Junior Administrative Specialist (Energy and Climate Cluster)

Про посаду

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого професіонала для проекту ReBuild Green Ukraine with the Energy Efficiency Fund у рамках Energy and Climate Cluster, щоб заповнити посаду Junior Administrative Specialist (full-time, Київ).

Junior Administrative Specialist зосереджується на підтримці проектного піплайн та реалізації проекту і є членом команди експертів, які реалізують проект "ReBuild Green Ukraine with the Energy Efficiency Fund". Мета проекту - сприяти досягненню зеленої реконструкції, енергетичної безпеки та декарбонізації в Україні шляхом зміцнення національного Фонду енергоефективності (EEF).

Обов'язки

Junior Administrative Specialist відповідає за:

• Своєчасне та якісне виконання діяльності в рамках проектного виходу 3 "Підтримка піплайн та реалізації" у проекті EEF.
• Безперебійне ведення всіх технічних заходів підтримки та забезпечення належної реалізації діяльності проекту, включаючи управління подіями.
• Якісне координування та залучення зацікавлених сторін до проекту.
• Адміністративну підтримку офіцерів з питань закупівель та фінансів у виконанні їхніх завдань.
• Підтримку команди проекту в моніторингу діяльності проекту, включаючи управління знаннями та документами для DMS відповідно до правил архівування GIZ.
• Керівника команди та інших експертів проекту, для яких молодший технічний фахівець виконує технічні завдання.
• Виконання конкретних дослідницьких завдань, необхідних для планування реалізації проектів.
• Виконання конкретних завдань, пов'язаних з управлінням знаннями для проекту(ів).
• Керівника команди у виконанні діяльності проекту.

Завдання

Координація та моніторинг

• Організовує регулярні обміни з муніципальними акторами та іншими бенефіціарами проекту.
• Надає підтримку у компіляції, перевірці, узгодженні даних та інформації про операції проектів.
• Надає підтримку у скринінгу довідкової інформації та координації внесків у операції проектів.
• Надає підтримку у супроводі питань та зв'язку з консультантами та постачальниками послуг щодо операцій проектів.
• Організовує операційне планування та інші сесії координації команди та бере участь у внутрішніх та зовнішніх (командних) зустрічах та семінарах, а також допомагає з документуванням цих заходів.
• Керує поїздками, зустрічами, призначеннями та брифінгами, включаючи складання довідкових записів при необхідності.
• Готує проекти звичайної кореспонденції, загальних брифінгів, документів, перекладів та протоколів засідань за запитом.
• Просіює всю вхідну комунікацію та фільтрує вихідну для подальшої дії.
• Готує та координує підготовчі документи для договорів на закупівлю послуг та товарів.
• Супроводжує виконання контракту, перевіряє фактичну точність рахунків-фактур та звітів.
• Надає підтримку у плануванні діяльності проекту та бюджетуванні.
• Надає брифінги замовникові для інформування про поточні політичні події та події у сфері українських IKI проектів у галузі клімату та охорони довкілля.
• Допомагає короткостроковим експертам, призначеним до проектів, у виконанні їхніх завдань.
• Планує, готує, керує та відстежує експертні робочі групи з розробки проектів законів та вторинного законодавства.
• Координує фахівців, залучених до підтримки проекту законопроекту, а також документів вторинного законодавства, і проактивно керує дорученими результатами в рамках компоненту 3 EEF.

Комунікації та управління подіями

• Регулярно складає список майбутніх зустрічей та подій та самостійно відстежує та вирішує відкриті завдання та терміни для цих подій.
• Надає підтримку організації регулярних та спеціальних зустрічей, зовнішніх та внутрішніх семінарів, тренінгів та інших заходів.
• Організовує та координує логістичні аспекти (включаючи подорожі) для планування, проведення та документування зустрічей, семінарів, семінарів та інших заходів.
• Сприяє створенню, написанню, редагуванню та виправленню високоякісного, цікавого контенту про діяльність проекту.

