Job Description, Responsibilities & Requirements
About the Position
Expression of Interest: Executive Assistant
Islamabad, Pakistan
Jetzt bewerben
Vertragsart
Permanent
Karrierestufe
Non-management
Funktionen
Legal
Gehaltsspanne
Competitive salary
Why Law?
Unsere Branche verändert sich rasend schnell. Und wir versuchen kontinuierlich, mit der Veränderung Schritt zu halten, um ein nachhaltiges Wachstum für „A Better Tomorrow™“ zu ermöglichen. Unser globales Rechtsteam ist eine bunt gemischte Gruppe aus Spezialistinnen und Spezialisten, die dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden verantwortungsvoll agieren und die Risiken unserer komplexen Welt richtig einschätzen. Wir übernehmen Verantwortung für den Schutz unserer Marken, Mitarbeitenden und Betriebsabläufe, Produkte, kommerziellen Interessen und den Ruf unseres Unternehmens.
Why BAT?
Bei BAT geht es uns mehr als nur um Jobs. Wir streben sinnerfüllte Berufslaufbahnen an. Das ist einer der vielen Gründe, warum wir bereits zum achten Mal in Folge als „Global Top Employer“ ausgezeichnet wurden.
Wir glauben fest daran, dass Mitarbeiterführung nicht auf Stellenbezeichnungen beschränkt sein darf. Es ist ein Mindset. Durch unsere Fort- und Weiterbildungsprogramme entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrung ständig weiter.
Werden Sie Teil von BAT, wo Sinnerfüllung auf Chance trifft und wo Ihre berufliche Laufbahn ihren Anfang nimmt.
Tomorrow Can't Wait
Der Aufbau einer rauchfreien Welt ist kein einfaches Unterfangen. Es erfordert die kollektive Anstrengung von talentierten Personen, die alle ihre jeweils einzigartige Perspektive einbringen. Willkommen im innovativsten Kapitel der Geschichte von BAT – die Sie mitgestalten können!
Strategie und Zweck
Marke und Innovation
Expression of Interest: Executive Assistant
BAT is evolving at pace into a global multi-category business. Our purpose is to create A Better Tomorrow™ by Building a Smokeless World.
To achieve our ambition, we are looking for colleagues who are ready to join us on this journey! Tomorrow can’t wait, let’s shape it together!
DISCLAIMER: We might not have an open role at this moment, but, because our work environment is very dynamic, we would love to hear from you! We encourage you to apply and the moment we have a suitable position for your profile, the Recruitment Team will contact you as soon as possible.
Pakistan Tobacco Company has an exciting opportunity for an Executive Assistant in Islamabad
Responsibilities
- Manage the Head of Function’s (HoF) calendar, medical claims, travel & entertainment (T&E) claims, and other assigned day-to-day tasks. Also, assist the functional leadership team with expense claims.
- Oversee travel arrangements for the function, including booking flights, hotels, and coordinating visa applications.
- Organize departmental meetings and events, ensuring end-to-end execution, and coordinate cross-functional meetings with relevant stakeholders.
- Handle T&E portal-related matters, troubleshoot user issues, monitor ageing claims, ensure correct claim submissions, conduct training on T&E policies, and circulate regular educational communications.
- Manage purchase orders, vendor invoices (PO & non-PO), track departmental T&E budgets, consolidate reports, and maintain records of POs, GRNs, and invoices while liaising with internal and external stakeholders.
Requirements
- 3 to 4 years minimum of experience as an Executive Assistant
- Minimum bachelor’s degree in any relevant field
- Proficient in administrative tasks and support systems, with strong command of English and expertise in MS Teams and MS Office tools.
- Excellent communication skills with a strong ability in stakeholder management and the capability to independently handle administrative tasks and resolve related issues.
- Demonstrates proactiveness, ownership, and drive, while displaying strong teamwork and interpersonal skills.
