Junior Administrative Specialist (Energy and Climate Cluster)

Про посаду

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого професіонала для проекту ReBuild Green Ukraine with the Energy Efficiency Fund у рамках Energy and Climate Cluster, щоб заповнити посаду Junior Administrative Specialist (full-time, Kyiv).

Junior Administrative Specialist зосереджується на підтримці проектного піплайн та реалізації проекту і є членом команди експертів, які реалізують проект "ReBuild Green Ukraine with the Energy Efficiency Fund". Мета проекту - сприяти досягненню зеленої реконструкції, енергетичної безпеки та декарбонізації в Україні шляхом зміцнення національного Фонду енергоефективності (EEF).

Обов'язки

Junior Administrative Specialist відповідає за:

• Своєчасне та якісне виконання діяльності в рамках проектного виходу 3 "Підтримка піплайн та реалізації" в проекті EEF.
• Безперебійне ведення всіх технічних заходів підтримки та забезпечення адекватної реалізації діяльності проекту, включаючи управління подіями.
• Якісне координування та залучення зацікавлених сторін до проекту.
• Адміністрування роботи проекту, закупівель та фінансових служб при виконанні їхніх завдань.
• Підтримка команди проекту в моніторингу діяльності проекту, включаючи управління знаннями та документами для DMS відповідно до правил GIZ.
• Підтримка керівника команди та інших експертів проекту, для яких молодший технічний професіонал виконує технічні завдання.
• Виконання конкретних дослідницьких завдань, необхідних для планування реалізації проектів.
• Виконання конкретних завдань, пов'язаних з управлінням знаннями для проектів.
• Підтримка керівника команди у виконанні діяльності проекту.

Завдання

Координація та моніторинг

• Організовує регулярні обміни з муніципальними акторами та іншими бенефіціарами проекту.
• Надає підтримку у збиранні, перевірці, узгодженні даних та інформації про операції проектів.
• Надає підтримку у скринінгу довідкової інформації та координації внесків у операції проектів.
• Надає підтримку у супроводі питань та зв'язку з консультантами та постачальниками послуг з питань операцій проектів.
• Організовує операційне планування та інші сесії координації команди та бере участь у внутрішніх та зовнішніх (командних) нарадах та семінарах, а також допомагає у документуванні цих заходів.
• Адмініструє поїздки, наради, зустрічі та брифінги, включаючи складання довідкових записів при необхідності.
• Готує проекти звичайної кореспонденції, загальних брифінг-нотаток, документів, перекладів та протоколів нарад за запитом.
• Просіює всю вхідну комунікацію та фільтрує вихідну для подальшої дії.
• Готує та координує підготовчі документи для договорів на закупівлю послуг та товарів.
• Супроводжує виконання контракту, перевіряє фактичну точність рахунків-фактур та звітів.
• Надає підтримку у плануванні діяльності проекту та бюджетуванні.
• Надає брифінги замовникові для інформування про поточні політичні події та події у сфері українських IKI проектів у галузі клімату та охорони довкілля.
• Допомагає короткостроковим експертам, призначеним до проектів, у виконанні їхніх завдань.
• Планує, готує, керує та відстежує роботу експертних робочих груп з розробки проектів законів та вторинного законодавства.
• Координує фахівців, залучених до підтримки проекту закону, а також документів вторинного законодавства, і проактивно керує дорученими результатами в рамках компоненту 3 EEF.

Комунікації та управління подіями

• Регулярно складає список майбутніх нарад та подій та самостійно відстежує та вирішує відкриті завдання та терміни для цих подій.
• Надає підтримку організації регулярних та спеціальних нарад, зовнішніх та внутрішніх семінарів, тренінгів та інших заходів.
• Організовує та координує логістичні аспекти (включаючи подорожі) для планування, проведення та документування нарад, семінарів, семінарів та інших заходів.
• Сприяє створенню, написанню, редагуванню та перевірці високоякісного, цікавого контенту про діяльність проекту.

