Про посаду

Назва посади: Офіцер з фінансів та адміністрації

Назва проекту: Ukraine Ministry of Veterans Affairs Institutional Strengthening (Vet-IS)

Місце роботи: Україна, Київ (на місці)

Звітує до: Менеджер з питань регіональної діяльності, з технічним наглядом за Канадським контролером проекту та Координатором проекту

Винагорода: Оплата обговорюється відповідно до ринкових ставок

Орієнтовний термін/Час: Повний робочий день, липень 2026 – червень 2029

Громадянство: Українське (бажано)

Мовні вимоги: Вільне володіння українською та англійською мовами обов'язково

Крайні строки подання заявки: 2 липня 2026

Інструкції з подання заявки:

Обов'язково подайте супровідний лист. У супровідному листі повинно бути ефективно викладено, як ваші навички та досвід відповідають конкретним обов'язкам посади, демонструючи вашу придатність та ентузіазм до ролі, вашу добову ставку та поточну доступність.
Натисніть на посилання "Подати зараз" для завантаження супровідного листа та резюме англійською мовою.
Лише успішним кандидатам, які потрапили до шорт-листа, буде надано зворотній зв'язок.

Обов'язки

Підтримка фінансового управління, бюджетування та бухгалтерського обліку

Ведення точних та актуальних фінансових записів, включаючи рахунки, ваучери та всю супровідну документацію, відповідно до керівництв AIM. Забезпечення того, що всі щомісячні фінансові звіти завершені та надані контролеру проекту протягом п'яти робочих днів після закінчення місяця.
Виконання щомісячних банківських звітоів та забезпечення узгодженості записів та банківських виписок.
Управління грошовими потоками, включаючи грошові аванси, платежі та перекази коштів для операцій проекту.
Допомога контролеру проекту у підготовці напіврічних та річних фінансових звітів для подання до Global Affairs Canada відповідно до Угоди про фінансування.
Підготовка щомісячного звіту про стан сайту відповідно до вимог проекту.
Підтримка моніторингу бюджету, аналізу відхилень та прогнозування у координації з управлінням проектом та контролером проекту.
Підтримка контролера проекту з плануванням активностей під час Річного плану роботи.
Встановлення та підтримка процесів та систем управління фінансами, включаючи систему зарплатної адміністрації, в офісі проекту відповідно до керівництв AIM.
Встановлення та підтримка банківського рахунку проекту в Києві.
Забезпечення того, що всі законно вимагані податки та подання здійснюються до Уряду України відповідно до відповідного законодавства України.

Дотримання вимог донорів та фінансовий контроль

Забезпечення того, що всі фінансові операції відповідають вимогам Global Affairs Canada та політикам Alinea.
Перегляд та перевірка претензій на витрати, рахунків-фактур та фінансових звітів партнерів.
Ведення документації, готової до аудиту, та підтримка внутрішніх та зовнішніх аудитів.
Забезпечення правильного кодування витрат та узгодження з затвердженими бюджетами та планами роботи.

Адміністрування закупівель та контрактів

Забезпечення того, що закупівля товарів та послуг проекту здійснюється відповідно до керівництв AIM, Стратегії закупівель проекту, включеної в PIP, та Угоди про фінансування.
Підтримка процесів закупівель, включаючи підготовку запитів, координацію з постачальниками та документацію.
Адміністрування платежів постачальникам, консультантам та постачальникам послуг.
Встановлення та забезпечення підтримки Списку інвентаризації проекту та бази даних усіх обладнання та меблів відповідно до керівництв AIM та підготовка плану утилізації інвентаризації наприкінці проекту.

Адміністративна та операційна підтримка

Встановлення надзвичайних процедур та керівництв з безпеки та охорони, відповідно до керівництв AIM, для офісного персоналу та персоналу, який подорожує для проекту, та забезпечення їх дотримання.
Підтримання організованих систем файлів (фізичних та цифрових) для фінансових та адміністративних записів.
Підтримка операцій проектної групи через координацію, планування та адміністративну допомогу.
Надання підтримки для реєстрації проекту та відкриття банківського рахунку.
Виступати як точка контакту для рутинних адміністративних та фінансових запитань.
Спільно з Директором проекту здійснювати процес реєстрації проекту в Україні з метою його реалізації.
Встановлення спільно з Координатором проекту ефективних, ефективних та безпечних електронних та паперових систем файлів для проекту в Україні та забезпечення їх підтримання.
Забезпечення того, що подорожі персоналу проекту здійснюються ефективно, ефективно та відповідно до керівництв AIM, враховуючи економічність та безпеку персоналу.
Забезпечення того, що наради та заходи проекту організовуються ефективно та економічно, щоб відповідати вимогам Директора проекту, Країнового менеджера та технічних експертів.

Вимоги

Обов'язкові

Мінімум 5-8 років відповідного професійного досвіду в галузі фінансів та адміністрування на проектах, що фінансуються донорами.
Доведений досвід управління фінансами, бухгалтерського обліку та звітності.
Досвід підтримки закупівель та адміністрування контрактів.
Глибоке розуміння фінансових контролів, дотримання вимог та вимог до аудиту.
Досвід роботи з міжнародними проектами розвитку та донорськими рамками.
Вільне володіння українською та англійською мовами (письмово та усно).
Високі навички організації, наставництва та нагляду за допоміжним персоналом, сприяння командній роботі та створення дружнього робочого середовища в офісі.
Диплом із фінансів, бухгалтерського обліку, бізнес-адміністрування, економіки або суміжної галузі.
Сильні організаційні навички та увага до деталей.
Знання MS 365 та стандартних бухгалтерських інструментів.

Бажано

Досвід роботи над проектами, що фінансуються Global Affairs Canada.
Знання українських фінансових та регуляторних рамок.
Досвід підтримки багатосторонніх проектних груп.

Ми пропонуємо

Конкурентоспроможна оплата на основі досвіду та ринкових ставок.
Можливість працювати над значущим проектом з репутабельною міжнародною консалтинговою компанією.
Професійні можливості для розвитку та зростання.
Колаборативне та інклюзивне робочі середовище.

Про компанію

Alinea - це міжнародна консалтингова компанія з розвитку, що надає технічні та управлінські послуги, які допомагають людям покращувати своє життя. Alinea співпрацює з урядами, інвесторами, компаніями та громадами для створення довготривалих змін. Протягом 39 років Alinea успішно реалізувала понад 1,000 проектів по всьому світу. Для отримання додаткової інформації, будь ласка, відвідайте веб-сайт Alinea International.

Alinea International не стягує плату на жодному етапі процесу рекрутування та найму. Усі пропозиції про роботу або можливості для роботи з Alinea International, які включають будь-яку форму запиту на оплату або збір інформації про банківські рахунки, є шахрайськими. Будь-які запити на таку оплату чи інформацію слід відхилити та повідомити про це місцеві правоохоронні органи для відповідних дій, а також Alinea International.

У Alinea International ми цінуємо різноманітність, рівність, інклюзивність, доступність та належність у всьому, що ми робимо. Ми є роботодавцем, який підтримує рівні можливості та виступає проти всіх форм дискримінації. Ми активно шукаємо та заохочуємо заявки від людей різного походження, визнаючи, що інклюзивна робоча сила збагачує нашу організацію та досягає більш розумних та інноваційних результатів.

Alinea зобов'язується захищати дітей та вразливих дорослих. Через характер нашої роботи, всі кандидати будуть піддаватися перевірці та детальному дослідженню історії, де це доцільно.

Finance and Administration Officer

Tech Stack

Job Description, Responsibilities & Requirements