Project Management Assistant
Primary stack
Job description
About the Position
Мы ищем организованного и самостоятельного Project Management Assistant для поддержки проектной деятельности компании. Основной фокус роли - ведение проектной документации и отчетности, контроль бюджетов и расходов, работа с инвойсами, отслеживание сроков и поддержание актуальной информации по нескольким проектам одновременно.
Responsibilities
- Ведение и структурирование проектной документации в Jira, Confluence и других системах.
- Поддержание project plans, schedules, milestones, action items, risks & issues в актуальном состоянии.
- Сбор данных и подготовка регулярной проектной и management reporting.
- Контроль проектных бюджетов, расходов и plan vs actual.
- Работа с поставщиками и подрядчиками по инвойсам: сбор, проверка, регистрация и отслеживание статуса оплаты.
- Контроль договоренностей, сроков и follow-up с ответственными.
- Подготовка таблиц, отчетов, аналитики и презентационных материалов.
- Организация проектных встреч, фиксация решений и дальнейших действий.
- Поддержка нескольких проектов одновременно и самостоятельная приоритизация задач.
- Улучшение и автоматизация процессов проектной отчетности и административных задач.
- Готовность быть оперативно доступной при необходимости решения срочных проектных и финансовых вопросов.
Requirements
- Опыт в Project Management, Project Coordination, PMO или аналогичной роли.
- Высокая организованность, внимательность к деталям и умение поддерживать порядок в большом объеме информации.
- Опыт работы с бюджетами, расходами, инвойсами и отчетностью.
- Уверенное владение MS Excel: формулы, pivot tables, анализ и структурирование данных.
- Опыт работы с Jira и Confluence.
- Уверенный письменный и разговорный английский.
- Умение самостоятельно контролировать несколько параллельных задач и доводить их до результата.
- Уверенное использование современных digital- и AI-инструментов для анализа, подготовки документов и автоматизации рутинных процессов.
Nice to Have
- Опыт работы в IT или продуктовой компании.
- Опыт project financial reporting и cost control.
- Высшее образование в Business, Management, Engineering или смежной области.
About the Company
Для этой роли особенно важны системность, ответственность, доступность и способность поддерживать проектную документацию, бюджеты и отчетность в актуальном состоянии без постоянного контроля со стороны руководителя.
© MaxBill. This job description was sourced from the employer's public career page. TheJob is not the employer — we index the posting and route candidates to the source. All content rights and hiring decisions belong to the employer.
MaxBill is an international product company founded in 1996.We build software for billing automation and customer operations for companies in the Energy & Utilities sector.Our product is a single enterprise platform that helps service providers manage their core processes and launch new business models. It covers:billing and invoicing,customer management and support,order and partner management,payment processing and reconciliation.AI is part of the platform.We use it to improve billing accuracy, predict revenue, detect anomalies, and automate complex billing scenarios.We develop the product using a modern technology stack, including Java, Spring, Oracle, PostgreSQL, Cassandra, MongoDB, and JavaScript.We are an experienced engineering team focused on solving complex problems.Our R&D centres are located in Odesa and Prague, with additional offices in the UK and Israel.We value initiative, teamwork, and clear thinking, and we build software that has a real impact on the Energy & Utilities industry.