Chargé(e) RH & Administration / Adré

About the Position

Chargé(e) RH & Administration / Adré

Sous la supervision directe de la Responsable RH, le/la Chargé.e RH et administration est chargé de l’ensemble des missions liées au Recrutement pour la base de DRC à Adré, gestion administrative et de la gestion de la paie afin de répondre aux besoins des départements techniques support et programme. Il/Elle pilote et appuie les équipes RH des bases notamment dans la réalisation quotidienne des activités de recrutement et assurer l’archivage des documents liés à l’intégralité des process.

Responsibilities

Recrutement et planification du personnel

• Identifier les besoins prévisionnels en recrutement en collaboration avec la Responsable RH
• Appuyer le Manager qui recrute dans la définition de son besoin
• Appuyer le Manager qui recrute dans la définition des étapes de sélection et de leur calendrier
• Reformater/ optimiser les annonces de postes à pourvoir
• Superviser la publication et la diffusion des annonces de poste
• Superviser et/ou assurer le premier tri des candidatures
• Assurer l’administration de toutes les phases de sélection et la communication avec toutes les parties prenantes
• Veiller à ce que lors de la phase du test écrit, le principe de l’anonymisation soit respecté
• Assurer les feedbacks aux candidats ayant passé les tests écrits et entretiens
• Superviser les demandes de références réalisées et authentifier les certificats de travail
• Superviser la réalisation et/ou rédiger ainsi que piloter l’envoi des offres de poste
• Piloter la demande de réalisation du contrat en collaboration avec le/la Chargé des contrats
• S’assurer que les comptes-rendus de chaque process de recrutement soient finalisés, signés et archivés
• Assurer un suivi pré-intégration
• Participer à la rédaction de la politique de recrutement Pays
• Faciliter le recrutement des journaliers et l’établissement de leur contrat
• Veiller à ce que toute la documentation relative au processus des recrutements soit archivée sur le Share Point de la mission

Gestion administrative et archivage des dossiers du personnel des collaborateurs nationaux

• Superviser la création et la complétude des dossiers du personnel physiques et numériques des nouveaux collaborateurs
• Superviser et/ou procéder à la création de la fiche individuelle et du contrat des nouveaux collaborateurs dans HOMERE
• Superviser la confection des badges DRC des nouveaux collaborateurs
• Superviser le suivi de la collecte des documents manquants devant être communiqués par l’ensemble du personnel nouvellement recruté
• Superviser le suivi des équipements devant être remis par le département Logistique aux nouveaux collaborateurs

Vie du contrat

• Superviser le suivi et faire le lien avec les bases concernant les avenants et renouvellements des contrats de travail des collaborateurs
• Procéder aux prolongations de contrats et leur signature auprès du directeur pays
• S’assurer de la mise à jour hebdomadaire de l’ensemble des dossiers du personnel selon la nouvelle procédure de classification
• Superviser le classement des documents RH dans les dossiers du personnel physiques et numériques et faire le suivi des documents manquants
• Gérer de manière autonome en lien étroit avec chargé RH-Admin. la réception et transmission mensuelle des requêtes du personnel
• Superviser l’archivage électronique des pièces propres à chaque collaborateur
• Superviser le suivi des vols UNHAS empruntés par les collaborateurs délocalisés

Gestion de la paie

• Intégrer mensuellement les éléments variables de la paie dans Homère de la base de Adré
• Consolider les PAIR des bases pour le payroll mensuel en cas d’absence de chargé RH-Admin.
• Edicter les fiches de salaire

Fin de contrat

• Superviser et/ou procéder à la fin de contrat des collaborateurs dans HOMERE
• Procéder à l’édition des documents de fin de contrat
• En lien avec la logistique et autres départements concernés, s’assurer que tous les équipements prêtés par DRC ont été rendus avant le départ du collaborateur
• Superviser la vérification et le classement des documents de fin de contrat dans les dossiers du personnel

Reporting & Outils

• Superviser la mise à jour et développer l’outil existant de suivi permettant de prévenir les fins de contrats
• Superviser la mise à jour et développer l’outil existant de suivi des contrats déposés à l’ACFPE
• Superviser la mise à jour et développer l’outil existant des documents RH propre à chaque collaborateur envoyé sur base pour signature
• Participer à la rédaction du rapport mensuel et annuel du département RH

Gestion administrative

• Procéder à la réalisation des calculs mensuels liés aux charges sociales avant paiement auprès des organismes
• S’assurer du paiement auprès des organismes étatiques
• Réaliser le suivi de la validité des visas et/ou titres de séjour du personnel international afin de réaliser le renouvellement dans les délais
• Superviser les dossiers de demandes de visa et/ou titres de séjour du personnel international à soumettre à la signature du Responsable du Département
• Superviser l’ensemble des démarches auprès des services de l’Immigration pour l’obtention des documents susmentionnés
• Appuyer les équipes pour leurs ordres de mission en cas de leur voyage lié au travail
• Suivi des dossiers des formations du personnel national

