About the Position

Główny Specjalista pionu wsparcia K/M ds. Obsługi Sekretariatu

Łukasiewicz – Instytut Chemii Przemysłowej im. Prof. Ignacego Mościckiego

LOKALIZACJA:

WARSZAWA

POZIOM:

EKSPERT / GŁÓWNY SPECJALISTA

We are seeking a Chief Administrative Specialist for the Secretariat Support Department to manage the Director's secretariat in Warsaw, Poland.

Responsibilities

Kompleksowa obsługa administracyjno-biurowa sekretariatu Dyrektora.
Dbanie o prawidłową organizację pracy sekretariatu oraz sprawny przepływ dokumentów i informacji.
Koordynacja i zapewnienie terminowego i właściwego obiegu dokumentów i korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Przygotowanie i obsługa zebrań, odpraw i Kolegium Dyrektorskiego.
Redagowanie pism, notatek, protokołów z posiedzeń Kolegium Dyrektorskiego oraz innych dokumentów zleconych przez Dyrektora.
Prowadzenie terminarza Dyrektora.
Organizacja podróży służbowych Dyrektora.
Obsługa interesantów i gości.
Dbanie o zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne, niezbędny sprzęt oraz artykuły spożywcze.
Prowadzenie czynności kancelaryjnych i archiwizacyjnych.
Dbanie o zgodność stanu inwentaryzacyjnego w sekretariacie i pomieszczeniach DN faktycznego ze stanem księgowym.

Wykształcenie wyższe magisterskie.
Minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku, w szczególności związanym z prowadzeniem sekretariatu lub obsługą administracyjno-biurową.
Znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2, umożliwiająca komunikację w mowie i piśmie oraz prowadzenie korespondencji formalnej.
Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint) oraz umiejętność obsługi urządzeń biurowych.
Wysokie umiejętności w zakresie redagowania pism, tekstów formalnych, notatek i protokołów.
Potwierdzone doświadczenie w obsłudze sekretariatu/biura.
Umiejętność przygotowywania zestawień i sprawnej pracy z dokumentacją.
Doskonała organizacja pracy własnej, samodzielność oraz umiejętność ustalania priorytetów.
Umiejętność pracy pod presją czasu i w sytuacjach wymagających jednoczesnej realizacji wielu zadań.
Wysoka kultura osobista, komunikatywność i doskonałe umiejętności interpersonalne.
Odpowiedzialność za powierzone zadania.

Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) po 3 miesiącach pracy w Łukasiewicz – IChP.
Grupowe ubezpieczenie na życie oraz prywatna opieka medyczna.
Pakiet socjalny w ramach Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy.
Możliwość dofinansowania szkoleń, kursów itp.

Zgłoszenie powinno zawierać:

Życiorys /CV z uwzględnieniem opisu kwalifikacji, przebiegu pracy zawodowej i doświadczenia.

Dokumenty prosimy przesyłać w terminie do dnia: 07-11-2026 r.