Head of Office Management

About the Position

Ajax Systems - міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.

Наразі ми в пошуку Head of Office Management, який очолить адміністративну команду та допоможе створити комфортне та ефективне робоче середовище на всіх наших локаціях.

Responsibilities

• Забезпечення безперебійної роботи офісної та адміністративної інфраструктури компанії, оптимізація витрат, управління сервісами та підрядниками, створення ефективного робочого середовища в офісних та виробничих приміщеннях;
• Управління адміністративною діяльністю компанії (офіси, в т.ч. закордонні, виробничі майданчики, господарське забезпечення, орендні відносини);
• Впровадження стандартів сервісу і процедур по всіх локаціях;
• Впровадження KPI та SLA;
• Планування розширення/релокацій;
• Space management (ефективність використання площ);
• Робота з Service Desk;
• Вимірювання задоволеності (NPS/surveys);
• Організація роботи офісів, включаючи: забезпечення робочих місць, контроль чистоти, сервісів;
• Управління підрядниками: клінінг, кейтиринг, офісне забезпечення;
• Контроль бюджету: планування, оптимізація витрат;
• Підготовка тендерної документації/ технічних завдань та закупівлі;
• Організація закупівель (канцтовари, обладнання, меблі);

Requirements

Hard Skills

• досвід управління великими офісами та виробничими майданчиками в т.ч. закордонними;
• експлуатація нерухомості (facility management);
• бюджетування та фінансовий контроль;
• управління підрядниками та договорами;
• закупівлі та тендерні процедури;
• розмовна англійська не нижче B1/B2;
• вміння працювати в Excel, системами обліку.

Soft Skills

• ефективна комунікація, орієнтація на результат і сервіс;
• системний та послідовний, структурований підхід;
• управлінські та організаторські здібності;
• стресостійкість;
• навички переговорів.

Nice to Have

• досвід використання інструментів Jira, Confluence, Excel/Sheets на рівні формул, зведених таблиць.
• базові навички репортингу;
• вміння аналізувати вузькі місця процесу (bottlenecks).

We Offer

• Роботу в комфортабельному офісі у м. Київ. Офіс облаштований генератором та бомбосховищем;
• Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія Сіті резидента;
• Гнучкий графік без привʼязки до робочих годин;
• Компенсація навчання;
• Заняття англійською;
• Медичне страхування;
• Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту - отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу);
• Різносторонні проєкти та професійне зростання;
• Драйвову команду та zero bullshit culture.

Долучайтеся, щоб зробити Made in Ukraine синонімом надійності!