• Sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation zwischen Abteilungen und Stakeholdern.

Requirements

• Hochschulbildung.
• Vorherige Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung, persönlicher Assistent, Büroleiter oder ähnliche Rolle.
• Ausgezeichnetes Englisch in Wort und Schrift (Niveau der Geschäftskommunikation).
• Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Fortgeschrittene Computerkenntnisse (MS Office / Google Workspace).
• Fähigkeit, professionelle Präsentationen und Geschäftsdokumente zu erstellen.
• Hohes Maß an Verantwortung, Liebe zum Detail und Diskretion.

Nice to Have

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit leitenden Führungskräften oder auf internationaler Ebene Teams.
• Erfahrung in der Vorbereitung von Geschäftspräsentationen oder Berichten.
• Vertrautheit mit Kalenderverwaltungs- und Reisebuchungstools

We Offer

• Remote work options

About the Company

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