Gestion des mobilités et des viviers

• Capitaliser les informations concernant les personnes quittant des postes clefs
• Identifier les options de candidats à contacter proactivement dans le vivier pour chaque poste à pourvoir
• Participation à la mise à jour d’un tableau de suivi de viviers
• Isoler les CV potentiellement intéressants pour les besoins de DRC mais ne rentrant pas dans le cadre de la recherche pour laquelle ils ont été reçus
• Suivi des recrutements du pool et constitution de la base de données

Reporting

• Prendre part active aux réunions de planification et de revue des activités de recrutement
• Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des recrutements
• Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par le chef d’équipe ou le/la responsable de département dans les délais requis
• Enumérer les difficultés rencontrées avec les interlocuteurs RH affectés sur les bases et proposer des solutions pour leur résolution
• En collaboration avec la Responsable RH & Administration, participer activement à la rédaction d’une politique de recrutement

Supervision technique

• Travailler en binôme avec les assistants et chargés RH-Admin. des bases sur les besoins en termes des recrutements
• Veiller à ce que les équipes des bases respectent les procédures et politiques des recrutements de DRC

Ethique et conformité

• Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs
• Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur/ manager pour des besoins du service à tout moment
• Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité
• Être en relation avec les autres départements techniques dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles

Requirements

Qualifications requises

Formation :

• Diplôme universitaire, minimum niveau Bac+2 ou BTS en gestion, comptabilité, RH, Administration ou tout autre diplôme similaire

Langues :

• Française et Arabe local
• Anglaise est un atout

Compétences et qualités exigées

Expérience et compétences techniques :

• Minimum 2 ans d'expérience de travail pertinente de préférence avec les ONGI
• Minimum 2 ans d’expérience dans l'exécution de tâches RH (1 an dans le recrutement)
• Bonnes aptitudes à la communication
• Bonne maîtrise des outils informatiques Excel et Word / Compétences de base en PowerPoint
• Compétences développées en matière d'organisation et de planification afin de respecter les échéances
• Sens de la discrétion et de la confidentialité
• Honnêteté, intégrité, rigueur, ténacité et qualités relationnelles
• Sens du travail et des responsabilités
• Capacité à travailler sous pression

We Offer

• Professionalism, impact & expertise
• Humanitarian approach & the work we do
• Purpose, meaningfulness & own contribution
• Culture, values & strong leadership
• Fair compensation & continuous development

About the Company

Founded in 1956, Danish Refugee Council (DRC) is Denmark’s largest, and a leading international NGO. We have continuously been ranked as one of the best NGOs in the world - and are one of the few with a specific expertise in forced displacement. In over 30 countries, we protect, advocate and build sustainable futures for refugees and other displacement-affected people and communities.

By working in DRC, you will be joining a global workforce of over 6,000 employees. We pride ourselves on our:

• Professionalism, impact & expertise
• Humanitarian approach & the work we do
• Purpose, meaningfulness & own contribution
• Culture, values & strong leadership
• Fair compensation & continuous development

DRC’s capacity to ensure the protection of and assistance to refugees, IDP’s and other persons of concern depends on the ability of our staff to uphold and promote the highest standards of ethical and professional conduct in relation DRC’s values and Code of Conduct, including safeguarding against sexual exploitation, abuse and harassment. DRC conducts thorough and comprehensive background checks as part of the recruitment process.

Danish Refugee Council is an equal opportunity employer and we consider all applicants based on individual merit and qualifications, regardless of personal characteristics or attributes. We are committed to increasing the diversity of our workforce, aiming for a 50% balance of men and women in management roles and ensuring that at least 50% of management roles are filled by national staff. We recognize that a diverse and inclusive team is crucial for achieving our organizational goals and making a positive impact on the communities we serve.

Application Process

Vous êtes intéressé(e)? Alors postulez en ligne.

Tous les candidats doivent envoyer en français :

• une lettre de motivation
• un CV actualisé (pas plus de quatre pages)
• La carte de Chercheur d’emploi ONAPE

DRC garantit l'égalité des chances en matière d'emploi et interdit toute discrimination fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, la situation matrimoniale ou le handicap. DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans le cadre du processus de recrutement.

La date de clôture des candidatures est fixée au 17/06/2026. Les candidatures soumises après cette date ne seront pas prises en compte.

En raison de l'urgence du poste, DRC se réserve le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite susmentionnée.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

Si vous rencontrez des difficultés techniques, veuillez nous contacter sur cette page : drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.