Executive Assistant to the CEO

Про посаду

Асистент виконавчого директора

Компанія Nova Ukraine шукає проактивного, ввічливого та високоорганізованого асистента виконавчого директора, щоб забезпечити пряму операційну та адміністративну підтримку виконавчому директору як його/її основного клієнта, з додатковою підтримкою іншим керівникам вищого рівня за потреби. Будучи надійним стратегічним та організаційним партнером, асистент виконавчого директора захистить час керівництва, керуватиме складною глобальною логістикою, виконуватиме сортування вхідної пошти та підтримуватиме безперебійну операційну безперервність через міжнародні часові пояси.

Обов'язки

Управління календарем

• Проактивне управління та оптимізація складного графіка виконавчого директора, пріоритезація конкуруючих вимог, вирішення конфліктів та забезпечення належної підготовки до нарад.
• Підтримка узгодженості календаря між Вашингтоном, DC, Києвом, Україна та європейськими часовими поясами.

Контроль доступу та комунікація

• Виступати в ролі основного охоронця та посередником між зацікавленими сторонами, керувати вхідними запитами та щоденним сортуванням вхідної пошти.
• Підготовка, редагування та коректування високорівневої виконавчої кореспонденції, інформаційних документів та організаційних комунікацій з дотриманням шаблонів, керівництв по стилю та вимог щодо конфіденційності Nova Ukraine.
• Представляти виконавчого директора та Nova Ukraine професійно перед внутрішніми командами, членами ради, великими донорами та зовнішніми міжнародними зацікавленими сторонами.

Підготовка до нарад та проектів

• Співпраця з іншими членами команди виконавчої підтримки для координації нарад ради, відступів та стратегічних заходів.
• Підготовка порядку денного, інформаційних матеріалів, презентаційних матеріалів та інших документів для нарад.
• Ведення протоколів, відстеження пунктів дій та контроль виконання доручених завдань.
• Підтримка спеціальних проектів від планування до завершення.

Логістика та адміністрування

• Планування та виконання повної логістики внутрішніх та міжнародних поїздок, включаючи маршрути подорожей, проживання, логістику нарад та плани на випадок форс-мажору, переважно по США, Європі та Україні.
• Обробка звітів про витрати, відшкодування витрат на подорожі та відстеження адміністративного бюджету для офісу виконавчого директора в Salesforce.
• Підтримка безпечних, організованих цифрових систем файлів для конфіденційних організаційних, донорських та виконавчих записів у Google Workspace.
• Співпраця в рамках моделі адміністративної підтримки, яку очолює старший асистент виконавчого директора.

Вимоги

• Ступінь бакалавра з бізнес-адміністрування, політології, міжнародних відносин, комунікацій або еквівалентний професійний досвід.
• 5+ років досвіду надання виконавчої підтримки керівникам вищого рівня, бажано в некомерційних, міжнародних розвитку або інших організаціях, що працюють з радою.
• Перевірені здібності до координації логістики та графіків у кількох міжнародних часових поясах.
• Здатність до подорожей по країні та за кордон; потрібен дійсний паспорт.
• Професійна володіння англійською мовою.
• Високий рівень володіння управлінням календарем та Google Workspace.
• Знання Salesforce або інших CRM є високо бажаним.
• Виняткова письмова та усна комунікація, високий рівень дискретності з конфіденційною інформацією, обґрунтоване виконавче судження та пильна увага до деталей.

Ми пропонуємо

• Конкурентоспроможна зарплата: $65,000 - $85,000 на рік
• Повна зайнятість
• Можливість працювати у Вашингтоні, DC та Києві, Україна

Про компанію

Nova Ukraine присвячена створенню позитивного впливу у світі через свою місію та ініціативи. Приєднуючись до нашої команди, ви отримаєте можливість сприяти значущій роботі та стати частиною динамічної, прогресивної організації.

Як подати заявку

Будь ласка, надсилайте резюме та супровідний лист, що описують ваш досвід виконавчої підтримки та зацікавленість у підтримці місії Nova Ukraine. Ваш особистий внесок зробить велику різницю у досягненні наших цілей та місії. Приєднуйтесь до нас, щоб разом змінити світ на краще.

Заповнити форму