Competition for the Position of Program Assistant

Про посаду

Конкурс на посаду асистента програми

Фундація "Східна Європа" оголошує конкурс на посаду асистента програми.

• Дата початку роботи: якнайшвидше
• Місце роботи: Київ, Україна
• Тип зайнятості: повний робочий день
• Формат роботи: офлайн

Обов'язки

1. Підтримка процедур закупівель послуг / товарів / робіт відповідно до політики та процедур Фундації "Східна Європа", а саме:

   • Підготовка повного пакету тендерної документації відповідно до процедур Фундації "Східна Європа";
   • Збір, архівування та регулярне оновлення документів, пов'язаних з проектами (контракти, пропозиції, замовлення, додатки, форми оцінки, звіти, акти тощо);
   • Завершення технічних вимог у координації з менеджерами проектів;
   • Контроль процесу закупівель, включаючи розміщення замовлень на закупівлю, перегляд отриманих заявок на закупівлю, запит та збір пропозицій цін, проведення ринкового дослідження товарів і послуг, порівняння заявок або підтримка їх оцінки;
   • Перевірка відповідності отриманих комерційних тендерних пропозицій та переліку документів вимогам політики Фундації "Східна Європа";
   • Забезпечення своєчасного збору тендерних заявок відповідно до затвердженого керівництвом запиту на закупівлю та зазначених критеріїв відбору;
   • Участь у веденні закупівельних файлів, введення даних в експертні регістри, регулярне оновлення трекера закупівель;
   • Забезпечення надання повної та відповідної документації на закупівлі для розгляду та затвердження;
   • Ввічливе та ділове спілкування з потенційними постачальниками та партнерами програми;
   • Консультування персоналу програми щодо відповідних форматів і шаблонів, а також політики закупівель Фундації "Східна Європа";
   • Перевірка первинних бухгалтерських документів.

2. Допомога у реалізації програми щодня, включаючи:

   • Організацію заходів, конференцій та інших подій;
   • Матеріально-технічне забезпечення заходів програми, нарад, конференцій, круглих столів, семінарів тощо;
   • Збір даних про діяльність Програми, оновлення баз даних;
   • Допомога в організації онлайн та офлайн нарад;
   • Ведення робочих записів, включаючи супровід нарад в кінці;
   • Координація водіїв / транспортних засобів;
   • Отримання / відправлення / підписання / сканування / належне зберігання документів тощо.

3. Виконувати інші завдання в межах компетенції за запитом керівництва.

Вимоги

• Вища освіта за спеціальностями бізнес-адміністрування / менеджмент / фінанси / економіка / освітній ступінь за спеціальностями закупівлі, логістика та/або суміжні спеціальності;
• 2-3 роки доведених професійних навичок у сфері закупівель та управління контрактами;
• Вільне володіння українською мовою, бездоганний і грамотно виражений;
• Впевнене використання ПК та MS Office (включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook), впевнене використання інструментів Google Drive;
• Чесність, відповідальність, ініціативність;
• Досвід роботи в державному секторі та/або міжнародних організаціях буде плюсом;
• Знання англійської мови (середній рівень і вище) буде плюсом;
• Досвід роботи з Trello буде плюсом.

Буде плюсом

• Здатність працювати з інформацією та систематизувати її;
• Уважність до деталей;
• Високий рівень самоорганізації;
• Бажання вчитися;
• Здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності, адаптуватися до змін;
• Досвід успішного встановлення та коригування пріоритетів;
• Стриманість і старанність у виконанні завдань.

Ми пропонуємо

• Можливість працювати з авторитетною організацією в Києві, Україна.
• Захоплююча та впливова робота в галузі програмної допомоги та закупівель.

Про компанію

Фундація "Східна Європа" присвячена просуванню демократичних цінностей, прав людини та верховенства права у Східній Європі.

Процес подання заявки

Будь ласка, надсилайте заявки (резюме, що містить відповідний досвід роботи та навички, прямі контактні дані) до 23:00 30 червня 2023 на адресу: [email protected] з позначкою “Program Assistant”.

Контактна інформація

Юлія Заплавна, координатор компоненту "Е-сервіси", Фундація "Східна Європа" [email protected]