Дослідження та управління знаннями

• Спільно з менеджером або радником готує та проводить якісні дослідження.
• Відстежує зміни в політичному та економічному оточенні та готує брифінги, надає підтримку у створенні, підтримці та оновленні системи файлів для офісу та/або проектів.
• Оновлює систему файлів важливою вхідною та вихідною кореспонденцією, ключовими документами та іншими відповідними проектними даними.
• Визначає відповідну інформацію про проект та готує публікацію/спільне використання через відповідні внутрішні системи GIZ.

Реалізація діяльності проекту

• Модерує наради команди у зв'язку з залученням зацікавлених сторін та експертними зустрічами.
• Виступає в ролі контактної особи для кліматичного піляру в проекті IKI Interface (наразі виконується EEF) та координує з іншими колегами, які сприяють форматам у рамках функції IKI Ukraine interface (інформаційні бюлетені, брифінги, заходи тощо).

Загальні зобов'язання

• Знайомий з процедурами планування, реалізації та звітності GIZ та їх змінами.
• Знайомий з іншими компонентами проекту та заходами, підтримуваними GIZ, концепціями та станом реалізації, і знає відповідних експертів та персонал.
• Представляє інтереси заходу, підтримуваного GIZ, і завжди діє від його імені.
• Виконує важливі завдання для проекту, навіть якщо вони не прямо зазначені в описі посади.

Інші обов'язки / Додаткові завдання

• Виконує інші обов'язки та завдання на прохання команди проекту.
• Готує звіти на прохання команди проекту для різних проектів Українського енергетичного та кліматичного портфеля, наприклад, для Делегації ЄС або проекту IKI Interface.

Вимоги

• Мінімальний ступінь бакалавра в галузі енергетики або житлового сектора, міжнародних відносин, політики, менеджменту, економіки, бізнесу, державного управління, соціальних наук, екологічних досліджень або суміжних галузей.
• Не менше 3 років професійного досвіду на аналогічній посаді або в рамках програми стажування.
• Високий рівень володіння письмовою та розмовною англійською та українською мовами.
• Хороше знання ІТ-технологій та комп'ютерних додатків (наприклад, MS Office).
• Глибокий інтерес до роботи міжнародних організацій технічної допомоги в Україні.
• Базове розуміння специфіки технічної допомоги в локальному контексті України.
• Перший досвід у галузі міжнародного співробітництва для сталого розвитку в Україні з особливим акцентом на кліматичні дії та енергоефективність.
• Глибоке розуміння глобальних та національних реформ у сфері житла, енергетики та пом'якшення клімату.
• Базові управлінські компетенції та навички багатозадачності в гнучкому командному середовищі.
• Надає пріоритет підтримці на користь команди та загального успіху проекту.
• Послідовно підходить до роботи з проактивністю, енергією, креативністю, позитивним та конструктивним ставленням.
• Здатність самостійно розподіляти пріоритети завдань з урахуванням можливих обмежень у часі та обсязі роботи.
• Здатність збирати, обробляти та аналізувати складні дані та інформацію та ділитися ними.
• Готовність працювати в гнучкому командному середовищі.
• Сильні навички самоорганізації та цілеспрямованість у поєднанні з високим рівнем толерантності до фрустрації.
• Готовність підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які потрібно виконувати.
• Орієнтація на клієнта та сервіс.
• Готовність та здатність регулярно подорожувати по країні.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування, зарплата фіксованою в євро, премії за результати та 13-та зарплата.
• Медичне страхування, 29 днів відпустки щорічно.
• Мовні заняття, тренінги з навичок технічного та соціального характеру.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можливість гнучкого та дистанційного робочого графіку (залежно від потреб проекту до 10 днів на місяць в межах України).
• Значуща та цінна робота в міжнародному середовищі.

Заявка

Ми з нетерпінням чекаємо на отримання вашої заявки англійською мовою, що включає ваше резюме та супровідний лист, в якому ви пояснюєте свою мотивацію подати заявку на цю посаду, на електронну адресу @email до COB середи, 21 жовтня 2026 року. Лише відібрані кандидати будуть контактовані для наступних етапів процесу відбору.

Кандидатам рекомендується надсилати свої документи з наступною назвою:

• Прізвище Ім'я_CV
• Прізвище Ім'я_Супровідний лист

Відправляючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів відбору виключно відповідно до правил конфіденційності даних GIZ. Ви можете ознайомитись з цими правилами за посиланням Data protection | GIZ.