RBS Admin Assistant (with Invoice, SAP and Logistic experience)

Про посаду

Ми шукаємо асистента адміністратора RBS з досвідом роботи з інвойсами, SAP та логістикою, щоб приєднатися до нашої команди в SGS. Ідеальний кандидат надаватиме підтримку в адміністративних завданнях бізнес-лінії, забезпечуючи безперебійну роботу та дотримання внутрішніх та договірних вимог.

Обов'язки

• Створення замовлень на закупівлю: Видавати детальні та точні замовлення на закупівлю для зовнішніх постачальників та філіалів, забезпечуючи дотримання внутрішніх та договірних вимог. Відстежувати доставку, терміни та якість послуг. Підтримувати постійний зв'язок з постачальниками та внутрішніми командами для вирішення проблем або коригування замовлень. Управляти записами та документацією, пов'язаними з кожною закупівлею, для внутрішніх або зовнішніх аудитів.
• Допомога в підготовці пропозицій та тендерів: Надавати підтримку в зборі технічної, фінансової та адміністративної інформації, необхідної для пропозицій та тендерів. Допомагати у написанні, перегляді та форматуванні документів для відповідності вимогам клієнтів або тендерів. Забезпечувати своєчасну подання пропозицій, підтримуючи контроль версій та відстеження документів. Координувати роботу з різними відділами (продажі, операції, фінанси) для забезпечення точності та послідовності всієї інформації.
• Підтримка колег: Надавати підтримку з додатковими адміністративними потребами за потреби. Розвивати навички та знання для прогресу у кар'єрі. Розвиває довіру, надаючи своєчасні відповіді на всі запити, будь то через Teams, електронну пошту чи телефон. Пропагувати позитивне ставлення "Можна зробити!" та безпечне робоче середовище. Бути обізнаним та відповідним процедурам та стандартам SGS. Проявляти ініціативу у всьому, що ми робимо, та виконувати інші обов'язки, необхідні для досягнення місії SGS щодо обслуговування, якості та зростання. Будувати та підтримувати міцні робочі відносини. Забезпечувати, щоб робоча зона в GBS завжди була чистою та презентабельною. Залишатися в курсі процедур забезпечення якості SGS. Дотримуватися всіх політик та процедур SGS щодо QHSE та HR.

Вимоги

• Освіта: Ступінь бакалавра з адміністрування, секретарських наук або подібних дисциплін.
• Навички:
  • Високий рівень володіння офісними інструментами (Excel, Outlook, PowerPoint, Word).
  • Високий рівень володіння програмами на базі Windows.
  • Хороше володіння англійською мовою (B2+).
• Досвід:
  • Попередній досвід роботи в адміністративних ролях.
  • Досвід роботи в Salesforce.
  • Досвід роботи в LinkedIn.
  • Знання німецької мови.

Ми пропонуємо

• Гібридний режим роботи: Може відрізнятися залежно від країни філії, має бути готовність до роботи на місці протягом 2 до 6 місяців.

Про компанію

Ми - SGS – провідна світова компанія з тестування, інспекції та сертифікації. Ми визнані глобальним еталоном якості та чесності. Наші 93,000 співробітників працюють у мережі з 2,600 офісів та лабораторій, працюючи разом для створення кращого, безпечнішого та більш взаємопов'язаного світу.