Assistant/e administratif/ve - Bo House

About the Position

Assistant/e administratif/ve - Bo House

Gassin, Var, France

Full Time

Admin

Mid Level

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About the Company

Bo House est une marque d’hospitalité spécialisée dans la location de résidences d’exception et la création de séjours entièrement personnalisés, au cœur de destinations emblématiques, de Saint-Tropez à Courchevel en passant par Saint-Barthélémy.

À la croisée de la maison privée, de l’hôtellerie cinq étoiles et de la conciergerie sur mesure, Bo House propose bien plus qu’un lieu où séjourner. Chaque propriété est sélectionnée pour son caractère, son emplacement et sa capacité à offrir une expérience véritablement mémorable.

La marque associe l’intimité et la liberté d’une demeure à la qualité de service d’un palace. Chef à domicile, chauffeur privé, expériences personnalisées ou organisation du quotidien : chaque détail peut être anticipé et orchestré avec discrétion.

Bo House appartient au groupe Eterniti. Groupe international d’hospitalité, Eterniti a été fondé à Genève en 2018 par Maxime Friess et Laurent Lacourt. Eterniti propose une troisième voie entre l’hôtellerie traditionnelle et les plateformes de réservation : l’intimité et la liberté d’une résidence privée, associées à la qualité de service, à la fiabilité et au savoir-faire opérationnel d’un groupe hôtelier. Son portefeuille rassemble aujourd’hui plus de 800 villas, chalets et appartements, répartis dans plus de 25 destinations, pour une valeur immobilière sous gestion supérieure à 2 milliards d’euros. Le groupe s’appuie sur des équipes implantées localement et une infrastructure technologique commune afin d’assurer la location, la conciergerie, la gestion des propriétés et l’ensemble du parcours client.

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Responsibilities

Administration des réservations

• Réception des contrats signés.
• Mise en copie de la direction à chaque réception de contrat.
• Création et enregistrement des réservations sur Palm.
• Vérification que chaque dossier est complet.

Gestion des mandats de location

• Préparation et envoi des mandats de location.
• Suivi des signatures.
• Vérification de la conformité des mandats.
• Classement des mandats dans le Drive.
• Suivi des renouvellements et des échéances.

Conformité (TRACFIN & KYC)

• Lancement des vérifications TRACFIN pour tous les dossiers (clients et propriétaires).
• Vérification des pièces obligatoires et de la conformité des dossiers.

Paiements & Comptabilité

• Envoi des appels de fonds.
• Relance des paiements.
• Suivi des encaissements.
• Préparation des retours de caution après validation.
• Suivi des taxes de séjour et autres frais.

Gestion documentaire

• Mise à jour et organisation du Drive.

• Classement des contrats, mandats, états des lieux, factures et autres documents.

• Vérification que chaque dossier contient l'ensemble des pièces nécessaires.

• Création et mise à jour des fiches clients (Cardex).

• Mise à jour des fiches propriétaires.

• Suivi des informations et préférences des clients.

Gestion des propriétés

• Mise à jour des disponibilités des villas.
• Vérification des informations et des tarifs des biens.

États des lieux & Huissiers

• Organisation des rendez-vous avec les huissiers.
• Suivi des états des lieux d'entrée et de sortie.
• Classement des constats dans les dossiers.

Communication

• Mise à jour du site internet.
• Publication des stories prévues.

Suivi administratif quotidien

• Suivi des dossiers en cours.
• Relances des clients, propriétaires et prestataires.
• Signalement des dossiers urgents ou bloqués.
• Contrôle quotidien des échéances (paiements, signatures, arrivées, départs, huissiers, cautions).

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Requirements

• Core Skills:

  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais
  • Expérience sur des missions similaires
  • Organisé/e, rigoureux/se et minutieux/se
  • Capacité à travailler en autonomie et en équipe

• Secondary Skills:

  • Connaissance d’une troisième langue (un plus)
  • Permis de conduire et véhicule
  • Connaissance de Saint-Tropez ou sa région

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We Offer

• Contrat à durée indéterminée
• Primes annuelles déclarées sur fiche de salaire
• Ordinateur et téléphone portable professionnel à disposition
• Vivre à Saint-Tropez ;)

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About the Company

Bo House est une marque d’hospitalité spécialisée dans la location de résidences d’exception et la création de séjours entièrement personnalisés, au cœur de destinations emblématiques, de Saint-Tropez à Courchevel en passant par Saint-Barthélémy.

À la croisée de la maison privée, de l’hôtellerie cinq étoiles et de la conciergerie sur mesure, Bo House propose bien plus qu’un lieu où séjourner. Chaque propriété est sélectionnée pour son caractère, son emplacement et sa capacité à offrir une expérience véritablement mémorable.

La marque associe l’intimité et la liberté d’une demeure à la qualité de service d’un palace. Chef à domicile, chauffeur privé, expériences personnalisées ou organisation du quotidien : chaque détail peut être anticipé et orchestré avec discrétion.

Bo House appartient au groupe Eterniti. Groupe international d’hospitalité, Eterniti a été fondé à Genève en 2018 par Maxime Friess et Laurent Lacourt. Eterniti propose une troisième voie entre l’hôtellerie traditionnelle et les plateformes de réservation : l’intimité et la liberté d’une résidence privée, associées à la qualité de service, à la fiabilité et au savoir-faire opérationnel d’un groupe hôtelier. Son portefeuille rassemble aujourd’hui plus de 800 villas, chalets et appartements, répartis dans plus de 25 destinations, pour une valeur immobilière sous gestion supérieure à 2 milliards d’euros. Le groupe s’appuie sur des équipes implantées localement et une infrastructure technologique commune afin d’assurer la location, la conciergerie, la gestion des propriétés et l’ensemble du parcours client.