Про посаду

Адміністратор офісу

Місце: Київ, Україна

Відділ: Асистент та операції

Про вакансію

FRACTAL Hub - це мережа сучасних коворкінгів та локацій для заходів, створених у межах екосистеми FRACTAL. Ми відкриваємо наш перший локацію в Києві, і плануємо розширення до Черкас, Харкова та Одеси.

Наші простори в основному використовуються внутрішніми командами FRACTAL, але також доступні для стартапів та B2B команд.

Ми створюємо більше ніж просто офіси-ми формуємо середовище, де:

Народжуються ідеї та продукти;
Розвивається підприємницька культура;
Бізнеси ростуть завдяки підтримці, аналітиці та системному підходу.

FRACTAL Hub є частиною нашої більшої місії: "Перехід від третього світу до першого-економічно та розумово."

Обов'язки

Ми шукаємо Гібридного адміністратора офісу-людину, яка може створити комфортний простір, підтримувати порядок та забезпечувати чудовий досвід клієнтів 💙

Ви будете допомагати створювати комфортну атмосферу в коворкінгу та надавати якісне обслуговування мешканцям та гостям простору.

Якщо ви захоплені обслуговуванням клієнтів, уважні до деталей та можете створити комфортну атмосферу для людей-ми чекаємо вашого резюме ✨

Чому це чудова можливість?

Різноманітні завдання, які дозволяють поєднувати адміністративну роботу, спілкування з людьми та розвиток сервісу.
Можливість створити простір, до якого люди хочуть повертатися щодня-комфортний, турботливий та добре організований.
Вплив на якість сервісу та досвід клієнтів мешканців та гостей простору.
Робота в середовищі, яке цінує ініціативу, увагу до деталей та здорове спілкування.
Можливість розвивати навички в обслуговуванні клієнтів, управлінні офісом, організації заходів та адмініструванні сервісу.
Команда, яка цінує проактивність, системне мислення та бажання покращувати процеси 😊

Вимоги

📌 Ми обов'язково знайдемо спільну мову, якщо ви вірите:

Посмішка-найкращий початок будь-якої комунікації.
Ви любите допомагати людям та знаходити рішення їхніх запитів.
Комфорт та порядок у просторі-природна частина турботи про оточуючих.
Ви підходите до роботи з принципом "робити для себе"-старанням, відповідальністю та увагою до деталей.
Ви можете спокійно та доступно пояснити речі: мешканцю, який вперше бронює кімнату для нарад, та колезі, який "випадково щось натиснув."
Спілкування, системне мислення та уважність для вас так само важливі, як кава вранці.
Ви можете працювати над кількома завданнями одночасно та розподіляти пріоритети.

Ваші Hard Skills:

Листування електронною поштою з постачальниками та підрядниками.
Дружні нагадування в командному чаті з'їсти бутерброд вже з іншого дня.
Контроль якості послуг підрядників та покупок для офісу.
Робота з первинною документацією (рахунки-фактури, акти, накладні).
Робота з CRM, ERP або системами бронювання.
Основна технічна грамотність та готовність працювати з внутрішніми офісними послугами та обладнанням.

Буде плюсом:

Досвід роботи в коворкінгах, сфері гостинності (HoReCa), фітнес-центрах чи приватних медичних закладах.

Основні обов'язки

Підтримка комфорту коворкінгу:

Робота з системою управління коворкінгом та системою бронювання.
Надання доступу користувачам та допомога у бронюванні кімнат для нарад та проведення заходів.
Оновлення внутрішніх інструкцій та послуг для мешканців.

Координація роботи простору:

Взаємодія з підрядниками (прибирання, рослини, вода, кава та інші постачальники).
Співпраця з керуючою компанією бізнес-центру.
Моніторинг наявності необхідних ресурсів та якості сервісу.
Участь у покращенні простору та внутрішніх процесів.

Робота з документами та платежами:

Відстеження запитів на бронювання.
Генерація рахунків-фактур та контроль процесу оплати.
Ведення договірної та супровідної документації.

Турбота про мешканців та гостей:

Привітати гостей та познайомити їх із простором.
Допомога у вирішенні поточних запитів мешканців.
Збір відгуків про сервіс.
Підтримка комфортної атмосфери в коворкінгу.

Допомога в організації заходів:

Спілкування щодо бронювання простору для заходів.
Допомога в організації заходів.
Моніторинг готовності простору до та після заходів.
Додатково, можлива участь у створенні контенту для соціальних мереж 😊

Що ми пропонуємо

Гнучний графік роботи в межах 09:00–21:00 з понеділка по суботу. В середньому-3–4 робочі дні на тиждень по 12 годин.
Офісна робота (Київ). Офіс є автономним у разі відключення електроенергії.
Оплачувана відпустка-18 робочих днів, 8 оплачуваних хворих днів на рік без довідок, та 11 святкових днів.
50% компенсація за професійну підготовку: курси, тренінги, вебінари тощо.
Додаткові оплачувані вихідні за певних життєвих обставин.
Прозора політика щодо відпусток (продовження відпустки на 1-3 місяці).
Можливість для навчання та розвитку: досвід та підтримка наших співробітників, професійна адаптаційна допомога під менторством протягом випробувального періоду.
Внутрішні корпоративні знижки на замовлення їжі, розваги, побутові послуги, технології, навчання, книги, здоров'я, спорт та фінансові послуги.
Швидке прийняття рішень та тестування ідей-відсутність непотрібної бюрократії та мікроменеджменту.
Професійні заходи та чати для обміну досвідом у межах групи компаній.
Командні заходи для підтримки один одного навіть у складні часи.
Чітка позиція та конкретні дії щодо досягнення Перемоги. З початку повномасштабного вторгнення ми виділили понад $4,000,000 на військові та гуманітарні цілі. І ми вважаємо одним із найбільших переваг працювати в компанії, де вас чують і слухають, а керівництво та команда відкриті для діалогу та пропозицій 😉

Подайте заявку на посаду

Дякуємо! Ваше повідомлення отримано!

Ой! Щось пішло не так під час надсилання форми.

Контакт

Вас зв'яжуться:

Яна, аутбаунд-рекрутер

Вам також може бути цікаво

Станьте найкращою версією себе з FRACTAL

Слідкуйте за нами в соціальних мережах

Venture Builders:

Tonti Laguna Group:

Tonti Laguna Prime
PDFLiner
Asolytics
42N

SaaS:

Serpstat
Ringostat
Netpeak Software
AcademyOcean
finerd
CoreHR

Група цифрових агентств:

Netpeak Ukraine
Netpeak Kazakhstan
Netpeak USA
Netpeak Bulgaria
RadASO

Послуги:

Inweb
CORE
talanovyti
FRACTAL New

Навчання:

Choice 31

Група соціальних проектів:

Group 31 (MyCity, GladPet)

Форма рекомендації

Дізнайтеся про нашу програму рекомендацій тут

Ваша рекомендація успішно надіслана!
Якщо ви хочете порадити когось іншого, ви можете переглянути поточні вакансії або дізнатися більше про FRACTAL (ex-Netpeak Group) за наданими посиланнями.

Всі вакансії | Про компанії | Програма рекомендацій

Ваше резюме успішно надіслано!
Тим часом, підпишіться на соціальні мережі FRACTAL, щоб бути в курсі важливих новин, корисних порад та нових актуальних вакансій.

Office administrator

Tech Stack

Job Description, Responsibilities & Requirements