Customer Care Admin (F/D/M)

About the Position

Sanity Group hat sich zum Ziel gesetzt, die Lebensqualität von Menschen in Europa durch den sinnvollen Einsatz von Cannabinoiden zu verbessern. Wir glauben daran, dass die Natur noch viel ungenutztes Potenzial bereithält, das für viele Menschen zu einem gesünderen Leben beitragen kann. Neben Arzneimitteln stehen dabei auch Wellbeing- und Kosmetikprodukte auf Cannabinoidbasis im Fokus. Parallel forscht die Sanity Group an neuen Medizinprodukten, innovativen Dosierungsformen und technologischen Produkten zur Weiterentwicklung der Infrastruktur.

Als CUSTOMER CARE ADMIN (M/W/D) bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kund:innen und begleitest jede Bestellung von der ersten Anfrage bis zur Bezahlung. Du bist die serviceorientierte Schnittstelle zwischen Apotheken, Großhändlern, Vertrieb, Logistik und Finance und sorgst dafür, dass unsere Prozesse reibungslos laufen.

Responsibilities

• Betreuung von Apotheken, Ärzt:innen und Großhändlern am Telefon und per E-Mail, z. B. bei Fragen zu Lieferstatus, Erstbestellungen und allgemeinen Produktinformationen.
• Annahme von Bestellungen, deren Prüfung und fehlerfreie Erfassung im ERP-System.
• Qualifizierung neuer Kund:innen: Prüfung und Anlegen von Stammdaten, Einreichung zur Genehmigung und Einrichtung von Zugängen zu unseren Bestellplattformen.
• Koordination von Retouren und Lieferungen mit unseren Logistikdienstleistern und Verfolgung bis zum Abschluss.
• Bearbeitung von Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen sauber und nachvollziehbar dokumentiert.
• Aufnahme von Reklamationen, qualitätsrelevanten Meldungen und medizinischen Anfragen und Weiterleitung an die zuständigen Fachabteilungen. Bereitstellung von qualitätsrelevanten Dokumenten wie Chargenzertifikate.

Requirements

• Kundenorientiert und freundlich bei Anliegen am Telefon und schriftlich.
• Eigeninitiative und vorausschauendes Denken.
• Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Anfragen einen kühlen Kopf zu bewahren und gut zu priorisieren.
• Strukturiertes, sorgfältiges und genaues Arbeiten, besonders bei Daten und Dokumentation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Nice to Have

• Erste Erfahrung im Kundenservice (B2B oder B2C).
• Erfahrung mit einem ERP-System.

We Offer

• Flexible Arbeitszeiten in einem innovativen und agilen Arbeitsumfeld.
• Option auf remote Work (2 Wochen pro Quartal, in Q1 4 Wochen - egal ob EU oder non-EU).
• Unkomplizierter Umgang in flachen Hierarchien und mit kurzen Entscheidungswegen.
• Offene Kultur und agile Arbeitsweisen mit viel Raum zum Gestalten und Platz für deine Ideen.
• Faire Bezahlung orientiert an deiner Qualifikation und Erfahrung.
• Interne und externe Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
• Fehlerkultur mit dem Motto “Fail fast”.
• Unterstützung deiner USC Mitgliedschaft oder dein Deutschland Ticket oder Mobilitätszuschuss von 49 EUR - du entscheidest.
• Discount auf unsere vaay Produkte und unseren avaay Merch.
• Teamevents & Corporate Volunteering für Spaß & Purpose neben der Arbeit.

About the Company

Sanity Group ist ein Unternehmen, das sich der Verbesserung der Lebensqualität durch den sinnvollen Einsatz von Cannabinoiden verschrieben hat. Wir forschen und entwickeln innovative Medizinprodukte, Dosierungsformen und technologische Produkte zur Weiterentwicklung der Infrastruktur.

Application Process

Schicke uns deine Bewerbung, wir versuchen uns so schnell wie möglich bei dir zurück zu melden.

1. Ein 30 min Video-Call mit Carolin (Head of People & Culture), um zur Stelle, deinen Erwartungen und Fragen zu sprechen.
2. Ein 45 min Video-Call mit Ronie (Teamlead Customer Service), um einen DeepDive zu machen und im Detail zur Stelle und den Schnittstellen zu sprechen.
3. Ein Meet the Team in unserem Berliner Office mit Coffee/Tea.

Wichtig: Wir setzen uns für Chancengleichheit ein und heißen jede:n herzlich willkommen. Solltest du Anpassungen im Bewerbungsprozess benötigen, teile uns dies jederzeit & gerne mit.

Während Personen aus traditionell marginalisierten Gruppen dazu neigen, sich nur zu bewerben, wenn sie alle Kriterien erfüllen, zeigen Studien, dass Männer sich eher auf eine Stelle bewerben, wenn sie mindestens 60 % der geforderten Kriterien erfüllen. Wenn du also der Meinung bist, dass du über die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten verfügst, aber nicht jede einzelne der oben genannten Anforderungen erfüllst, möchten wir dich ermutigen, dich trotzdem mit uns in Verbindung zu setzen. Wir würden uns freuen, ein Gespräch mit dir zu führen und zu prüfen, ob du das Potenzial hast, die Stelle zu besetzen.

KLINGT GUT? Dann schick uns deine Bewerbung. Wir freuen uns auf dich!

Contact:

Carolin Buder

Head of People & Culture

Sanity Group