Program Assistant

Про посаду

Фундація "Східна Європа" оголошує конкурс на посаду асистента програми.

• Дата початку роботи: якнайшвидше
• Місце роботи: Київ, Україна
• Тип зайнятості: повний робочий день
• Формат роботи: на базі

Обов'язки

Підтримка закупівель

• Підготувати повний пакет тендерної документації відповідно до процедур Фундації "Східна Європа".
• Збирати, архівувати та регулярно оновлювати документи, пов'язані з проектами.
• Виконувати технічні вимоги у координації з менеджерами проектів.
• Контролювати процес закупівель, включаючи розміщення замовлень на закупівлю, перегляд отриманих заявок на закупівлю, запит та збір пропозицій цін, проведення маркетингових досліджень товарів і послуг, порівняння заявок або підтримку їх оцінки.
• Перевіряти відповідність отриманих комерційних тендерних пропозицій та переліку документів вимогам політики Фундації "Східна Європа".
• Забезпечувати своєчасний збір тендерних заявок відповідно до затвердженого керівництвом запиту на закупівлю та зазначених критеріїв відбору.
• Брати участь у веденні закупівельних файлів, вводити дані в експертні регістри, регулярно оновлювати трекер закупівель.
• Забезпечувати надання повної та відповідної документації на закупівлі для перегляду та затвердження.
• Вести ввічливу та ділову комунікацію з потенційними постачальниками та партнерами проекту.
• Консультувати персонал програми щодо відповідних форматів і шаблонів, а також щодо політики закупівель Фундації "Східна Європа".
• Перевіряти первинні бухгалтерські документи.

Допомога у реалізації програми

• Організовувати заходи, конференції та інші події.
• Надавати матеріально-технічну підтримку програмних заходів, нарад, конференцій, круглих столів, семінарів тощо.
• Збирати дані про діяльність Програми, оновлювати бази даних.
• Допомагати в організації онлайн та офлайн нарад.
• Вести робочі записи, включаючи супровід наприкінці нарад.
• Координувати водіїв/транспортні засоби.
• Обробляти отримання/відправлення/підписання/сканування/належне зберігання документів тощо.

Інші завдання

• Виконувати інші завдання в межах компетенції на вимогу керівництва.

Вимоги

• Вища освіта за спеціальностями бізнес-адміністрування/менеджмент/фінанси/економіка/освітній ступінь за спеціальностями закупівлі, логістика та/або суміжні спеціальності.
• 2-3 роки доведеного досвіду роботи в закупівлях та адміністрації контрактів.
• Вільне володіння українською мовою, бездоганний і компетентний почерк.
• Впевнене використання ПК та MS Office (включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook), впевнене використання інструментів Google Drive.
• Чесність, відповідальність, ініціативність.
• Досвід роботи в державному секторі та/або міжнародних організаціях буде плюсом.
• Знання англійської мови (середній рівень і вище) буде плюсом.
• Досвід роботи з Trello буде плюсом.

Буде плюсом

• Здатність працювати з інформацією та систематизувати її.
• Уважність до деталей.
• Високий рівень самоорганізації.
• Бажання вчитися.
• Здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності, адаптуватися до змін.
• Досвід успішного встановлення та коригування пріоритетів.
• Стриманість і старанність у виконанні завдань.

Ми пропонуємо

• Можливість працювати з авторитетною організацією.
• Професійний ріст та розвиток.

Про компанію

Фундація "Східна Європа" присвячена просуванню демократичних цінностей та підтримці громадянського суспільства у Східній Європі.

Процес подання заявки

Будь ласка, надсилайте заявки (резюме із зазначенням відповідного досвіду роботи та навичок, прямі контактні дані) до 23:00 15 жовтня 2023 року на адресу: [email protected] з позначкою “асистент програми”.

Контактна інформація

Юлія Заплавна, координатор компоненту "Е-сервіси", Фундація "Східна Європа"

[email protected]