Executive assistant

Про посаду

Ми шукаємо Виконавчого асистента для підтримки заступника виконавчого директора в Києві, Україна, з гібридним варіантом роботи. Роль включає організацію розкладу заступника виконавчого директора, координацію завдань, підготовку нарад та забезпечення належного документообігу. Виконавчий асистент буде взаємодіяти з різними командами, включаючи адміністративну, ІТ, фінансову, юридичну, закупівельну, HR та проектні команди. Роль вимагає збору необхідного контексту, відстеження термінів виконання та швидкого повернення до робочих завдань.

Обов'язки

• Підтримка та оновлення робочого календаря заступника виконавчого директора.
• Планування внутрішніх та зовнішніх нарад.
• Координація часу нарад з учасниками, підготовка порядку денного та необхідних матеріалів.
• Збір та організація інформації для нарад та робочих обговорень.
• Фіксування завдань, домовленостей, відповідальних осіб та термінів виконання.
• Моніторинг виконання завдань та підготовка коротких статусних оновлень для заступника виконавчого директора.
• Підготовка проектів листів, меморандумів, супровідних листів та інших документів.
• Перевірка повноти документів перед затвердженням або підписанням.
• Координація процесу затвердження, підписання та передачі документів.
• Обробка вхідних запитів та збір необхідного контексту перед пересиланням заступникові виконавчого директора.
• Координація взаємодії між адміністративною, ІТ, фінансовою, юридичною, закупівельною, HR та проектними командами.
• Ведення робочих реєстрів, списків завдань та списків документів.
• Надання організаційної підтримки для ділових поїздок, зовнішніх нарад та робочих заходів.
• Оновлення внутрішніх інструкцій, контактів та інформації, пов'язаної з областями роботи заступника виконавчого директора.

Вимоги

• Досвід роботи виконавчим асистентом, адміністративним асистентом, координатором або офіс-менеджером.
• Вища чи незавершена вища освіта.
• Вільне володіння українською мовою (усна та письмова форма).
• Впевнене використання Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive та SharePoint.
• Навички управління календарем, організації нарад та роботи з документами.
• Здатність структурувати велику кількість інформації та розподіляти пріоритети завдань.
• Уважність до деталей, системний підхід та відповідальне ставлення до термінів виконання.
• Здатність ясно, правильно та дружелюбно спілкуватися з колегами та зовнішніми партнерами.
• Готовність самостійно уточнювати інформацію та збирати необхідний контекст.
• Дотримання конфіденційності та ділової етики.

Буде плюсом

• Досвід роботи в некомерційній організації, ІТ-компанії або проектному середовищі.
• Досвід взаємодії з донорами, партнерами, підрядниками або державними органами.
• Володіння англійською мовою на середньому рівні або вище.
• Досвід роботи з електронними системами управління документами.
• Досвід у підготовці протоколів нарад та подальших дій.
• Розуміння адміністративних, закупівельних або договірних процесів.
• Досвід організації поїздок, заходів або зовнішніх нарад.
• Здатність готувати короткі інформаційні звіти та підсумки для керівництва.

Ми пропонуємо

• Конкурентоспроможну зарплату, пов'язану з курсом валюти.
• Роботу, яка сприяє розвитку України.
• Професійну команду. Позитивна робочі атмосфера.
• Оплачувану відпустку та лікарняні.
• Можливості для професійного зростання.
• Офісна робота в Києві та гібридний варіант роботи.

Про компанію

[Опис компанії, якщо є]