Office Operations Specialist

Про посаду

Спеціаліст з офісних операцій для Одеського офісу

Як штатний спеціаліст з офісних операцій в Одесі, ви будете сприяти створенню надійного та добре організованого офісного середовища, надавати підтримку працівникам та відвідувачам, і щодня сприяти безперебійному досвіду роботи.

Обов'язки

• Забезпечувати безперебійне щоденне функціонування офісу та створення комфортного робочого середовища.
• Беручи участь у покращенні офісних процесів та умов праці, пропонувати та впроваджувати практичні зміни.
• Допомагати у відкритті нових офісів або переїздах: співпраця з постачальниками та підрядниками, участь у тендерах, підготовка відповідних документів (пропозиції, звіти, презентації).
• Бути основною контактною особою для орендодавця з щоденних операційних питань.
• Координувати відправку та отримання посилок, спілкуватися з кур'єрськими службами, обробляти вхідні дзвінки в офіс та відповідні запити.
• Надавати допомогу у підготовці до аудиту ISO та TISAX (внутрішнього, зовнішнього чи клієнтського).
• Ведення журналу відвідувачів, журналу карток доступу та механічних ключів, забезпечення точного відстеження та інвентаризації.
• Управління процесами закупівель та виставлення рахунків відповідно до правил компанії та забезпечення своєчасного заповнення звітів.
• Підтримка співпраці з зовнішніми постачальниками послуг - від пошуку нових до перевірки якості їх роботи.
• Підтримка актуальності компанійської документації на OneDrive (реєстри, НКД, карти розташування робочих місць, контакти тощо).
• Публікація оновлень та оголошень у місцевих комунікаційних каналах та відповідь на питання працівників.
• Допомога іншим департаментам в організації нарад, заходів чи тренінгів.
• Підготовка зустрічей для відвідувачів, клієнтів та внутрішніх нарад.
• Перевірка кухонних приладів та припасів, спілкування з клінінговими та охоронними бригадами.
• Моніторинг офісних витрат, ведення бюджетних записів та підготовка фінансових звітів відповідно до внутрішніх політик.
• Виконання регулярних інвентаризацій компанійських активів в офісі та складських приміщеннях, забезпечення точного відстеження та актуальних записів активів.

Вимоги

• 1+ рік досвіду роботи офіс-менеджером (досвід роботи в IT-компанії є плюсом)
• Середній рівень або вище англійської мови
• Високий рівень користування ПК та Інтернетом, знання продуктів MS (JIRA є плюсом)
• Відмінні навички вирішення проблем
• Стратегічне мислення та чудові аналітичні навички
• Сильний профіль командного гравця, цікавий та прагнучий до навчання
• Досвід планування та запуску нових офісів є плюсом
• Позитивна людина з підходом "можу зробити"
• Чудові навички спілкування, здатність впливати на людей
• Досвід використання ІІ-інструментів для підвищення ефективності, автоматизації рутинних завдань та підтримки прийняття рішень
• Високий рівень уваги до деталей та здатність працювати самостійно
• Здатність керувати кількома завданнями та жорсткими дедлайнами з впевненістю та легкістю
• Здатність пріоритезувати та організовувати робочий процес у команді
• Гнучкість, швидкість реакції та рішучість
• Незалежність, самоорганізованість, проактивність та відповідальність

Ми пропонуємо

• Конкурентоспроможну зарплату
• Можливість працювати в динамічному та інноваційному середовищі
• Професійні можливості для зростання та розвитку
• Колаборативна та інклюзивна культура робочого місця

Про компанію

У Intellias, де технологія займає центральне місце, люди завжди стоять на першому плані перед процесами. Створюючи комфортну атмосферу в нашій команді, ми надаємо можливості для розкриття справжнього потенціалу та досягнення надзвичайних результатів. Ось чому ми пропонуємо ряд переваг, які підтримують ваше благополуччя та сприяють професійному зростанню.

Ми прагнемо сприяти рівності, різноманітності та інклюзивності як роботодавець, який забезпечує рівні можливості. Всі кандидати будуть розглядатися для працевлаштування без дискримінації за ознакою раси, кольору шкіри, релігії, віку, статі, національності, інвалідності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності чи самовираження, статусу ветерана чи будь-якої іншої характеристики, захищеної чинним законодавством.

Ми вітаємо та святкуємо унікальність кожної людини. Приєднуйтесь до Intellias для кар'єри, де ваші перспективи та внески є життєво важливими для нашого спільного успіху.