Biroja koordinators(-e)/ Office Coordinator

About the Position

We are hiring: Biroja koordinators(-e)/ Office Coordinator

• Location: Riga, Latvia
• Employment Type: Full-time position

Apply Now

Job Description

Šī ir klientu apkalpošanas un biroja administrēšanas amata pozīcija dinamiskā un strauji mainīgā biroja vidē, kas prasa regulāru saziņu ar darbiniekiem, apmeklētājiem un ārējiem sadarbības partneriem. Amats ietver vairāku uzdevumu vienlaicīgu pārvaldīšanu, darbu mainīgu prioritāšu apstākļos, kā arī augstu profesionalitātes un klientu apkalpošanas standartu uzturēšanu. Veiksmīgais kandidāts jutīsies komfortabli, strādājot patstāvīgi, pieņemot ikdienas lēmumus un ātri pielāgojoties operatīvajām vajadzībām.

Responsibilities

• Nodrošināt biroja atbalsta pakalpojumus, lai veicinātu Evolution Latvia biroja efektīvu un rezultatīvu darbību;
• Sagaidīt, palīdzēt un/vai novirzīt apmeklētājus pie attiecīgā uzņēmuma darbinieka;
• Apstrādāt ienākošo un izejošo korespondenci atbilstoši uzņēmuma politikām, parakstīt piegāžu saņemšanu un nodot tās atbildīgajām personām, saņemt, reģistrēt un nosūtīt sūtījumus un kravas uzņēmuma struktūrvienībām vai partneriem;
• Pārvaldīt biometrisko sistēmu, taksometru pakalpojumu, apmeklētāju reģistrācijas sistēmu un reģistrēt apmeklētājus saskaņā ar noteiktajām procedūrām;
• Pārvaldīt un uzraudzīt telpaugu kopšanas un dārzkopības pakalpojumu sniedzējus;
• Nodrošināt, lai recepcijas zona vienmēr būtu kārtīga un tīra, sadarboties ar apsardzes dienestu;
• Uzturēt biroja telpas labā tehniskā stāvoklī, organizēt nepieciešamos remontdarbus, izmantojot pieteikumu sistēmu (ticketing system), un uzraudzīt pakalpojumu kvalitāti;
• Pārvaldīt galveno ēdamzonu un mazās virtuves, nodrošinot tajās kārtību;
• Uzturēt vispārējo biroja kārtību un uzraudzīt uzkopšanas personāla darbu;
• Piedalīties jauno nodaļas darbinieku apmācību procesos;
• Koordinēt un uzturēt administratīvos uzskaites datus, piemēram, darbinieku, viesu un apakšuzņēmēju autostāvvietu uzskaiti;
• Pārvaldīt Wiki lapu un EvoSpace saistībā ar amata pienākumiem;
• Organizēt “Fame Wall” satura atjaunošanu un uzraudzīt tā tehnisko stāvokli;
• Pirms birojam nepieciešamo preču vai pakalpojumu pasūtīšanas saskaņot tos ar vecāko recepcijas speciālistu un biroja vadītāju;
• Pārbaudīt un nodrošināt, lai kafijas automāti, tirdzniecības automāti un cita biroja tehnika būtu darba kārtībā, kā arī nepieciešamības gadījumā organizēt tehnisko apkopi;
• Uzraudzīt biroja saimniecības preču krājumus, rūpēties par pārtikas produktu un ūdens piegādēm, veikt pasūtījumus, kontrolēt piegādes, nepieciešamības gadījumā iepirkt preces un sagatavot izdevumu atskaites;
• Uzraudzīt un koordinēt jautājumus, kas saistīti ar sporta zāli un jogas nodarbībām;
• Nodrošināt atbilstību visām uzņēmuma politikām, procedūrām un vadlīnijām;
• Rūpēties par biroja uzturēšanu būvdarbu, krāsošanas darbu, mēbeļu uzskaites, pārdošanas, utilizācijas, iegādes un uzturēšanas jomā;
• Palīdzēt plānot un sagatavot sanāksmes, konferences un telefonkonferences, kā arī nodrošināt nepieciešamo biroja piederumu pieejamību sapulču telpās;
• Aizvietot kolēģus viņu atvaļinājumu, slimības vai citu prombūtņu laikā. Aizvietošana notiek darba laikā un netiek uzskatīta par papildu darbu;
• Izskatīt un risināt klientu sūdzības vai radušās problēmas.

Requirements

Prasības:

• Vidējā izglītība;
• Labas latviešu un angļu valodas zināšanas darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem;
• Augsta atbildības sajūta, punktualitāte, precizitāte un uzmanība detaļām;
• Spēja precīzi izpildīt tiešā vadītāja norādījumus un darba uzdevumus;
• Takts izjūta un diskrētums darbā ar konfidenciālu informāciju;
• Spēja vienlaikus pārvaldīt vairākus uzdevumus (multitasking), elastīga un pielāgojama pieeja darbam, kā arī spēja strādāt dinamiskā un nepārtraukti mainīgā vidē;
• Spēja strādāt gan patstāvīgi, gan komandā;
• Teicamas komunikācijas prasmes.

We Offer

Mēs piedāvājam:

• Atalgojumu no 1400 EUR bruto mēnesī, balstoties uz pieredzi;
• Profesionālās un personīgās attīstības iespējas;
• Veselības apdrošināšanu un modernu darba vidi;
• Papildu labumus, tostarp sporta zāli biroja telpās, labsajūtas iniciatīvas (piemēram, Healthy Weeks programmu) un papildu apmaksātas brīvdienas;
• Atsaucīgu komandu un atvērtu uzņēmuma kultūru, kurā tiek novērtētas darbinieku idejas.

Apply Now

Apply Now