Administrative Assistant

Про посаду

Компанія Def-tech у Львові, Україна, шукає Адміністративного асистента для підтримки нашої команди керівництва інженерної групи. На цій посаді ви будете тісно співпрацювати з Co-CTO та Головою штабу, технологій, допомагаючи їм зосередитися на стратегічних пріоритетах шляхом управління графіками, координації комунікацій, організації нарад та забезпечення безперебійного щоденного функціонування.

Ви відіграватимете ключову роль у забезпеченні ефективної співпраці між командами, зберігаючи високий рівень організації, конфіденційності та уваги до деталей.

Ідеальний кандидат є проактивним, високоорганізованим та комфортно працює у динамічному технологічному середовищі - здатний передбачати потреби, керувати множинними пріоритетами та ефективно спілкуватися зі стейкхолдерами на всіх рівнях.

Обов'язки

• Управління складними календарями, графіками та координацією нарад для керівництва інженерної групи
• Організація внутрішніх та зовнішніх нарад, включаючи підготовку порядку денного, ведення нотаток з нарад та відстеження виконаних пунктів
• Координація діяльності керівництва, командних заходів та крос-функціональних ініціатив
• Підтримка комунікації між керівництвом інженерної групи та внутрішніми стейкхолдерами
• Організація ділових поїздок, проживання та супутніх логістичних питань за потреби
• Підготовка презентацій, документів, звітів та інших адміністративних матеріалів
• Підтримання конфіденційної інформації з професіоналізмом та розсудливістю
• Відстеження поточних завдань, пріоритетів та термінів для своєчасного виконання
• Допомога у вдосконаленні адміністративних процесів та підтримці операційної ефективності в рамках інженерної організації

Вимоги

• 2+ роки досвіду роботи в якості асистента виконавчого директора, персонального асистента, офіс-менеджера або аналогічної адміністративної ролі
• Відмінні організаційні та управлінські навички з здатності визначати пріоритети для множинних завдань
• Сильні навички письмової та усної комунікації
• Високий рівень уваги до деталей та точності
• Здатність працювати самостійно, проявляти ініціативу та передбачати бізнес-потреби
• Досвід у координації нарад, календарів та графіків виконавців
• Знання інструментів Microsoft Office або Google Workspace
• Здатність поводитися з конфіденційною інформацією з розсудливістю

Буде плюсом

• Досвід підтримки старших керівників у технологічній чи програмній компанії
• Знання проектних та коопераційних інструментів (Jira, Confluence, Notion, Asana)
• Досвід у координації корпоративних заходів або оффсайтів для керівництва
• Розуміння Agile-середовищ або організацій програмного розроблення
• Передові навички презентацій та форматування документів

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування з конкурентоспроможною зарплатнею та прозорими умовами співпраці
• 24 календарні дні оплачуваної відпустки та оплачуваної лікарняної
• Відстрочка від військової служби
• Атмосфера довіри, відкритої комунікації та лідерства
• Підтримка ініціативи, ідей та професійного зростання
• Компенсація за навчальні та тренінгові програми
• Уроки англійської мови
• Командні заходи та корпоративні події у колаборативному середовищі

Про компанію

Приєднуйтесь до нас у центрі інженерного керівництва у швидкозростаючій технологічній компанії - де ваші організаційні навички та ініціатива безпосередньо сприяють впливу команди.

Якщо ви людина, яка бере на себе відповідальність, підтримує плавність роботи та процвітає у динамічному середовищі - ми хотіли б почути вас.