About the Position

Шукаємо Executive & Personal Assistant для CEO - людину, яка допоможе керівнику ефективно організовувати робочий та особистий простір, контролювати календар і розклад, комунікації, зустрічі, поїздки та оперативно вирішувати нестандартні задачі.

Це не класична позиція секретаря чи адміністративного асистента. Роль поєднує Executive Assistance, Personal Concierge, Operations та Crisis Management.

Нам потрібна проактивна людина, яка любить порядок, швидко знаходить рішення, не боїться відповідальності та хоче постійно навчатися й розвиватися.

Responsibilities

Executive Assistance

Ведення та контроль календаря CEO: зустрічі, дзвінки, події, дедлайни та особисті справа.
Планування та оптимізація розкладу CEO з урахуванням пріоритетів, логістики та поточних задач.
Підготовка, організація та координація зустрічей - онлайн та офлайн.
Підготовка необхідної інформації, матеріалів та контексту перед зустрічами.
Координація комунікації з партнерами, клієнтами, підрядниками та іншими контактами.
Допомога CEO в організації щоденної роботи та комунікацій.
Контроль follow-up після зустрічей та важливих домовленостей.
Контроль дедлайнів та виконання домовленостей.

Personal Concierge & Lifestyle Management

Організація особистих і робочих подорожей по всьому світу "під ключ".
Бронювання авіаквитків, готелів, апартаментів, трансферів, оренди автомобілів, VIP-сервісів та лаунж-зон.
Бронювання ресторанів, заходів, квитків та інших lifestyle-сервісів.
Організація особистих доручень, покупок, доставок та пошуку необхідних товарів і послуг у різних країнах.
Пошук інформації, сервісів, підрядників та оптимальних рішень за різноманітними запитами.
Комунікація з міжнародними сервісними компаніями, готелями, авіакомпаніями, concierge-службами та іншими постачальниками послуг.

Operations & Crisis Management

Оперативне вирішення нестандартних та термінових задач.
Реагування на форс-мажори: скасування рейсів, зміни маршрутів, проблеми з бронюваннями, логістикою тощо.
Швидкий пошук альтернативних варіантів та координація їх реалізації.
Повний онлайн-супровід CEO під час подорожей: контроль маршрутів, рейсів, пересадок, змін розкладу та інших деталей.
Координація роботи кур'єрських служб, доставок, підрядників та інших сервісів.
Контроль виконання всіх замовлень, бронювань та домовленостей до їх повного завершення.
Самостійне визначення пріоритетів та пошук рішень у ситуаціях, де немає готового алгоритму дій.

Requirements

Досвід роботи Personal Assistant, Executive Assistant, Project/Operations Coordinator, Concierge Manager, Lifestyle Manager або Travel Manager від 1 року.
Вільна українська мова.
Англійська - Upper-Intermediate (B2–C1) та вище.
Французька мова буде великою перевагою. Якщо французькою поки не володієте, але маєте сильну мотивацію її вивчити - також будемо раді розглянути вашу кандидатуру.
Практичний досвід організації міжнародних подорожей, зустрічей, бронювань та роботи з міжнародними сервісами буде перевагою.
Високий рівень самоорганізації та уваги до деталей.
Здатність одночасно працювати з великою кількістю задач та швидко визначати пріоритети.
Вміння самостійно знаходити інформацію та рішення, а не чекати детальних інструкцій.
Висока відповідальність та ownership за результат.
Проактивність та здатність передбачати потреби CEO.
Стресостійкість та здатність спокійно діяти у форс-мажорних ситуаціях.
Високий рівень сервісності та комунікаційних навичок.
Готовність бути на зв'язку та оперативно реагувати на термінові запити, у тому числі поза стандартним робочим часом.
Технічна освіта буде перевагою - нам важливо, щоб людина вміла системно мислити, розбиратися у складних задачах та швидко освоювати нові інструменти.
Володіння та досвід роботи з AI інструментами

Who We Are Looking For

Для нас важливий не лише попередній досвід, а насамперед потенціал людини.

Ми шукаємо того, хто:

хоче навчатися та швидко розвиватися;
цікавиться операційним управлінням та бізнес-процесами;
хоче розвивати кар'єру поруч із сильним CEO;
не боїться складних та нестандартних задач;
має проактивний підхід: бачить проблему та одразу думає, як її вирішити;
швидко навчається та легко адаптується до нових задач, інструментів і середовищ;
хоче поступово переходити від виконання окремих задач до самостійного управління напрямами та процесами.

What You Should Understand About the Role

Ця позиція підійде людині, якій цікаво не просто бути асистентом, а навчитися мислити як операційний менеджер.

У роботі буде багато різних задач: від ведення календаря CEO, організації зустрічі чи поїздки до вирішення складного форс-мажору в іншій країні.

Тому нам потрібна людина, яка може одночасно бути Executive Assistant, Personal Concierge, Problem Solver та Operations Coordinator.

Ми готові інвестувати в навчання та розвиток людини, яка демонструє високий потенціал, відповідальність та бажання рости.

Для нас це довгострокова роль із можливістю професійного та кар'єрного розвитку.

Executive & Personal Assistant to CEO

Job description