Office Manager

About the Position

Office Manager

Zakarpattia

Administration Service Division – Office Management Team

Full-time / On-site

Apply for this job

---

Ajax Systems - міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.

Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.

---

Responsibilities

• Забезпечення офісу та виробничих площ - забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ.
• Контроль чистоти та порядку - організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу.
• Замовлення продовольчих товарів - контроль та замовлення продовольчих товарів.
• Замовлення необхідних товарів - контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок.
• Організація інших замовлень - інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації).
• Організація робочих місць - організація та переміщення робочих місць для персоналу.
• Пошук та підбір підрядників - пошук інформації по підбору підрядників, порівнювання цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів).
• Робота в 1С - створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші.
• Ведення операційних процесів - ведення процесів транспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування.
• Підготовка звітності - підготовка звітності з витрат.
• Робота з кореспонденцією - відправлення / отримання кореспонденції.

---

Requirements

• Розвинені комунікаційні навички - вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання.
• Проактивність та активна позиція - готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіанти, а не лише працювати за чіткими інструкціями.
• Організованість та уважність до деталей - здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі.
• Вміння працювати в режимі багатозадачності - здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами.
• Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач - не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення.
• Бажання навчатися та розвиватися - готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи.
• Впевнене користування цифровими інструментами - Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи.
• Навички роботи з Excel / Google Sheets - на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності.
• Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов’язковим - важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему.
• Аналітичний підхід - вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант.
• Стресостійкість та відповідальність - здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату.

---

Nice to Have

• досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції;
• досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками;
• досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності;
• досвід роботи з ERP-системами.

---

We Offer

• Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем;
• Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента;
• Заняття англійською;
• Медичне страхування;
• Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту - отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу);
• Різносторонні проєкти та професійне зростання;
• Драйвову команду;
• Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;

---

We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses and identifying potential inconsistencies or verification signals in application materials based on available information. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.

Apply for this job

Ajax Systems Home Page

Jobs powered by