Дослідження та управління знаннями

• Спільно з менеджером або радником готує та проводить якісні дослідження.
• Відстежує зміни в політичному та економічному оточенні та готує брифінги, надає підтримку у створенні, підтримці та оновленні системи архівування для офісу та/або проектів.
• Оновлює систему архівування важливою вхідною та вихідною кореспонденцією, ключовими документами та іншими відповідними проектними даними.
• Визначає відповідну інформацію про проект та готує публікацію/спільне використання через відповідні внутрішні системи GIZ.

Реалізація діяльності проекту

• Модерує зустрічі команди щодо залучення зацікавлених сторін та експертних зустрічей.
• Виступає як контактна точка для кліматичного піляру в проекті IKI Interface (наразі виконується EEF) та координує з іншими колегами, які сприяють форматам у рамках функції інтерфейсу IKI Україна (інформаційні бюлетені, брифінги, заходи тощо).

Загальні зобов'язання

• Знайомий з процедурами планування, реалізації та звітності GIZ та їхніми змінами.
• Знайомий з іншими компонентами проекту та заходами, підтримуваними GIZ, концепціями та станом реалізації, і знає відповідних експертів та персонал.
• Представляє інтереси заходу, підтримуваного GIZ, і завжди діє від його імені.
• Виконує важливі завдання для проекту, навіть якщо вони не прямо зазначені в описі посади.

Інші обов'язки / додаткові завдання

• Виконує інші обов'язки та завдання на прохання команди проекту.
• Готує звіти на прохання команди проекту для різних проектів портфеля енергетики та клімату України, наприклад, для делегації ЄС або проекту IKI Interface.

Вимоги

• Мінімальний ступінь бакалавра в галузі енергетики або житлового сектору, міжнародних відносин, політики, менеджменту, економіки, бізнесу, державного управління, соціальних наук, екологічних досліджень або суміжних галузях.
• Не менше 3 років професійного досвіду на аналогічній посаді або програмі стажування.
• Високий рівень володіння письмовою та розмовною англійською та українською мовами.
• Хороше знання ІКТ технологій та комп'ютерних додатків (наприклад, MS Office).
• Глибокий інтерес до роботи міжнародних організацій технічної допомоги в Україні.
• Базове розуміння специфіки технічної допомоги в локальному контексті України.
• Перший досвід у галузі міжнародного співробітництва для сталого розвитку в Україні з особливим акцентом на кліматичні дії та енергоефективність.
• Глибоке розуміння глобальних та національних реформ щодо житлового сектору, енергетики та пом'якшення клімату.
• Основні управлінські компетенції та навички багатозадачності в гнучкій командній роботі.
• Надає пріоритет підтримці на користь команди та загального успіху проекту.
• Послідовно підходить до роботи з проактивністю, енергією, креативністю, позитивним та конструктивним ставленням.
• Здатність самостійно розподіляти завдання з урахуванням можливих обмежень у часі та робочого навантаження.
• Здатність збирати, обробляти та аналізувати складні дані та інформацію та ділитися ними.
• Готовність працювати в гнучкому командному середовищі.
• Сильні навички самоорганізації та цілеспрямованості в поєднанні з високим рівнем толерантності до фрустрації.
• Готовність до підвищення кваліфікації відповідно до вимог завдань.
• Орієнтація на клієнта та сервіс.
• Готовність та здатність регулярно подорожувати по країні.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування, фіксована зарплата в євро, премії за результати та 13-та зарплата.
• Медичне страхування, 29 днів відпустки щорічно.
• Мовні класи, тренінги з навичок технічного та соціального плану.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можливість гнучкої та дистанційної роботи (залежно від потреб проекту до 10 днів на місяць в межах української території).
• Значуща та цінна робота, міжнародне середовище.

Заявка

Ми з нетерпінням чекаємо на отримання вашої заявки англійською мовою, що включає ваше резюме та супровідний лист, в якому ви пояснюєте свою мотивацію подати заявку на цю посаду, на електронну адресу @email до понеділка, до кінця робочого дня 17 серпня 2026 року. Лише відібрані кандидати будуть контактовані для наступних етапів процесу відбору.

Кандидатам рекомендується надсилати свої документи з наступною назвою:

• Прізвище Ім'я_CV
• Прізвище Ім'я_Супровідний лист

Відправляючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів відбору виключно відповідно до правил конфіденційності даних GIZ. Ви можете ознайомитися з цими правилами за посиланням Data protection | GIZ.