Administrative Specialist (Procurement Support)

Про посаду

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH в Україні шукає кваліфікованого професіонала для проекту “Підтримка реінтеграції повернулих осіб” на посаду Адміністративного спеціаліста (підтримка закупівель), (повна зайнятість, Київ).

Програма із заохочення місцевих структур, що підтримують добровільне повернення та реінтеграцію, покращує організаційні та технічні можливості місцевих структур, що відіграють важливу роль у реінтеграції у вибраних регіонах та громадах України. Окрім розробки та впровадження широких заходів із розвитку потенціалу для різних груп суб'єктів, залучених до реінтеграції у вибраних громадах, проект сприятиме горизонтальному, загальнонаціональному обміну досвідом та наданню інформації в міжнародному контексті. З цією метою GIZ наразі готує проектну пропозицію для Європейського фонду притулку, міграції та інтеграції (AMIF).

Обов'язки

• Підтримка процесів закупівель: Відповідальність за підготовку та моніторинг процесів закупівель з дотриманням відповідних вимог щодо дотримання стандартів. Збір котирувань для ринкових досліджень, підготовка документації та забезпечення відповідності правилам закупівель GIZ.
• Економічна оцінка ринкових цін: Аналіз та оцінка ринкових цін на основі економічних критеріїв для вибору кращих постачальників.
• Юридична консультація щодо закупівель: Надання консультацій команді проекту та партнерським установам з усіх питань законодавства про закупівлі для забезпечення відповідності всіх процесів законодавству.
• Підтримка підготовки сервісних контрактів та контрактів на закупівлю товарів: Складання, перегляд, забезпечення якості документів для укладення контрактів на послуги та товари, необхідних для проекту (консультанти та постачальники послуг).
• Документація та архівування: Надання підтримки структурованому цифровому та фізичному архівуванню контрактів, забезпечення повноти, точності та готовності до аудиту.
• Моніторинг та відповідність: Відстеження термінів контрактів, виконання зобов'язань та звітності; забезпечення дотримання стандартів GIZ.
• Фінансова адміністрація: Надання допомоги у перевірці рахунків-фактур, запитах на виплату та відстеженні бюджету, пов'язаного з контрактованими послугами.
• Координація зі стейкхолдерами: Спілкування з консультантами, постачальниками та персоналом проекту для забезпечення своєчасної подачі документів та виконання зобов'язань.
• Підтримка управління проектом: Надання адміністративної підтримки команді проекту, включаючи введення даних, звіти та документацію щодо дотримання стандартів.

Вимоги

• Завершена відповідна вища освіта (наприклад, право, економіка, бізнес-адміністрування) або еквівалентний досвід та навички.
• Досвід роботи з міжнародними організаціями та відповідний досвід у зв'язку з міжнародними проектами.
• Не менше 5 років досвіду роботи в управлінні контрактами та проектами.
• Глибоке розуміння законодавства про закупівлі та управління контрактами.
• Технічні навички: Володіння MS Office; досвід роботи зі структурованими системами архівування та цифровою документацією.
• Чесність: Зобов'язання щодо конфіденційності, дотримання стандартів та прозорих адміністративних процесів.
• Командна робота: соціальна та міжкультурна компетентність, організаційні навички, висока політична чутливість та здатність до співпраці та налагодження зв'язків на національному та міжнародному рівнях.
• Аналіз та організаційні навички: Висока точність, надійність та здатність керувати кількома термінами.
• Готовність до ділових поїздок по Україні.
• Володіння українською мовою на рівні C1, англійською мовою.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування, фіксована зарплата в євро, премії за результати роботи та 13-та зарплата.
• Медичне страхування, 29 днів відпустки щорічно.
• Мовні курси, тренінги з розвитку навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можливість гнучкого та дистанційного робочого часу (залежно від потреб проекту до 10 днів на місяць в межах України).
• Значуща та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення - Київ. Початок роботи у листопаді/грудні 2026 (залежно від затвердження проекту донором). Термін дії контракту - 1 рік з можливістю продовження.

GIZ є роботодавцем, що забезпечує рівні можливості, і пропонує привабливі та складні умови роботи з можливістю підвищення кваліфікації. Лише відібрані кандидати будуть контактувати для наступних етапів процесу відбору.

Подача заявки

Ми з нетерпінням чекаємо на Вашу заявку англійською мовою, що включає Ваше резюме та супровідний лист, в якому Ви пояснюєте свою мотивацію подати заявку на цю посаду на електронну адресу @email до COB четверга, 15 жовтня 2026.

Кандидатам пропонується надіслати свої документи з наступними назвами:

• Прізвище Ім'я_CV
• Прізвище Ім'я_Супровідний лист

Надаючи заявку, Ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів відбору виключно відповідно до правил конфіденційності даних GIZ. Ви можете ознайомитись із цими правилами за посиланням Data protection | GIZ.