Document Control Coordinator (Office, Full-Time)

Про посаду

Координатор контролю документів (Офіс, повний робочий день)

Компанія Nova Ukraine шукає Координатора контролю документів, який є уважним до деталей і високоорганізованим, щоб допомогти забезпечити точне управління документами та підтримати адміністративні процеси організації в Києві, Україна.

Чому варто працювати з нами?

• 🏢 Значуща робота – Допоможіть підтримувати ефективні та прозорі процеси управління документами, які сприяють успішній реалізації гуманітарних ініціатив.
• 🌍 Цільова роль – Ваш внесок допоможе команді більш ефективно реалізовувати програми, які підтримують окремих людей та громади по всій Україні.
• 📊 Професійний ріст – Отримайте практичну досвід управління документами, адміністративної підтримки та внутрішніх операцій у рамках некомерційної організації.
• 📌 Організаційні переваги – Участь у програмах добровільного медичного та страхування життя, доступ до послуг психологічної підтримки та корпоративних курсів англійської мови.

Обов'язки

• Реєструвати та вести облік вхідної, вихідної та внутрішньої організаційної документації.
• Підготовка документів для надання контрагентам, включаючи попередній огляд, друк та координацію підписів.
• Перевірка відповідності внутрішнім процедурам затвердження контрактів перед наданням документів на підпис.
• Організація, ведення та підготовка поточної документації для архівування.
• Сканування, файлування, організація та архівування контрактів, актів приймання, рахунків-фактур, накладних та інших документів відповідно до встановлених вимог, як у фізичному, так і в електронному форматах.
• Завантаження та зберігання документів, отриманих через електронну систему управління документами Vchasno.
• Ведення реєстрів документів та забезпечення їх точності та актуальності.
• Координація доставки документів контрагентам та збір кореспонденції з поштових відділень.
• Спілкування з працівниками інших відділів щодо відправлення документів та підтвердження отримання документів.

Вимоги

• Вища освіта або поточна реєстрація в останні роки навчання в університеті.
• Впевнене володіння MS Office (Excel, Word), Google Docs та Google Sheets.
• Сильні організаційні навички, уважність до деталей та високий рівень відповідальності.
• Здатність працювати з великим обсягом документації, дотримуючись встановлених процедур.
• Мотивація до навчання, професійного зростання та підтримки місії Nova Ukraine.

Буде плюсом

• Знання англійської мови – Середній рівень (B1+) або вище.

Умови роботи

• Офіційне працевлаштування відповідно до трудового законодавства України.
• Гнучкий робочий графік (з понеділка по п’ятницю).

Ми будемо раді отримати ваше резюме разом із супровідним листом та фінансовими очікуваннями та розглянемо вашу кандидатуру. Ваш особистий внесок зробить величезну різницю у досягненні наших цілей та місії. Приєднуйтесь до нас, щоб разом змінювати світ на краще.