Офіс-менеджер

About the Position

Офіс-менеджер

Odd Systems - це оборонна технологічна компанія, що спеціалізується на розробці та виробництві тепловізійних камер. Заснована групою підприємців, інженерів, управлінців та технологічних ентузіастів з попереднім досвідом роботи в ряді міжнародних технологічних компаній, включаючи Petcube, світового лідера у сфері камер для домашніх тварин та програмного забезпечення. Продукти компанії, включаючи тепловізійні камери Курбас, Світлич та інші, названі на честь видатних діячів «Розстріляного Відродження» та «Шістдесятників» - українських інтелектуалів ХХ століття, переслідуваних та знищених радянським режимом. Odd Systems має офіси в Україні, США та ЄС.

Місія ролі: ми шукаємо офіс-менеджера, який візьме на себе щоденну операційну відповідальність за один з офісів компанії, що дозволить команді зосередитись на роботі, не відволікаючись на побутові питання. Це самостійна роль із простором для рішень, а не "приймати дзвінки на ресепшні".

Responsibilities

• Забезпечення безперебійної роботи офісу: вода, кава, канцелярія, витратні матеріали, дрібний ремонт, прибирання, кур'єрські сервіси, взаємодія з орендодавцем і постачальниками послуг.
• Підготовка робочих місць для нових співробітників - техніка, доступи, перепустки, базове облаштування - так, щоб у перший день усе було готове на 100%.
• Облік адміністративних витрат: ведення реєстру, контроль відповідності бюджету, своєчасна передача первинних документів у бухгалтерію, місячна звітність по своєму офісу.
• Самостійне закриття поточних операційних питань команди - мінімум 80% запитів вирішуються на рівні офіс-менеджера, без ескалації на адміністративного менеджера.
• Підтримка комфортного офісного середовища: щомісячне опитування задоволеності команди, реакція на коментарі, точкові покращення (ергономіка, температура, освітлення, кухня, зони відпочинку).
• Адміністрування укриття та готовність до нештатних ситуацій: контроль наявності аптечок, води, ліхтарів, навігації, інструктаж нових співробітників щодо дій у разі тривоги.
• Координація внутрішніх подій команди: дні народження, тімбілдинги, корпоративні зустрічі, гостьові візити.

Requirements

• Досвід роботи на позиції офіс-менеджера, адміністратора або в адміністративно-господарській сфері - від 2 років.
• Уміння працювати з кількома задачами одночасно і доводити їх до результату без нагадувань.
• Структурне мислення: коли проблема повторюється - виникає процес, а не нове ручне рішення.
• Грамотна українська (письмова та усна), базова англійська на рівні переписки.
• Впевнене користування Google Workspace, базове розуміння облікових систем (Excel/Sheets, формули, таблиці).
• Високий рівень самоорганізації, відповідальність за бюджет і витрати, акуратність у документах.

Nice to Have

• Досвід роботи у виробничій компанії або у швидкозростаючому продуктовому стартапі.
• Розуміння процесів закупівлі та роботи з первинними документами (рахунки, акти, видаткові).
• Знайомство з системами тікетування або таск-трекерами (Jira, Asana, Notion, ClickUp).
• Досвід організації переїзду офісу або відкриття нового приміщення.
• Розуміння специфіки роботи у воєнний час: енергоавтономність, укриття, генератори.

We Offer

• Робота, яка матиме реальний вплив. Ми створюємо продукти, які безпосередньо посилюють оборонний потенціал України.
• Робота з топовими інженерами у сфері MilTech та автономності.
• Офіційне оформлення трудових відносин в Дія.Сіті.
• Можливість бронювання військовозобов’язаних працівників згідно з вимогами чинного законодавства.
• Щорічна оплачувана відпустка - 24 календарні дні.
• Для ветеранів передбачена додаткова оплачувана відпустка - 14 календарних днів.
• Оплачувані лікарняні відповідно до законодавства.
• Добровільне медичне страхування після проходження випробувального терміну.
• Можливість компенсації витрат на навчання згідно з внутрішніми політиками компанії.

Ми шукаємо не виконавців, а однодумців, які поділяють наші цінності та готові будувати майбутнє українського MilTech**.