Backoffice Manager (m/w/d) – Office Management, Auftragsabwicklung, Einkauf & Buchhaltung

About the Position

Backoffice Manager (m/w/d) – Office Management, Auftragsabwicklung, Einkauf & Buchhaltung

Bei dir laufen die kaufmännischen und organisatorischen Fäden von menten zusammen. Du bist erste Anlaufstelle im Büro, begleitest Aufträge vom Angebot bis zum Zahlungseingang und Bestellungen bis zur bezahlten Rechnung. Du hältst Vertrieb und Projektleitung den Rücken frei und sorgst dafür, dass bei uns nichts liegen bleibt.

• Hybrid · 1–2 Tage Home-Office
• Start ab sofort
• 30 Urlaubstage

Jetzt bewerben

Mehr über die Stelle erfahren

About the Company

menten GmbH

Marcel & Ralph Menten Geschäftsführung

„Wenn wir unseren Kunden etwas zusagen, halten wir es. Dafür brauchen wir Menschen, die Abläufe im Griff haben und Dinge zu Ende bringen.“

Diesen Menschen bieten wir ein Arbeitsumfeld, das passt: kurze Wege, klare Zuständigkeiten und Raum, um zu wachsen.

Hauptsitz Bergisch Gladbach

37 Jahre IT-Erfahrung

250+ Kunden weltweit

25 Mitarbeitende

Mehr über menten erfahren

Responsibilities

Office Management & Backoffice

Gemeinsam mit Christoph, der sich um Personal und Office kümmert, hältst du das Büro am Laufen. An Home-Office-Tagen vertretet ihr euch gegenseitig.

• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch führen, Reisen und Termine der Geschäftsführung organisieren
• Arbeitsmittel verwalten, Lieferanten- und Kundenverträge pflegen und Fristen im Blick behalten

Verkauf: vom Angebot bis zum Zahlungseingang

• Angebote erstellen und nachhalten, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten
• Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen

Einkauf und Projekte

• Hardware und Lizenzen bestellen und sicherstellen, dass jede Bestellung weiterberechnet wird
• Projekte anlegen, Termine und Status-Meetings organisieren, Protokolle schreiben
• Stundennachweise für die Abrechnung vorbereiten

Zahlungen & Buchhaltung

• Eingangsrechnungen prüfen, kontieren und buchen
• Zahlungseingänge zuordnen, Mahnungen versenden und Zahlungsläufe vorbereiten
• Kontobewegungen buchen und Kassenbuch führen

Requirements

• Kaufmännische Ausbildung, z. B. im Groß- und Außenhandel, im Büromanagement oder als IT-System-Kaufmann/-frau
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung
• Du kennst dich mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr aus
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch für die Korrespondenz (Übersetzungstools sind ausdrücklich erlaubt)

Skillset

Must-have:

• Erfahrung mit einem ERP-System, idealerweise Business Central
• Sicher in Excel und offen für KI-Tools wie Claude

Nice-to-have:

• StarMoney, DocuWare oder Jira
• Erfahrung im Handel oder in einem IT-Systemhaus

We Offer

Urlaubstage

Genug Zeit zum Abschalten.

Home-Office-Tage

Pro Woche, mit gegenseitiger Vertretung.

Strukturierte Einarbeitung

Gemeinsam mit Christoph.

Arbeitszeit

40 Stunden pro Woche, Bürozeit 9 bis 18 Uhr.

Vergütung

Sonderzahlungen in guten Geschäftsjahren Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld, dazu ein Jahresgespräch über deine Entwicklung.

Kultur

Per Du ab Tag 1

Entscheidungen kurz und direkt mit der Geschäftsführung.

und mehr

Mac oder Windows nach Wahl · Urban Sports Club · 30 € Zuschuss · Corporate Benefits · 800+ Partner · Parkplatz oder Jobticket · Du siehst den ganzen Prozess · Inhabergeführt seit 1989

Application Process

1. Bewerbung sofort · Rückmeldung in 5 Werktagen
   • Du füllst unser Formular aus und lädst deine Unterlagen hoch. Sag uns direkt, wie und wann wir dich am besten erreichen.
2. Kurzes Kennenlernen ca. 10 Minuten
   • Wir melden uns auf deinem Wunschweg zu deiner Wunschzeit. Ein lockeres Gespräch, ob es grundsätzlich passt. Vorbereitung ist nicht nötig.
3. Fachgespräch ca. 30 Minuten · per Teams
   • Du lernst die Geschäftsführung und Christoph kennen. Hier geht es um deine Erfahrung, deine Arbeitsweise und alle Fragen, die du hast.
4. Kennenlernen vor Ort ca. 2 Stunden · bei uns vor Ort
   • Du besuchst uns und lernst das Team kennen. Gemeinsam schauen wir uns kleine Aufgaben aus deinem zukünftigen Alltag an, zum Beispiel Eingangsrechnungen und Zahlungseingänge prüfen. Vorbereitung ist nicht nötig.
5. Entscheidung noch am selben Tag
   • In der Regel entscheiden wir direkt im Anschluss an dein Kennenlernen vor Ort und geben dir noch am selben Tag Bescheid.

Contact

Christoph

Office & People Management

Wir antworten persönlich. Lieber kurz reden? Direkter Draht:

+49 2202 - 23 99 0 [email protected]