Адміністративно-операційний менеджер

About the Position

Наш клієнт - данська компанія, що спеціалізується на виробництві високотехнологічних спортивних протезних стоп для спортсменів, ветеранів та активних користувачів по всьому світу. Робота компанії в Україні є важливою місією, спрямованою на відновлення мобільності та незалежності людей.

Шукаємо системного, практичного та відповідального Адміністративно-операційного менеджера, який відповідатиме за ключові операційні процеси компанії в Україні.

Основний фокус ролі - фінанси, контракти, комплаєнс, замовлення, логістика та інвентаризація. Ви забезпечуватимете належну організацію процесів, координацію зовнішніх спеціалістів та контроль усіх операційних питань від початку до завершення.

Responsibilities

• Операційна підтримка української команди: бути основною точкою координації адміністративних та операційних питань від команд продажів, клінічного напряму, маркетингу та менеджменту - від запиту до повного завершення.
• Координація з командою та зовнішніми партнерами: забезпечувати взаємодію між українською командою, головним офісом компанії в Данії та зовнішніми спеціалістами - бухгалтерами, юристами, банками, митними брокерами, перевізниками та постачальниками.
• Фінансове адміністрування: вести рахунки, чеки, витрати, платежі, компенсації та виплати підрядникам; розраховувати заробітну плату для працівників на фіксованому окладі; вести простий фінансовий облік і готувати дані для данських бухгалтерів.
• Договори та документація: координувати укладання та супровід договорів із клієнтами, клініками, постачальниками, підрядниками та партнерами; контролювати документацію, підписання та актуальні статуси.
• Замовлення та логістика: супроводжувати клієнтські замовлення від підтвердження до доставки й оплати; координувати відвантаження, імпорт/експорт, митне оформлення, роботу з кур’єрами, повернення та гарантійні відправлення; готувати необхідні супровідні документи.
• Облік продукції та демо-одиниць: підтримувати актуальну систему обліку продукції та зразків/демо-одиниць, включно із серійними номерами, локаціями та переміщеннями.
• Офіс та внутрішнє адміністрування: забезпечувати щоденну операційну роботу київського офісу, організовувати технічне забезпечення та закупівлю витратних матеріалів, за потреби підтримувати онбординг і вести корпоративну документацію.
• Процеси та операційна ефективність: створювати й підтримувати прості, зрозумілі та надійні процеси у сферах адміністрування, закупівель, фінансів, договорів, обліку та логістики.
• Розвиток української структури: у перспективі - долучитися до побудови та адміністрування NGO компанії в Україні, зокрема відповідати за адміністративні процеси та compliance або координувати роботу зовнішньої агенції

Requirements

Досвід в operations / адмініструванні, фінансовому адмініструванні, договірній роботі, логістиці або закупівлях

• Практичний досвід роботи з фінансовою документацією та платежами
• Досвід роботи з договорами та документообігом
• Досвід координації бухгалтерів, юристів, банків і постачальників
• Розуміння українського документообігу та адміністративних процесів
• Базове розуміння логістики та поставок; досвід роботи з фізичними товарами та складським обліком
• Впевнена робота з документами та таблицями
• Здатність вести кілька процесів одночасно, уважність до деталей
• Ownership: самостійно організовувати роботу та доводити задачі до результату
• Вільна українська та англійська B2+ (Upper-Intermediate) - регулярна комунікація з Country Director та головним офісом у Данії

We Offer

• Роль із прямим впливом - ви станете операційною опорою української команди
• Міжнародну команду та пряму комунікацію з головним офісом у Данії
• Соціально значущу місію для ветеранів та людей, які втратили кінцівки
• Конкурентну заробітну плату відповідно до досвіду
• Повну зайнятість, Пн-Пт, 9:00-18:00
• Оплачувану відпустку відповідно до законодавства України
• Відкритість до працевлаштування ветеранів

Apply for this job

Apply for this job

based in Kyiv, UA

operating globally