Office Management Coordinator (w/m/x) Vollzeit/Wien

About the Position

Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen.

Zur Verstärkung unseres Office Management Teams suchen wir für unser Wiener Büro ab sofort eine engagierte und verlässliche Persönlichkeit (w/m/x) im Rahmen einer Karenzvertretung, befristet voraussichtlich für zwei Jahre.

Responsibilities

• Office & Facility Management: Du kümmerst dich um Büroorganisation, Post, Materialbestellungen sowie die Betreuung unserer Büroflächen und koordinierst externe Dienstleister.
• Sicherheit & Compliance: Du unterstützt bei Sicherheitsmaßnahmen, Notfallplänen und der Einhaltung interner Standards.
• Mitarbeiter:innen-Service: Du bist Ansprechperson für Bürothemen, unterstützt das Onboarding neuer Kolleg:innen und organisierst interne Anerkennungsmaßnahmen.
• Dienstleister- & Vertragsmanagement: Du wirkst bei der Koordination von Wartungsverträgen, Projekten und externen Partnern mit.

Requirements

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau)
• Sehr gute Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild
• Sicheres, zuvorkommendes und freundliches Auftreten
• Hohe Serviceorientierung mit einem Auge fürs Detail
• Sehr guter sprachlicher Ausdruck in Deutsch und Englisch
• Verantwortungsbewusste, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise

We Offer

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Breites internationales Learning & Development Angebot
• Ein zentral gelegenes und modernes, barrierefreies Büro am neuesten Stand der Technik
• Teamspirit und zahlreiche Benefits und Mitarbeitendenevents (Wellbeing Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten, etc.)

Hinweis gem § 9 GlBG: Als Mindestgrundlage für die Vereinbarung des Entgelts (mit der Möglichkeit der Überzahlung) ist auf Vollzeitbasis ein Brutto-Monatsgehalt in der Höhe von EUR 2.000,- mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung vorgesehen.

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 112.254 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.