About the Position

Executive / Personal Business Assistant, Ministry of Digital Transformation of Ukraine

Шукаємо асистента/-ку, який/-а допоможе керівнику та команді тримати фокус на пріоритетах, координувати робочі процеси й системно рухати задачі до результату.

Our Values

Ми віримо в інакомислення, яке допомагає змінювати державу та знаходити рішення там, де раніше бачили лише обмеження. Працюємо в культурі кооперації, відкритості й особистої відповідальності. Ставимо потреби людей у центр рішень та наполегливо доводимо зміни до результату.

Your Main Mission

Забезпечити ефективну операційну роботу керівника: від календаря, підготовки зустрічей і координації комунікацій до контролю виконання домовленостей, моніторингу KPI та консолідації управлінської інформації. Це роль для людини, яка вміє перетворювати велику кількість запитів, зустрічей і задач на зрозумілу систему - з визначеними пріоритетами, відповідальними та дедлайнами.

Focus Areas

Ведення календаря керівника: планування зустрічей, відряджень;
Підготовка керівника до зустрічей: збір необхідної інформації, матеріалів, контексту та документів;
Організація та супровід ділових зустрічей, презентацій і робочих заходів;
Підготовка follow-up після зустрічей, фіксація домовленостей та контроль виконання наступних кроків;
Постановка задач у таск-менеджерах, визначення відповідальних, ведення та актуалізація єдиної бази задач із контролем статусів, якості й термінів виконання;
Комунікація з внутрішніми та зовнішніми партнерами, представниками організацій та іншими стейкхолдерами;
Оперативне вирішення організаційних питань та супровід поточних задач керівника.

Requirements

Досвід роботи на позиції Executive Assistant / Business Assistant / Project Assistant або в іншій ролі з операційною підтримкою керівника від 2 років;
Досвід управління складним календарем, організації зустрічей і контролю виконання великої кількості паралельних задач;
Досвід підготовки follow-ups, визначення конкретних action items та контролю їх виконання;
Впевнене володіння Google Workspace: Docs, Sheets, Slides, Drive, Calendar і Meet;
Досвід роботи з Jira, Notion або іншими системами управління задачами;
Вільне володіння англійською мовою (C1/C2).

Nice to Have

Досвід роботи з керівниками рівня C-level або директорами напрямів.

What We Are Looking For

Системно мислить і вміє перетворювати хаотичний потік інформації на чіткий план дій;
Самостійно визначає пріоритети та зберігає якість роботи в умовах високого темпу;
Уважний до деталей, але водночас бачить загальну картину й розуміє взаємозв'язки між задачами;
Не чекає, поки проблема стане критичною, а завчасно помічає ризики та пропонує рішення;
Дипломатично й упевнено комунікує з командами, керівниками, державними органами та міжнародними партнерами;
Спокійно реагує на зміни, швидко перебудовує плани та не губить домовленості;
Відповідально працює зі службовою інформацією, дотримується професійної етики й конфіденційності.

We Offer

Офіційне працевлаштування;
Роботу з офісу з генератором та безперебійним інтернетом;
Професійне та кар'єрне зростання;
Можливість долучитися до цифрової трансформації держави та розвитку послуг, якими щодня користуються мільйони українців.

Ready for the Challenge?

Ми шукаємо не просто асистента/-ку, який/-а веде календар і фіксує домовленості. Нам потрібна людина, яка стане операційною опорою керівника, допоможе команді зберігати фокус і перетворюватиме рішення на конкретні результати. Якщо вмієте наводити порядок у складних процесах, тримати в полі зору десятки задач і допомагати команді рухатися швидше - надсилайте резюме та долучайтесь до команди Мінцифри.

Apply now

Executive / Personal Business Assistant, Ministry of Digital Transformation of Ukraine

Job description