About the Position

Executive Team Assistant

Location: Frankfurt am Main, Germany

Type: Vollzeit (Full-time)

Work Location: Hybrid

About the Role

Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Assistenz des Führungsteams, die Verantwortung für die Unterstützung der Geschäftsleitung, die Büroorganisation und den Empfang übernimmt. Diese vielseitige Rolle vereint die Aufgaben von Empfangskraft, Office Manager, Management Assistant und Executive Support und sorgt dafür, dass unser Arbeitsumfeld reibungslos und effizient funktioniert – während gleichzeitig die Führungsebene auf hohem Niveau unterstützt wird.

Responsibilities

Administrative & Führungskräfteunterstützung

Unterstützung der Führungskräfte bei Terminplanung, Reisen, Vorbereitung von Meetings und Nachbereitung.
Erstellung von Berichten, Präsentationen und Korrespondenz mit Genauigkeit und Diskretion.
Unterstützung bei der Koordination abteilungsübergreifender Initiativen und interner Kommunikation.
Umgang mit vertraulichen Informationen mit Professionalität und Integrität.

Reiseorganisation

Organisation von nationalen und internationalen Reisen für Teammitglieder und Führungskräfte.
Buchung von Flügen, Unterkünften und Transportmitteln unter Berücksichtigung von Kosten und Komfort.
Erstellung detaillierter Reisepläne und Bearbeitung kurzfristiger Änderungen.

Eventplanung

Planung, Organisation und Durchführung von Firmen- und Teamevents, Meetings und Feierlichkeiten.
Koordination der Logistik wie Veranstaltungsorte, Catering, Zeitpläne und Materialien.
Kreative und detailorientierte Gestaltung von internen und externen Veranstaltungen.

Empfang & Büroorganisation

Professioneller und herzlicher Empfang von Besuchern, Kunden und Dienstleistern. Verwaltung eingehender Post, Telefonate und E-Mails mit zeitnaher und präziser Bearbeitung.
Pflege eines organisierten, einladenden und effizienten Büroambientes.
Kontrolle der allgemeinen Büroinstandhaltung, einschließlich Materialbeschaffung, Raumorganisation und Dienstleisterkoordination.

Catering & Facility Management

Organisation des täglichen Caterings, der Kaffeestationen und Küchenvorräte für eine angenehme Atmosphäre.
Koordination mit Gebäudedienstleistern für Wartung und Reparaturen.
Überwachung von Reinigung, Sicherheit und allgemeinen Facility-Prozessen zur Sicherstellung eines komfortablen und sicheren Arbeitsplatzes.

Requirements

Bildungshintegrund: Bevorzugt Bachelor-Abschluss (z. B. in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich) oder vergleichbare Ausbildung.
Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in Büroorganisation, administrativer Unterstützung oder als Assistenz der Geschäftsleitung.
Sprachen: Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich); weitere Sprachen von Vorteil (z. B. Finnisch, Rumänisch, Französisch, Spanisch).
Fähigkeiten:
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
- Starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Talent.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
- Nachgewiesene Erfahrung in Eventplanung und Logistikkoordination.
- Professionalität, Diskretion und Liebe zum Detail.

Personal Attributes

Proaktiv und lösungsorientiert.
Freundlich, zugänglich und serviceorientiert.
Flexibel und anpassungsfähig bei wechselnden Prioritäten.
Teamplayer mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

Why Join Us?

Gestalte aktiv ein positives, effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld.
Arbeite eng mit der Führungsebene zusammen und trage zur Unternehmenskultur und -organisation bei.
Genieße Abwechslung im Arbeitsalltag – von Reiseplanung bis Eventorganisation.
Sei Teil eines kollaborativen, unterstützenden und dynamischen Teams.

Our Benefits

Wir könnten dir vom kostenlosen Frühstück erzählen, von den Getränken im Kühlschrank und den 30 Urlaubstagen. Oder davon, dass flexible Arbeitszeiten und Remote Work bei uns selbstverständlich sind. Aber ganz ehrlich? Das ist Standard.

Was die Arbeit bei uns in Frankfurt wirklich besonders macht:

Arbeiten von (fast) überall – Nimm deinen Job mit auf Workation und lass dich von neuen Orten inspirieren.
Zeit für Wachstum – Ein Karriereframework unterstützt deine berufliche und persönliche Entwicklung – mit bis zu 6 zusätzlichen freien Tagen pro Jahr für deine Weiterbildung.
Social Day – Ein bezahlter Tag pro Jahr, um etwas zurückzugeben: Engagiere dich ehrenamtlich, unterstütze eine gute Sache oder nimm an einer Umweltaktion teil.
Fahrradleasing – Bleib fit und nachhaltig unterwegs. Wir übernehmen Vertrag und Versicherung.
Wähle deinen Vorteil – Entscheide dich für das Benefit, das am besten zu deinem Leben passt: Fitness-Mitgliedschaft, ÖPNV-Ticket, Altersvorsorge oder monatlicher Bonus.
Hundefreundliches Büro – Bring deinen vierbeinigen Kollegen mit. Achte nur darauf, dass er niemandem das Mittagessen klaut.

About the Company

Unsere Ambition ist es, die erste Wahl in Europa für Service Management zu sein!

Mit unserer Plattform können Kunden IT- und Geschäftsprozesse, Assets, Endgeräte und Identitäten effizient verwalten, um Produktivität, Agilität, Sicherheit und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Durch die Bereitstellung digitaler Arbeitsumgebungen und IT-Self-Service mit ganzheitlicher Integration und automatisierten Prozessen digitalisieren und automatisieren wir die täglichen Aufgaben unserer Kunden.

Werde Teil unseres vielfältigen Teams von 600 Fachkräften in ganz Europa! Unsere Unternehmenskultur basiert auf starken Werten, wobei der Erfolg unserer Kunden oberste Priorität hat. Wir unterstützen dein persönliches und berufliches Wachstum und helfen dir, dein volles Potenzial durch individuelle Ziele zu erreichen. Begleite uns auf einer Reise, auf der du dich sowohl beruflich als auch persönlich weiterentwickeln kannst.

Wir setzen auf ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld und begrüßen Bewerbungen aller Personen, unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Identität.

How to Apply

Schick uns deine Bewerbung – inklusive deiner Gehaltsvorstellungen und deines frühestmöglichen Startdatums – direkt über unser Online-Portal über den Button „Jetzt bewerben“.

Wenn du Fragen hast, kannst du dich jederzeit gerne an Jessica Loren Arheidt wenden.

Bitte hab Verständnis dafür, dass MATRIX42 Bewerbungen ausschließlich online über das Bewerberportal entgegennehmen kann. Das ist notwendig im Zusammenhang mit unserem Bewerbermanagementsystem und den aktuell gültigen EU-Datenschutzbestimmungen.

Executive Team Assistant

Job description