Executive Operations Assistant
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Job description
About the Position
AVAYL ist ein schnell wachsendes, VC-finanziertes Technologieunternehmen, das die Medical Affairs Branche im Life-Sciences-Bereich durch KI-gestützte Lösungen transformiert. Unsere Plattform kombiniert Large Language Models (LLMs), Machine-Learning-Modelle und medizinische Expertise, um das Management medizinischer Informationen für Life-Science-Unternehmen deutlich zu vereinfachen. So ermöglichen wir es Healthcare Professionals und Patienten, schnell und compliant auf wissenschaftlich fundierte Informationen zuzugreifen.
Executive Operations Assistant
Job Type: Full time
Workspace: Berlin
About the Role
Bei AVAYL legen wir großen Wert auf Eigenverantwortung, Präzision und Hands-on-Mentalität. Entscheidungen werden schnell getroffen, Ideen sind willkommen und jede*r im Team trägt sichtbar zum Fortschritt des Unternehmens bei. Wenn du gerne organisierst, strukturiert arbeitest und auch bei vielen gleichzeitig laufenden Themen den Überblick behältst, könnte diese Rolle perfekt zu dir passen.
Du solltest zu AVAYL kommen, wenn Du:
- Engagiert und zielorientiert bist und gerne einen echten, spürbaren Beitrag leistest
- Strukturiert und sorgfältig arbeitest und hohen Wert auf Genauigkeit legst
- Verlässlich und verantwortungsbewusst bist, auch wenn viele Aufgaben gleichzeitig laufen
- Flexibel und anpassungsfähig bist und dich schnell auf neue Herausforderungen einstellen kannst
- Motiviert bist, Dinge voranzubringen und den direkten Erfolg deiner Arbeit sehen möchtest
- Begeistert bist von Wachstum und Entwicklung in einem dynamischen Startup-Umfeld
Responsibilities
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
- Vorbereitende Buchhaltung (Belege, Rechnungen, Abstimmung mit Steuerbüro)
- Unterstützung bei administrativen HR-Themen
- Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite
- Koordination mit externen Partnern und Dienstleistern
- Team HR Themen wie z.B. Mitarbeiter Programm Abwicklung
- Event Koordination (online, offline)
- Termin- und Kalender-Management der Geschäftsführung
- Organisation und Vorbereitung von Meetings, Reisen und Terminen
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium
- Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Administration wünschenswert
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
- Zuverlässige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
- Technische Affinität und Interesse an digitalen Tools
We Offer
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Unbefristete Festanstellung in einem international wachsenden Unternehmen in Vollzeit
- Attraktive Vergütung, je nach Qualifikation und Erfahrung
- Büro direkt am Hackeschen Markt in Berlin
- Hybrid-Modell mit 40 % Homeoffice
- Modernes und technologieorientiertes Umfeld
About the Company
AVAYL ist ein schnell wachsendes, VC-finanziertes Technologieunternehmen, das die Medical Affairs Branche im Life-Sciences-Bereich durch KI-gestützte Lösungen transformiert. Unsere Plattform kombiniert Large Language Models (LLMs), Machine-Learning-Modelle und medizinische Expertise, um das Management medizinischer Informationen für Life-Science-Unternehmen deutlich zu vereinfachen. So ermöglichen wir es Healthcare Professionals und Patienten, schnell und compliant auf wissenschaftlich fundierte Informationen zuzugreifen.
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