Legal Administrative Assistant

About the Position

Votre rôle

Au sein de la Direction Juridique de Sopra HR Software, vous occupez un rôle central dans l’organisation et la coordination du département. Véritable point d’appui des équipes juridiques, vous assurez le suivi administratif et contractuel des dossiers, contribuez à la bonne circulation de l’information et veillez à la fiabilité des documents et processus.

Un poste polyvalent, au cœur des interactions avec les équipes juridiques, commerciales, opérationnelles et financières.

Responsibilities

Administration contractuelle

• Piloter le suivi administratif des contrats et avenants
• Organiser les circuits de validation et de signature, notamment via DocuSign
• Assurer les relances, le contrôle des documents signés et leur archivage
• Tenir à jour les référentiels contractuels et documentaires
• Participer au suivi administratif des documents liés à la protection des données

Support à l’activité juridique

• Assurer le traitement et le suivi des Fiches de Validation Juridique (FVJ)
• Faciliter les échanges entre la Direction Juridique et les équipes opérationnelles
• Suivre les échéances, dossiers et actions à réaliser
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures internes

Marchés publics & appels d’offres

• Préparer et transmettre les documents administratifs nécessaires
• Assurer le suivi des dossiers et des demandes de pièces complémentaires
• Accompagner les équipes commerciales et avant-vente

Gestion documentaire & conformité

• Organiser et fiabiliser le classement et l’archivage des documents juridiques
• Administrer les espaces documentaires et référentiels
• Assurer la mise à jour des plateformes de conformité fournisseurs, notamment Provigis et e-Attestations
• Suivre les échéances des documents administratifs obligatoires

Gestion administrative et budgétaire

• Suivre les commandes, factures et dépenses du département
• Assurer le suivi des honoraires des cabinets d’avocats et conseils externes
• Coordonner les échanges avec les équipes financières

Assistanat & suivi d’activité

• Assurer l’assistanat quotidien de la Direction Juridique : agenda, réunions, déplacements, correspondances
• Préparer les reportings et tableaux de suivi
• Assurer le suivi administratif des CRA et les relances nécessaires

Requirements

• administrative management
• contract management
• document management
• legal support

Nice to Have

• office tools
• digital tools
• communication
• coordination
• confidentiality

We Offer

• Competitive salary
• Professional development opportunities
• Inclusive and diverse work environment

About the Company

Sopra HR Software, acteur global des Ressources Humaines, offre l’un des portefeuilles de services et de solutions les plus complets du marché. Pilotage et transformation RH, paie, conformité, gestion des talents dans un contexte local et international… Sopra HR accompagne plus de 850 clients des secteurs public et privé, en mode Cloud ou On-Premise, dans la réussite de leur transformation digitale.

Rejoindre Sopra HR, c’est aussi intégrer une entreprise qui investit dans le développement de ses collaborateurs. Grâce à MyTalentPartner, chacun bénéficie d’un accompagnement personnalisé pour construire son parcours professionnel. Avec Click to Learn et Sopra Academy, vous avez accès à un large catalogue de formations e-learning et présentielles vous permettant de développer vos compétences, d'enrichir votre expertise métier et de construire votre trajectoire professionnelle tout au long de votre carrière. Face2Face met également à votre disposition un portail dédié pour vous accompagner dans les différentes étapes de votre vie chez Sopra. Vous y trouverez des informations et des ressources sur la mobilité interne, la parentalité, l'intégration des nouveaux collaborateurs, ainsi que de nombreuses réponses aux questions liées à votre parcours au sein de l'entreprise.

Par ailleurs, Sopra HR est fière de promouvoir le recrutement des femmes et de soutenir l’égalité femmes-hommes, un engagement fort du groupe en faveur de la diversité et de l’inclusion, notamment à travers la mise en place de formations, de dispositifs de mentorat et d’accompagnement visant à favoriser l’accès des femmes à des postes de management et de leadership.

Notre ambition est de vous offrir une expérience collaborateur complète, en vous accompagnant à chaque étape de votre développement professionnel et personnel.