Operations & Office Coordinator

Про посаду

Координатор операцій та офісу

Київ, Україна

Ми шукаємо талановитого працівника для приєднання до команди нашого партнера. Panenco - це бутик-студія продуктів з амбіційними підприємцями та стабільними компаніями для створення цифрових продуктів та нових підприємств. Наша команда - це зміш інженерів, дизайнерів та стратегів, які цінують досконалість, прозорість та менталітет "робити справи". Ми шукаємо досвідченого Координатора операцій та офісу для приєднання до команди в Києві. На цій посаді ви будете правою рукою нашого Менеджера з операцій. Ви візьмете на себе відповідальність за наші локальні операції в Києві з ознайомленням із глобальними процесами та допоможете нам створити професійне, структуроване та надихаюче робочі середовище.

Це не чисто адміністративна роль. Ми шукаємо людину, яка зможе внести структуру, відповідальність та енергію в роботу нашої компанії. Ви - універсальний оператор. Ви поєднуватимете фінансову адміністрацію, операції з персоналом, управління процесами, пов'язаними з ISO 27001, та управління офісом. Ваша робота допоможе нашій команді працювати безперебійно, залишаючись у відповідності та відчувати підтримку щодня.

Тип співпраці: Офіс у Києві, на місці 5 днів на тиждень

Обов'язки

Роль приблизно розподілена так:

• 30% Фінансова адміністрація
  • Ви будете підтримувати щомісячні операційні та фінансові процеси, включаючи бухгалтерський облік, виставлення рахунків та білінг, AP & AR, обробку зарплати, фінансову звітність, аудит, комунікацію із зацікавленими сторонами, управління постачальниками та локальними адміністративними процесами.
• 30% Операції з персоналом
  • Ви будете підтримувати адміністрування життєвого циклу працівників, підтримку зарплати та компенсацій, управління часом та відвідуваністю, адміністрування внутрішніх політик та загальне управління HR-процесами для всіх наших команд.
• 20% Підтримка ISMS та ISO 27001
  • Ви будете допомагати в управлінні нашою Системою управління інформаційною безпекою відповідно до вимог ISO 27001. Це включає управління ризиками, процедурами, управління активами та доступом, документацією, перевірками відповідності, повторюваними процесами, пов'язаними з безпекою, та багато іншого.
• 20% Управління офісом
  • Ви будете керувати щоденним функціонуванням нашого офісу в Києві (місцезнаходження буде визначено), включаючи постачання, обладнання, місцеві постачальники, командні заходи, покращення робочого місця та загальну атмосферу офісу.

Хто ви

• Досвідчений: У вас є доведений досвід роботи в операціях, управлінні офісом або аналогічній універсальній операційній ролі (2+ роки досвіду). Ви знаєте, як виглядає "добре" і можете це втілити.
• Структурований, але гнучкий: Вам комфортно з ригорозністю стандартів ISO та виставленням рахунків, але ви можете швидко переключитися, коли потрібно організувати командну подію або надійшов терміновий запит.
• Фінансово точний: У вас є досвід у виставленні рахунків, двосторонньому бухгалтерському обліку, обробці витрат, табелях часу чи іншій фінансовій адміністрації.
• Практичний вирішувач проблем: Ви практичні, винахідливі і не боїтеся звалювати рукава. Будь то вирішення офісної проблеми, координація постачальника, вдосконалення процесу чи пошук обхідного шляху, коли щось ламається, ви берете на себе відповідальність та виконуєте роботу.
• Культурно орієнтований: Вам дійсно дбають про людей. Ви розумієте, що чудовий офісний "настрій" - це не випадковість, а результат послідовності, емпатії та ініціативи.
• Володієте англійською: Оскільки ви будете тісно співпрацювати з менеджером з операцій, відмінні навички спілкування англійською (рівень C1) є обов'язковими. (Знання голландської не обов'язково).
• Локальна присутність: Вам подобається енергія команди, і ви раді бути фізично присутніми в нашому офісі в Києві 5 днів на тиждень, залишаючись гнучкими, коли цього вимагають обставини.

Що ми пропонуємо

• Ключова роль у міжнародному студійному підприємстві з високим рівнем зростання.
• Тісне співробітництво з керівництвом та бельгійською штаб-квартирою.
• Автономність формувати власні процеси та сприяти операційній стратегії фірми.
• Професійна культура, де якість є стандартом.
• Інструменти та підтримка, необхідні для успіху.

Надаючи свою заявку, ви підтверджуєте, що IntellectEU обробляє ваші персональні дані для цілей працевлаштування на основі договірних кроків та законних інтересів. Ваші дані можуть бути передані авторизованому персоналу та постачальникам послуг, включаючи BambooHR, та передані за кордон з відповідними гарантіями. Ми зберігаємо дані заявників до 24 місяців, якщо лише закон не вимагає іншого або не вимагає їхнього виділення раніше. Щоб дізнатися більше, див. нашу Політику конфіденційності.