Junior Administrative Specialist (Energy and Climate Cluster)

Про посаду

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого професіонала для проекту ReBuild Green Ukraine with the Energy Efficiency Fund у рамках Energy and Climate Cluster, щоб заповнити посаду Junior Administrative Specialist (full-time, Київ).

Обов'язки

Junior Administrative Specialist зосереджується на підтримці проектного піплайн та реалізації та є членом команди експертів, які реалізують проект “ReBuild Green Ukraine with the Energy Efficiency Fund”. Проект спрямований на досягнення зеленого відновлення, енергетичної безпеки та декарбонізації в Україні шляхом зміцнення національного Фонду енергоефективності (EEF).

Координація та моніторинг

• Організовує регулярні обміни з муніципальними акторами та іншими бенефіціарами проекту.
• Надає підтримку у компіляції, перевірці, узгодженні даних та інформації про операції проектів.
• Надає підтримку у скринінгу довідкової інформації та координації внесків у операції проектів.
• Надає підтримку у відстеженні питань та зв’язку з консультантами та постачальниками послуг щодо операцій проектів.
• Організовує операційне планування та інші сесії координації команди та бере участь у внутрішніх та зовнішніх (командних) зустрічах та семінарах, а також допомагає у документуванні цих.
• Керує поїздками, зустрічами, зустрічами та брифінгами, включаючи складання довідкових записів, якщо потрібно.
• Готує проекти рутинної кореспонденції, загальних брифінгів, документів, перекладів та протоколів засідань за запитом.
• Просіює всю вхідну комунікацію та фільтрує вихідну для будь-яких подальших дій.
• Готує та координує підготовчі документи для договорів на закупівлю послуг та товарів.
• Супроводжує виконання контракту, перевіряє фактичні відомості рахунків-фактур та звітів.
• Надає підтримку у плануванні діяльності проекту та бюджетуванні.
• Надає брифінги для замовника, щоб повідомити їх про поточні політичні події та події у сфері українських IKI проектів у галузі клімату та охорони довкілля.
• Допомагає короткостроковим експертам, призначеним до проектів, у виконанні їхніх завдань.
• Планує, готує, керує та відстежує роботу експертних робочих груп з розробки проектів законів та вторинного законодавства.
• Координує фахівців, які беруть участь у підтримці проектів законодавчих документів, а також активно керує дорученими результатами в рамках компоненту 3 EEF.

Комунікації та управління подіями

• Регулярно складає список майбутніх зустрічей та подій та самостійно відстежує та вирішує відкриті завдання та терміни для цих подій.
• Підтримує організацію регулярних та ад-хок зустрічей, зовнішніх та внутрішніх семінарів, тренінгів та інших заходів.
• Організовує та координує логістичні аспекти (включаючи поїздки) для планування, проведення та документування зустрічей, семінарів, семінарів та інших заходів.
• Сприяє створенню, написанню, редагуванню та редагуванню високоякісного, цікавого контенту про діяльність проекту.

Дослідження та управління знаннями

• У консультації з менеджером або радником готує та проводить якісні дослідження.
• Відстежує зміни в політичному та економічному оточенні та готує брифінги, надає підтримку у створенні, підтримці та оновленні системи файлів для офісу та/або проектів.
• Оновлює систему файлів важливою вхідною та вихідною кореспонденцією, ключовими документами та іншими відповідними проектними даними.
• Визначає відповідну інформацію про проект та готує публікацію/спільне використання через відповідні внутрішні системи GIZ.

Реалізація діяльності проекту

• Модерує зустрічі команди у зв’язку з залученням зацікавлених сторін та експертними зустрічами.
• Виступає в ролі контактної особи для кліматичного пілону в проекті IKI Interface (наразі здійснюється EEF) та координує з іншими колегами, які сприяють форматам у рамках функції інтерфейсу IKI Ukraine (інформаційні бюлетені, брифінги, заходи тощо).

Загальні зобов’язання

• Знайомий з процедурами планування, реалізації та звітності GIZ та їх змінами.
• Знайомий з іншими компонентами проекту та заходами, підтримуваними GIZ, концепціями та станом реалізації, знає відповідних експертів та персонал.
• Представляє інтереси заходу, підтримуваного GIZ, і завжди діє від його імені.
• Виконує важливі завдання для проекту, навіть якщо вони не прямо зазначені в описі посади.

Інші обов’язки / додаткові завдання

• Виконує інші обов’язки та завдання на прохання команди проекту.
• Готує звіти на прохання команди проекту для різних проектів портфеля енергетики та клімату України, наприклад, для делегації ЄС або проекту IKI Interface.

Вимоги

• Мінімальний ступінь бакалавра в галузі енергетики або житлового сектору, міжнародних відносин, політики, менеджменту, економіки, бізнесу, державного управління, соціальних наук, екологічних досліджень або суміжних галузей.
• Не менше 3 років професійного досвіду на аналогічній посаді або програмі стажування.
• Високий рівень володіння письмовою та розмовною англійською та українською мовами.
• Хороше робоче знання ІКТ-технологій та комп’ютерних додатків (наприклад, MS Office).
• Глибокий інтерес до роботи міжнародних організацій технічної допомоги в Україні.
• Базове розуміння специфіки технічної допомоги в локальному контексті в Україні.
• Перший досвід роботи в галузі міжнародного співробітництва для сталого розвитку в Україні з особливим акцентом на кліматичні дії та енергоефективність.
• Глибоке розуміння глобальних та національних реформ у сфері житла, енергетики та пом’якшення клімату.
• Базові управлінські компетенції та навички багатозадачності в гнучкій командній роботі.
• Надає пріоритет підтримці на користь команди, а також загального успіху проекту.
• Послідовно підходить до роботи з проактивністю, енергією, креативністю, позитивним та конструктивним ставленням.
• Здатність самостійно визначати пріоритети завдань з можливими обмеженнями часу та робочим навантаженням.
• Здатність збирати, обробляти та аналізувати складні дані та інформацію та ділитися ними.
• Готовність працювати в гнучкому командному середовищі.
• Сильні навички самоорганізації та орієнтація на мету в поєднанні з високим рівнем толерантності до фрустрації.
• Готовність до підвищення кваліфікації, якщо цього вимагають виконувані завдання.
• Орієнтація на клієнта та сервіс.
• Готовність та здатність регулярно подорожувати по країні.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування, зарплата фіксованою у євро, премії за результати та 13-та зарплата.
• Медичне страхування, 29 днів відпустки щорічно.
• Уроки мов, тренінги з навичками технічного та соціального характеру.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можливі гнучкі та віддалені умови роботи (залежно від потреб проекту до 10 днів на місяць в межах української території).
• Значуща та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення – Київ. Початок роботи якомога швидше. Термін контракту становить 12 місяців з можливістю продовження.

GIZ є роботодавцем, який забезпечує рівні можливості, та пропонує привабливі та складні умови роботи з можливостями для підвищення кваліфікації.

Подання заявки

Ми з нетерпінням чекаємо на отримання вашої заявки англійською мовою, що включає ваше резюме та супровідний лист, в якому ви пояснюєте свою мотивацію подати заявку на посаду, на електронну адресу @email до понеділка, до кінця робочого дня 17 серпня 2026 року. Лише відібрані кандидати будуть контактовані для наступних етапів процесу відбору.

Кандидатам пропонується надсилати свої документи з наступною назвою:

• Прізвище Ім'я_CV
• Прізвище Ім'я_Супровідний лист

Надіславши заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів відбору виключно відповідно до правил захисту даних GIZ. Ви можете ознайомитися з цими правилами за посиланням Захист даних | GIZ.