Ekspert / Ekspertka ds. Zarządzania Operacyjnego

About the Position

Jesteśmy największą w Polsce państwową firmą IT. To my tworzymy mObywatela, mDowód, Profil Zaufany, rejestry państwowe i wiele innych e-usług, z których korzystacie na co dzień Ty i Twoi znajomi.

Istniejemy na rynku od 15 lat. Pracując z nami, zyskujesz stabilność zatrudnienia, umowę o pracę i dużo benefitów dla Ciebie i Twojej rodziny. Ale COI to także software house. Dlatego stawiamy na innowacje, jesteśmy na Ty, pracujemy hybrydowo i w elastycznych godzinach, a do biura możemy przychodzić z psem.

Najważniejsze jest to, że w COI robimy cos ważnego: tworzymy cyfrowe rozwiązania, które ułatwiają życie milionom ludzi w Polsce. Ty też możesz mieć w tym swój udział!

Responsibilities

• Wsparcie Kierownika Zespołu w realizacji zadań związanych z pracą zespołu.
• Samodzielne wykonywanie zadań związanych ze wsparciem zarządzania realizacją prac zespołu, w tym prowadzenie i zarządzanie zadaniami zespołu.
• Przygotowanie i organizacja projektów, opracowanie umów, analiz formalno-prawnych dokumentów projektowych.
• Samodzielne wykonywanie zadań związanych z realizacją i wsparciem procesów zakupowych związanych z pracą zespołu.
• Wsparcie planowania, harmonogramowania oraz monitorowania realizacji zleceń, w tym wykorzystania alokowanych do projektu zasobów względem osiąganych rezultatów.
• Zarządzania zakresem, jakością, zmianą i ryzykiem w projektach, w tym koordynacja analiz wpływu identyfikowanych zagadnień na realizację zobowiązań kontraktowych oraz planowania działań korygujących.
• Zarządzania komunikacją - bieżąca wymiana informacji na temat realizacji zleceń oraz zapewnienie prawidłowego przepływu informacji pomiędzy interesariuszami.
• Bieżąca współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi COI w celu uzyskania informacji oraz zasobów na potrzeby realizacji procesu zakupowego.
• Bieżąca współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi organu założycielskiego w celu realizacji procesu zakupowego związanego z pracami zespołu.
• Opracowywanie planów zakupowych oraz nadzór nad ich realizacją na podstawie zgłoszonych potrzeb związanych z pracami zespołu.
• Tworzenie projektów, dokumentacji w toku realizacji projektu, sprawozdawczości, dokumentacji związanej z rozliczeniem prac projektowych, w tym dokumentacji zakupowej z realizacja danego projektu, prowadzenie repozytorium dokumentacji zespołu.
• Obsługa administracyjna korespondencji formalnej dotyczącej zapotrzebowań potrzeb biznesowych, ofert, zakupów oraz bieżących prowadzonych projektów.
• Przygotowanie, nadzór oraz przestrzeganie wewnętrznych zasad związanych z pracą zespołu.
• Realizacja innych zadań powierzonych przez przełożonego nie ujętych powyżej, a wynikających ze specyfiki pracy i związanych z zakresem pracy zespołu, a także innych prac zleconych przez kierownictwo COI – wynikających z potrzeb COI – w ramach posiadanych kwalifikacji.

Requirements

• Minimum 7-letnie doświadczenie we wsparciu projektów informatycznych (mile widziane doświadczenie we wsparciu projektów dla sektora publicznego).
• Zaawansowana znajomość procedur wdrażania systemów informatycznych w tym znajomość zagadnień związanych z analizą wymagań dla tworzonych systemów informatycznych.
• Doświadczenie w przygotowaniu i utrzymaniu umów serwisowych (sprzęt, oprogramowanie, usługi IT).
• Znajomość procesów zakupowych (mile widziane doświadczenie z sektora publicznego).
• Doświadczenia w przygotowaniu dokumentacji na potrzeby wdrożenia i utrzymania projektów informatycznych.
• Zaawansowana znajomość i doświadczenie w zarządzaniu projektami zgodnie z co najmniej jedną z następujących metodyk: PRINCE2, PMP, Agile lub zgodnie z metodykami równoważnymi wykorzystywanymi w projektach informatycznych.
• Zaawansowana znajomość pakietu MS Office - w szczególności MS Excel, poczty elektronicznej oraz praktyczna znajomość oprogramowania wspierającego realizację projektów (np. MS Project, Jira, Confluence).
• Wysokie zdolności analityczne.
• Umiejętność rozwiązywania złożonych problemów.
• Umiejętność inicjowania pracy własnej i zespołu.
• Otwartość i innowacyjność w podejściu do realizowanych zadań.
• Komunikatywność, wysoka kultura osobista oraz umiejętność nawiązywania i utrzymywania dobrych relacji biznesowych.
• Poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania.
• Posiadanie poświadczeń bezpieczeństwa o klauzuli niejawności Tajne lub gotowość poddania się procedurze uzyskania poświadczeń bezpieczeństwa zaraz po podjęciu zatrudnienia

