Reception & Client Services Coordinator (w/m/x)

About the Position

Reception & Client Services Coordinator (w/m/x)

Vollzeit/Wien

Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen.

Für unser Büro in Wien suchen wir ab Dezember 2026, im Rahmen einer Karenzvertretung, voraussichtlich befristet bis zum November 2028, eine:n motivierte:n und verlässliche:n Kolleg:in (w/m/x) zur Verstärkung unseres Rezeptions- und Konferenzteams.

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Responsibilities

In dieser abwechslungsreichen Position bist Du erste Ansprechperson für unsere Mandant:innen, Gäste und Dienstleister:innen und trägst maßgeblich zu einem professionellen Auftritt unseres Wiener Büros bei. Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Empfang und Betreuung von Mandant:innen und Gästen
• Mitarbeit bei Meetings, Mandant:innenveranstaltungen und internen Events
• Organisation und Betreuung des Empfangsbereichs
• Koordination von Post, Telefonzentrale und Lieferant:innen
• Unterstützung bei Druck-, Kopier- und Bindearbeiten
• Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft und Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs

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Requirements

• Ausgeprägte Serviceorientierung und Gastgebermentalität
• Professionelles, freundliches und souveränes Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
• Flexibilität bei gelegentlichen Abendveranstaltungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

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We Offer

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Breites internationales Learning & Development Angebot
• Ein zentral gelegenes und modernes, barrierefreies Büro am neuesten Stand der Technik
• Teamspirit und zahlreiche Benefits und Mitarbeitendenevents (Wellbeing Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten, etc.)

Hinweis gem § 9 GlBG: Als Mindestgrundlage für die Vereinbarung des Entgelts (mit der Möglichkeit der Überzahlung) ist auf Vollzeitbasis ein Brutto-Monatsgehalt in der Höhe von EUR 2.000,- mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung vorgesehen.

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About the Company

Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen.

Wenn Sie an dieser herausfordernden Position Interesse haben, dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter der Kennnummer 112.253 bevorzugt über unser ISG-Karriereportal oder per eMail.