Travel assistant

About the Position

Ми - агентство Everstar. Наше завдання - допомагати приватним компаніям оборонної сфери знаходити талановитих людей та наближати перемогу України.

Один з наших клієнтів займається виробництвом техніки та радіоелектронних пристроїв, що покращує ефективність ведення бойових дій.

Компанія постійно зростає, розвивається та вдосконалює робочі процеси.

Зараз розширюється Адміністративний відділ, тож ми шукаємо Travel assistant.

Responsibilities

• Організація відряджень співробітників компанії по Україні та за кордон.
• Розрахунок та погодження кошторису відряджень.
• Побудова оптимальної логістики поїздок (авіа, залізничні, автобусні перевезення).
• Бронювання квитків, готелів, трансферів, страхування, VIP-послуг в аеропортах (за потреби).
• Оформлення запрошень, віз, страхових полісів та інших документів, необхідних для поїздки.
• Моніторинг змін у правилах перетину кордону та візових вимогах.
• Вирішення форс-мажорних ситуацій (скасування рейсів, зміни маршрутів, затримки).
• Підготовка повного пакету документів для бухгалтерії (рахунки, акти, авансові звіти).
• Контроль взаєморозрахунків із постачальниками послуг.
• Комунікація з підрядниками (авіакомпанії, готелі, туристичні оператори, страхові компанії).
• Ведення бази даних відряджень та аналітики витрат.
• Оптимізація витрат на ділові поїздки.
• Розробка та впровадження тревел-політики компанії.
• Консультування співробітників щодо правил та процедур відряджень.

Requirements

• Досвід роботи у корпоративному сегменті з організації ділових подорожей (обов’язково).
• Знання візових процедур та правил міжнародних перевезень.
• Розуміння бухгалтерських процесів у частині відряджень.
• Володіння англійською мовою (не нижче рівня Intermediate).
• Впевнене користування MS Office (Excel - обов’язково).
• Уважність до деталей, грамотність, клієнтоорієнтованість.
• Високі організаційні навички та вміння працювати в режимі багатозадачності.
• Стресостійкість та здатність швидко приймати рішення.
• Відповідальність та дотримання дедлайнів.

We Offer

• Офіційне працевлаштування.
• Відпустка - 24 календарні дні на рік.
• Медичне страхування після успішного проходження випробувального терміну.
• Можливість пропонувати та втілювати ідеї.
• Постійний розвиток та розширення експертизи.
• Бронювання військовозобов'язаних за умови наявності актуальних військово-облікових документів.
• Відкрита та професійна команда, яка працює з інноваціями.

About the Company

Ми - агентство Everstar. Наше завдання - допомагати приватним компаніям оборонної сфери знаходити талановитих людей та наближати перемогу України.