Competition for the Position of Program Assistant

Про посаду

Конкурс на посаду асистента програми

Фундація "Східна Європа" оголошує конкурс на посаду асистента програми.

• Дата початку роботи: якнайшвидше
• Місце роботи: Київ, Україна
• Тип зайнятості: повний робочий день
• Формат роботи: офлайн

Обов'язки

Підтримка закупівель

• Підготовка повного пакету тендерної документації відповідно до процедур EEF.
• Збір, архівування та регулярне оновлення документів, пов'язаних з проектами.
• Виконання технічних вимог у координації з керівниками проектів.
• Контроль процесу закупівель, включаючи розміщення замовлень на закупівлю, перевірку отриманих заявок на закупівлю, запит та збір пропозицій цін, проведення маркетингових досліджень товарів і послуг, порівняння заявок або підтримка їх оцінки.
• Перевірка відповідності отриманих комерційних тендерних пропозицій та переліку документів вимогам політики EEF.
• Забезпечення своєчасного збору тендерних заявок відповідно до затвердженого керівництвом запиту на закупівлю та зазначених критеріїв відбору.
• Участь у веденні закупівельних файлів, введення даних до експертних реєстрів, регулярне оновлення трекера закупівель.
• Забезпечення надання повної та відповідної документації на закупівлі для розгляду та затвердження.
• Ввічливе та ділове спілкування з потенційними постачальниками та партнерами програми.
• Консультування співробітників програми щодо відповідних форматів і шаблонів, а також політики закупівель EEF.
• Перевірка первинних бухгалтерських документів.

Допомога у реалізації програми

• Організація заходів, конференцій та інших подій.
• Забезпечення матеріально-технічної підтримки програмних заходів, нарад, конференцій, круглих столів, семінарів тощо.
• Збір даних про діяльність Програми, оновлення баз даних.
• Допомога в організації онлайн та офлайн нарад.
• Ведення робочих записів, включаючи супровід на завершення нарад.
• Координація водіїв/транспортних засобів.
• Отримання/відправлення/підписання/сканування/належне зберігання документів тощо.

Інші завдання

• Виконання інших завдань у межах компетенції за запитом керівництва.

Вимоги

• Вища освіта за спеціальностями бізнес-адміністрування/менеджмент/фінанси/економіка/освітній ступінь із закупівель, логістики та/або суміжних спеціальностей.
• 2-3 роки доведених професійних навичок у сфері закупівель та управління контрактами.
• Вільне володіння українською мовою, бездоганна і компетентна орфографія.
• Впевнене використання ПК та MS Office (включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook), впевнене використання інструментів Google Drive.
• Чесність, відповідальність, ініціативність.
• Досвід роботи в державному секторі та/або міжнародних організаціях буде плюсом.
• Знання англійської мови (середній рівень і вище) буде плюсом.
• Досвід роботи з Trello буде плюсом.

Буде плюсом

• Здатність працювати з інформацією та систематизувати її.
• Уважність до деталей.
• Високий рівень самоорганізації.
• Бажання навчатися.
• Здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності, адаптуватися до змін.
• Досвід успішного встановлення та коригування пріоритетів.
• Стриманість і старанність у виконанні завдань.

Ми пропонуємо

• Можливість працювати з авторитетною організацією.
• Професійний ріст та розвиток.

Про компанію

Фундація "Східна Європа" присвячена просуванню демократичних цінностей та підтримці громадянського суспільства у Східній Європі.

Процес подання заявки

Будь ласка, надсилайте заявки (резюме із зазначенням відповідного досвіду роботи та навичок, прямі контактні дані) до 23:00 30 червня 2023 року на адресу: [email protected] з позначкою “Асистент програми”.

Контактна інформація

Юлія Заплавна, координатор компоненту "Е-послуги", Фундація "Східна Європа" [email protected]