Nice to Have

• Public Sector Experience
• Security Clearance

We Offer

• Pracę w największej w Polsce firmie IT tworzącej usługi, które ułatwiają życie obywatelom – Tobie, Twoim znajomym, rodzinie
• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę [15 000 – 17 000 PLN brutto]
• Pracę w elastycznym modelu hybrydowym
• Nowoczesne i komfortowe biuro blisko Dworca Zachodniego
• System rezerwacji miejsc parkingowych dla pracowników
• Elastyczne godziny pracy, zaczynasz między 7:00 a 10:00
• Możliwość wyjścia w ciągu pracy, dzięki systemowi szybkich wyjść prywatnych
• Szkolenia wewnętrzne, dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych
• Możliwość ubiegania się o dofinansowanie do studiów
• Możliwość awansu lub zmiany projektu – zdobywaj nowe doświadczenia w różnych zespołach – zmieniaj projekty, nie firmę
• Pracę z ludźmi z różnymi kompetencjami, świetną ekspertyzą i szczerą pasją, szansa na naukę, rozwój i wymianę doświadczeń
• Atmosferę wzajemnego wsparcia, mówimy sobie po imieniu
• Możliwość pracy w biurze razem ze swoim czworonożnym przyjacielem🐾

PREMIE I BENEFITY

• Dodatkowe wynagrodzenie roczne
• Premie uznaniowe
• Dofinansowanie do wakacji „wczasy pod gruszą”
• Nagroda jubileuszowa po 5, 10 i 15 latach pracy
• Dodatkowy, płatny czterotygodniowy urlop po trzech latach pracy w COI
• Dodatkowy, płatny dzień wolny z okazji urodzin
• Karnety sportowe w ramach kafeterii
• Pakiet medyczny
• Platforma wellbeingowa
• Ubezpieczenie na życie
• Dofinansowanie do okularów (600 zł na zakup okularów, 300 zł na wymianę szkieł)
• 2 dni w roku do wykorzystania na wolontariat

About the Company

W COI obowiązuje Procedura zgłoszeń wewnętrznych regulująca przekazywanie informacji o naruszeniu prawa oraz ochronę Sygnalistów.

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń i naruszeń prawa znajdują się na stronie: https://coi.ssdip.bip.gov.pl/sygnalisci/sygnalisci.html

What is important to us

• Największe projekty Mamy wszystko to, co najlepsze w IT, ale tylko u nas będziesz mieć swój udział w tworzeniu projektów, z których na co dzień korzystają miliony Polaków (pewnie nawet i Ty!).
• Dzielenie się wiedzą Gwarantujemy wymianę wiedzy z najlepszymi ekspertkami i ekspertami, organizujemy szkolenia wewnętrzne, bierzemy udział w konferencjach, a także dofinansowujemy studia.
• Elastyczne podejście U nas możesz awansować albo zmienić projekt, kiedy tego potrzebujesz. Pomagamy Ci rozwijać się wewnątrz firmy bez konieczności zmiany pracy!
• Marka osobista Wspieramy Twoją markę osobistą - damy Ci możliwość wystąpień w roli eksperta lub ekspertki COI, pomożemy napisać artykuł i przygotować się do prelekcji na konferencji.

Application Process

• 01 Aplikacja

Aplikuj na interesujące Cię ogłoszenia. W zależności od stanowiska przed spotkaniem lub po nim może pojawić się dodatkowy etap – zadanie lub rozmowa.

• 02 Spotkanie

Wybrane osoby zapraszamy na spotkanie online. Będzie to rozmowa z HR i Twoim przełożonym/przełożoną. Niezależnie od decyzji po spotkaniu wracamy z feedbackiem w ciągu dwóch tygodni.

• 03 Witaj w COI!

W pierwszych dniach czeka Cię kompleksowy onboarding i szkolenia. Możesz też liczyć na wsparcie buddy’ego. Poznasz też swojego przełożonego lub przełożoną i pójdziecie na wspólny lunch!