Office Manager:in* München

About the Position

Office Manager:in München*

Wir bei inovex mögen Vielfalt und Individualität. Deshalb freuen wir uns, wenn du unser Team noch bunter machst.

Du schätzt ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld und willst in einem innovativen Unternehmen jeden Tag mit Profis zusammenarbeiten? Dann werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft von inovex fachlich und kulturell aktiv mit.

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Responsibilities

• Aufbau & Umzug gestalten: Zunächst liegt der Hauptfokus auf der Planung, Organisation und Umsetzung unseres Umzugs in unser neues Büro im Osten Münchens. Du bringst dich aktiv bei der Gestaltung der neuen Flächen ein, ordnest Bereiche sinnvoll an und stellst sicher, dass unser neuer Standort von Anfang an optimal strukturiert und betriebsbereit ist.
• Reibungsloser Büroalltag & Standortverantwortung: Nach dem erfolgreichen Einzug übernimmst du das Ruder im Regelbetrieb: Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass an unserem neuen Standort im Osten Münchens alles reibungslos läuft und interne Abläufe effizient sowie professionell organisiert sind. Du bringst Struktur sowie den Weitblick mit und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sich stetig weiterentwickeln.
• Reisemanagement: Du bist verantwortlich für das in- und ausländische Reisemanagement – von der Planung und Buchung über die Abrechnung bis hin zur Nachbereitung. Dabei optimierst und entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter, mit Blick auf Effizienz, Kosten und Qualität.
• Ticketsystem & Rechnungsbearbeitung: Ebenfalls übernimmst du die standortübergreifende Bearbeitung des Ticketsystems für unser Team inovex und behältst die dazugehörige Rechnungsbearbeitung zuverlässig im Blick.
• Administration, Wohlfühlatmosphäre & Facility Management: Du schaffst eine angenehme und strukturierte Arbeitsatmosphäre, indem du Besprechungs- und Gemeinschaftsräume im Blick behältst. Zudem koordinierst du im Bereich Facility Management unsere Dienstleister wie z.B. Reinigungspersonal, Handwerksbetriebe oder die Hausverwaltung und kümmerst dich um alles, was den Standort zuverlässig am Laufen hält.

Requirements

• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Office-, Backoffice- oder Travel-Management mit. Idealerweise hast du bereits Erfahrung bei der Organisation von Büroumzügen oder dem Aufbau neuer Standortstrukturen gesammelt.
• Organisations- & Gestaltungstalent: Als selbstorganisiertes, vorausschauendes Organisationstalent mit einem Blick für Raum und Struktur, behältst du auch in turbulenten Umzugsphasen den Überblick, arbeitest eigenständig sowie verantwortungsbewusst und bringst neue Impulse zur Optimierung bestehender Prozesse ein.
• Herzliche Gastgeber-Mentalität & Gestaltungsfreude: Dein positives Auftreten und deine hohe Empathie machen dich zu einer geschätzten Ansprechperson im Team. Es macht dir Freude, von Beginn an Verantwortung zu übernehmen, unser Umfeld am neuen Standort aktiv mitzugestalten und ein wertschätzendes, serviceorientiertes Miteinander aufzubauen.
• Digitale Tools: Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und bewegst dich souverän in digitalen Tools und Prozessen.
• Sprachkenntnisse & Flexibilität: Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) setzen wir voraus, gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab. Gelegentliche Reisetätigkeiten (z. B. zur Einarbeitung oder zum Austausch mit anderen Standorten) sind für dich kein Problem.

We Offer

Benefits

• Vergünstigungen:

  • Hardwareleasing
  • Sportförderung (u.a. EGYM Wellpass)
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • JobRad
  • Auto-Leasing
  • Deutschlandticket

• Flexibilität:

  • Mobile Work
  • Freie Wahl von Hardware & Betriebssystem
  • Teilzeit
  • Workation & Auszeit

• Persönliche Entwicklung:

  • Internes Coaching & Wissenstransfer
  • Weiterbildungsbudget
  • Meetups & Community Events

• Familienfreundlichkeit:

  • Kita-Zuschuss
  • Zusätzliche Kind-Krank-Fehlzeit
  • Pro Elternzeit

• Werte & Kultur:

  • Mitarbeit an strategischen Themen
  • Mentoring
  • Großer Entscheidungsspielraum
  • Wertschätzende Feedback-Kultur
  • Offener Umgang mit Fehlern

• Abwechslungsreiche Projekte:

  • Technologievielfalt & Ingenieurskultur
  • Branchenvielfalt
  • Agiles Arbeiten

About the Company

Wir sind deine Ansprechpartner:innen bei allen Fragen rund um die Bewerbung und den Einstieg bei inovex. Wir freuen uns, wenn wir dir helfen können und geben dir gerne Einblicke in die Arbeitswelt und Kultur bei inovex. Du hast Fragen zur Bewerbung? Dann kontaktiere uns hier – wir melden uns zeitnah bei dir.

Bewerbungen per Kontaktformular können leider nicht berücksichtigt werden. Bitte bewirb dich über unser Bewerbungsformular.

Kontakt aufnehmen

Our Team

Wenn du Lust auf Eigenverantwortung hast, gerne agil arbeitest und die flexible Zusammenarbeit über die Standorte hinweg schätzt, dann passt du perfekt in unser Backoffice-Team. Da wir stetig wachsen und unsere Prozesse immer vielfältiger werden, suchen wir motivierte Unterstützung vor Ort. Deine Aufgabe ist es, für eine angenehme Arbeitsumgebung am Standort zu sorgen – sei es durch die Bereitstellung von Getränken, Obst oder Arbeitsmaterialien, damit sich unsere Kolleg:innen voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können. Wir freuen uns auf dich!

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Our Facts from Last Year

• Mitarbeiter:innen: 500
• Kununu Score: 4.7
• Brownbag Sessions: 202
• Standort-Events: 41
• Pizza-Bestellungen: 1471