We Offer
- We offer a market leading annual performance bonus (subject to eligibility)
- Our range of benefits varies by country and includes diverse health plans, initiatives for work-life balance, transportation support, and a flexible holiday plan with additional incentives
- Your journey with us isn't limited by boundaries; it's propelled by your aspirations. Join us at BAT and become a part of an environment that thrives on internal advancement, where your career progression isn't just a statement – it's a reality we're eager to build together. Seize the opportunity and own your development; your next chapter starts here.
- You'll have access to online learning platforms and personalized growth programs to nurture your leadership skills
- We prioritise continuous improvement within a transformative environment, preparing for ongoing changes
About the Company
WHY JOIN BAT?
We’re one of the few companies named as a Global Top Employer by the Top Employers Institute – certified in offering excellent employee conditions.
Collaboration, inclusion and partnership underpin everything we do here at BAT. We are looking forward to enabling every individual to thrive, regardless of gender, sexual orientation, marital or civil partnership status, gender reassignment, race, religion or belief, colour, nationality, ethnic or national origin, disability, age, skills, experience, education, socio-economic and professional background, veteran status, perspectives and thinking styles. We know that embracing talent from all backgrounds is what makes us stronger and best prepared to meet our business goals.
We see the career breaks as opportunities not obstacles. Through The Global Returners program, we support professionals looking to restart their careers after an extended absence from the workforce (e.g. time out caring for family, parental leave, national service, sabbatical and/or starting an own venture).
Come bring your difference and see what is possible for you at BAT. Learn more about our culture and our award winning employee experience here.
If you require any reasonable adjustments or accommodations to help you perform at your best during the recruitment process, you are encouraged to notify us. We are fully committed to support you by making appropriate arrangements for you to demonstrate your full potential.
Values
Bei BAT weisen unsere Werte uns den Weg zur Verwirklichung unserer Ziele. Sie dienen uns als Kompass und leiten jeden Aspekt unseres Weges hin zu „A Better Tomorrow™“. Sie definieren, wie wir Innovation angehen, wachsen und erfolgreich agieren, während wir gleichzeitig hohe Maßstäbe für individuellen Erfolg und kollektiven Fortschritt setzen. Unsere Werte sind tief verwurzelt in Integrität und Zusammenarbeit und befähigen uns, als Pioniere der Veränderung in einer Welt zu agieren, die niemals stillsteht. So würdigen wir die Tradition von BAT, während wir zuversichtlich und mutig in die Zukunft gehen.
- Inklusiv
- Das Richtige tun
- Wir lieben unsere Konsument*innen
- Wir wollen gewinnen
- Empowered durch Vertrauen
- Gemeinsam stärker
Take Control of Your Future – with BAT
Bei BAT geht es uns um mehr als nur um Jobs. Wir streben sinnerfüllte Berufslaufbahnen an.
Wir sind der Meinung, dass jeder und jede in unserem Unternehmen einen Platz hat. Egal, ob Sie auf der Suche nach Mentoring sind, Ihren Erfahrungsschatz durch internationale Tätigkeiten ausbauen möchten oder innovative Arbeitsmethoden schätzen: Wir sind da, um Ihre beruflichen Ambitionen zu beflügeln und helfen Ihnen, Ihr volles Potenzial zu entfalten.
Wir glauben an Sie. Werden Sie Teil von BAT, wo Sinnerfüllung auf Chance trifft und wo Ihre berufliche Laufbahn ihren Anfang nimmt.
"Als Rechtsanwältin bewege ich mich gern in wandelbaren Rechtsstrukturen und berate talentierte und leidenschaftliche Stakeholder des Unternehmens – in einem Umfeld, das durch seine Werte angetrieben wird. Es ist unglaublich bereichernd, am Erreichen strategischer Ziele und kommerzieller Pläne mitzuarbeiten und sicherzustellen, dass unsere Geschäftstätigkeit sowohl rechtlich einwandfrei als auch erfolgreich ist."
Sarah Myners
Senior Counsel, Arbeitsrecht, UK