Executive Assistant - Operations

Асистент виконавчого рівня - Операції

Огляд посади

Як Асистент виконавчого рівня в команді Операцій, ви будете надавати високоякісну адміністративну та організаційну підтримку Генеральному директорові, Головному науковому директорові та Фінансовому директорові, а також сприятимете повсякденній діяльності компанії. Ваша роль поєднуватиме виконавчу підтримку з різноманітними адміністративними та операційними обов'язками, а також крос-функціональними завданнями. Ми шукаємо проактивного, винахідливого та адаптивного працівника, який любить виконувати багато завдань і сприятиме зростаючій організації. Можуть знадобитися гнучний робочий час і періодичні відрядження.

Ця посада пропонує унікальну можливість сприяти зростаючій біотехнологічній компанії, яка розвиває передові клітинні терапії, працюючи в колаборативному, динамічному та інноваційному середовищі.

Обов'язки

• Проактивне управління календарями Генерального директора, Головного наукового директора та Фінансового директора, включаючи внутрішні, зовнішні та зустрічі з інвесторами.
• Координація складних подорожей виконавців та їх маршрутів.
• Організація засідань Ради директорів та комітетів, включаючи планування, логістику та підготовку матеріалів для засідань.
• Допомога у підготовці та консолідації документів для Ради директорів, презентацій та інших матеріалів для виконавців.
• Координація зустрічей з інвесторами та підтримка заходів, пов'язаних із збором коштів.
• Організація та ведення документації Ради директорів та комітетів, включаючи протоколи засідань та корпоративні записи.
• Забезпечення процесів підписання НКО та інших документів за допомогою Adobe Sign або DocuSign.
• Обробка та узгодження звітів про витрати виконавців відповідно до політики компанії.
• Надання щоденної адміністративної підтримки виконавцям, команді Операцій та іншим відділам за потреби.
• Координація нарад, бронювання конференц-залів, кетеринг та корпоративних заходів.
• Обробка вхідних дзвінків, пошти, доставок, офісних витратних матеріалів та загальної кореспонденції.
• Підтримка організованих фізичних та цифрових записів відповідно до процедур компанії.
• Координація рутинного технічного обслуговування офісу, потреб у обладнанні та запитів з управлінням будівель та зовнішніми постачальниками.
• Допомога у підтримці організованого, функціонального та безпечного офісного середовища.
• Координація підготовки нових працівників, включаючи робочі станції, обладнання, витратні матеріали та адміністративні вимоги.
• Підтримка ІТ-підключення та відключення, включаючи координацію налаштування обладнання, запити на доступ та повернення обладнання.
• Зв'язок із зовнішнім постачальником ІТ-послуг для подання та відстеження ІТ-запитів на підтримку.
• Ведення інвентаризації ІТ-обладнання, призначення працівників та супутньої документації.
• Допомога у веденні ліцензійного обліку програмного забезпечення та інших рутинних ІТ-адміністративних завдань.
• Допомога у веденні компанійних записів та документації для канадських та міжнародних дочірніх компаній.
• Ведення та оновлення операційних трекерів, включаючи контракти, поновлення, страхові поліси та інвентаризацію обладнання.
• Координація процесів підписання документів, архівування та адміністративного супроводу угод та контрактів.
• Підтримка закупівель та координації постачальників, включаючи рутинні закупівлі та відстеження замовлень за потреби.
• Допомога в адміністративній координації об'єктів, обладнання та інших операційних проектів.
• Відстеження прогресу призначених завдань з внутрішніми зацікавленими сторонами та зовнішніми постачальниками послуг для забезпечення виконання завдань за розкладом.
• Підтримка планування та координації корпоративних заходів та заходів для працівників.
• Зберігання конфіденційності та прояв дискретності при обробці конфіденційної інформації про компанію та працівників.
• Виконання інших адміністративних та операційних завдань і проектів за дорученням.

Вимоги

• Мінімум 5 років попереднього досвіду роботи на посаді Асистента виконавчого рівня, Старшого адміністративного асистента або аналогічної підтримуючої посади, бажано в динамічному середовищі стартапу, ідеально в біотехнологічній або біологічній галузі.
• Сильні організаційні навички з можливістю самостійного управління множинними та мінливими пріоритетами.
• Безкомпромісна і непохитна дискретність та здатність обробляти та охороняти конфіденційну інформацію.
• Сильні навички вирішення проблем та високий рівень уваги до деталей.
• Досвід підтримки старших виконавців та управління складними календарями та подорожами.
• Знання інструментів Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams, PowerPoint) та платформ електронного підпису (наприклад, AdobeSign, DocuSign).
• Відмінні комунікаційні навички та проактивний, орієнтований на обслуговування підхід.
• Володіння англійською та французькою мовами є обов'язковим.

Ми пропонуємо

• Приєднання до динамічної команди професіоналів, які прагнуть розширити межі клітинної терапії.
• Сприяння проривним досягненням у галузі біотехнологій.
• Можливість для особистого та професійного зростання в динамічному та колаборативному середовищі.
• Конкурентоспроможний пакет винагород та пільг.
• Групова медична, зоровий та стоматологічна страховка.
• Відрахування на RRSP.

Про компанію

Приєднуйтесь до Morphocell і станьте частиною команди, яка присвячена трансформації догляду за пацієнтами за допомогою інноваційних клітинних терапій. Якщо ви є високомотивованим, організованим та проактивним професіоналом із сильними адміністративними та організаційними навичками та пристрастю до підтримки керівництва та операційної досконалості, ми запрошуємо вас подати заявку та приєднатися до нашої місії.

Щоб подати заявку, будь ласка, надсилайте своє резюме та супровідний лист на: [email protected].

Будь ласка, зверніть увагу, що лише обрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.