Office & Reception Coordinator (d/w/m) – Teilzeit

About the Position

Office & Reception Coordinator (d/w/m) – Teilzeit

Location: Berlin

Company: 4flow SE

Start Date: immediately

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Du liebst es, mit Menschen im Kontakt zu sein, behältst auch in einem lebhaften Büroalltag den Überblick und sorgst für eine professionelle und einladende Atmosphäre?

Dann werde Teil unseres Administration Teams und gestalte den ersten Eindruck unseres Unternehmens aktiv mit.

Bei 4flow spielen unsere Corporate Services eine wichtige Rolle. Die Teams HR, Corporate Development, IT & Compliance, Finance, Controlling, Marketing und Administration schaffen eine erfolgreiche Grundlage für unsere Geschäftsbereiche.

Responsibilities

• Du empfängst und betreust Besucher:innen, Bewerber:innen, Kund:innen und Dienstleister und koordinierst die Besucheranmeldung sowie das Zutrittsmanagement.
• Du organisierst unseren Empfangsbereich und die Meetingräume und sorgst für ein professionelles und einladendes Erscheinungsbild.
• Du kümmerst dich um den Posteingang und -ausgang sowie um Pakete und Kurierdienste.
• Du organisierst Catering und unterstützt bei Meetings, internen Veranstaltungen und weiteren Office-Aktivitäten.
• Du verwaltest Büromaterialien und koordinierst die entsprechenden Bestellprozesse.
• Du bist erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden bei allen Anliegen rund um das Office.

Requirements

• Du bringst bereits Berufserfahrung im Empfang, Office Management oder der Hotellerie mit.
• Du bist gerne vor Ort, hast Freude am Austausch mit Menschen und überzeugst mit deiner offenen und serviceorientierten Art.
• Fließende Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse ermöglichen dir eine souveräne Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams und Word, gehst du sicher um und findest dich schnell in neuen Systemen zurecht.
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest zuverlässig und eigenverantwortlich, denkst proaktiv mit und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.

Nice to Have

• Organizational Skills
• Proactive Thinking

We Offer

• Mobilität & Fitness: Flexibel einsetzbares Mobilitäts- und Urban Sports Club Budget
• Weiterentwicklung: Persönliches Weiterbildungsbudget und Zugang zu LinkedIn Learning
• Zusätzliche Benefits: 30 Tage Urlaub, zahlreiche Corporate Benefits und regelmäßige Team-Events
• Office: Moderner Arbeitsplatz mit Dachterrasse, Freizeitraum sowie Mitarbeiterparkplätzen.

About the Company

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir fördern Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen aller Menschen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.

Application Process

Step 1

Online application

Apply for one of our positions by uploading your application, including your CV and supporting documents, to our job portal. Immediately afterwards, you will receive a confirmation of receipt.

Step 2

First get to know

We will review your documents and provide you with feedback as soon as possible. An HR team member will then schedule a video or phone interview with you.

Step 3

Interview session

We want to find out more about you to better assess your expertise: In virtual interviews with 4flowers from the team you would be joining, we’ll provide you with comprehensive insights and the opportunity to ask all of your questions.

Step 4

Contract agreement

We will get in touch with you in the next few days to ideally propose you with our offer.

Step 5

Onboarding

We look forward to welcoming you as a new 4flower. During your onboarding, you will get to know all about our business lines, units and services and the people behind them. Experienced team members will facilitate your quick integration in our team.

Contact

Iris Kappeler

Send us an email.