Executive Assistant (w/m/d/x)

Berlin, Germany | Remote

Vollzeit

Festanstellung

About the Position

We are seeking an Executive Assistant to support our CEOs in Berlin, Germany, ensuring smooth operations and effective communication.

About the Role

As an Executive Assistant (w/m/d/x), you will be the central pivot for our two CEOs. You will ensure they can focus on what matters most by bringing structure, clarity, and prioritization to their daily activities.

You are not just organizational support but a true sparring partner: proactive, communicative, and always one step ahead.

Responsibilities

• E-Mail Management: Manage the CEOs' inbox, filter, prioritize, and prepare responses.
• Calendar & Priority Management: End-to-end management of our CEOs' calendars, prioritizing appointments, and resolving conflicts before they arise.
• Communication Hub: Serve as the central interface between the management team, team, investors, and external partners.
• Meeting & Event Coordination: Organize internal and external meetings, offsites, and workshops, including agenda, preparation, and follow-ups.
• Travel Management: Plan and coordinate business trips (including logistics, bookings, and smooth execution).
• Operational Support: Take over administrative and operational tasks in daily business and provide support.
• Project Support: Assist in strategic initiatives and take on independent projects.
• Information Management: Ensure that information is structured, accessible, and available at the right time and place.

Requirements

• Core Skills:
  • Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
  • Ausgeprägte Organisationsstärke und ein sehr gutes Gespür für Prioritäten
  • Gutes kaufmännisches Grundverständnis
  • Hohes Maß an Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Eigenverantwortung
  • Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise – du denkst mit und voraus
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
  • Fähigkeit, auch in dynamischen, schnelllebigen Umfeldern den Überblick zu behalten
  • Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace / MS Office, Kalender-Tools etc.)

Nice to Have

• Project management
• Travel management
• Information management

We Offer

• Ein attraktives Gehaltspaket, das sich an deiner Erfahrung, Qualifikation und Verantwortung orientiert
• Ein hybrides Arbeitsmodell mit der Möglichkeit sowohl remote, wie auch aus unserem Office in Berlin-Mitte zu arbeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub, zusätzlich schenken wir dir am 24.+ 31.12. den halben Tag frei
• Ein persönliches Weiterbildungsbudget von mindestens 500€ ggf. mehr mit dem wir gemeinsam in deine Weiterentwicklung investieren
• Spannende Möglichkeiten dich intern weiterzuentwickeln dank eines festen Role-Development-Modells, festen Feedbackcycles und Performance Reviews
• Einen Company-Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft zur Unterstützung deines Ausgleichs zum Arbeitsalltag
• Eine stark bezuschusste betriebliche Altersvorsorge, mit der wir gemeinsam optimal für deine Zukunft vorsorgen
• Ein VSOP-Programm, mit dem du als Mitarbeiter zusätzlich vom Unternehmenserfolg profitierst
• Wir bieten dir moderne Hardware, ob Windows oder iOS entscheidet du selbst
• Mit wöchentlichen Company Lunchs und einer prall gefüllten Snackbar steht für den kleinen Hunger zwischendurch alles bereit
• Als Teil eines dynamischen und motivierten Teams von Fachexperten profitierst du direkt vom Wissen deiner Kollegen, denn Teamgeist und gegenseitige Unterstützung sind ein essenzieller Teil unserer Kultur

About the Company

Die EMIL Group ist der führende B2B-SaaS-Anbieter für die Versicherungswirtschaft mit Standorten in Berlin und Zürich. Wir sind der strategische Partner für Versicherer und Assekuradeure, die ihre Wettbewerbsfähigkeit durch technologische Exzellenz und digitale Souveränität sichern. Wir stellen mit unserer SaaS-basierten Versicherungsplattform die technologische Infrastruktur für die europäische Versicherungswirtschaft bereit. Das Team hinter EMIL vereint tiefes Branchen-Know-how mit Technologie-Expertise. Mit unserer Cloud-nativen Plattform lösen wir Legacy-Systeme ab, automatisieren Kernprozesse und befähigen unsere Kunden, Innovationen in Rekordzeit an den Markt zu bringen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit verwenden wir in dieser Stellenbeschreibung die männliche Form – gemeint sind selbstverständlich alle Menschen, unabhängig von Geschlecht oder Geschlechtsidentität.