Office Manager, JR415

Про посаду

Адміністративний офіс ELEKS шукає Менеджера офісу у Львові для нагляду за офісними операціями та забезпечення безперебійного функціонування.

Обов'язки

• Нагляд за адміністративними функціями. Підтримка ефективності офісу шляхом підтримки та впровадження систем офісу та придбання обладнання.
• Керівництво та нагляд за обов'язками офісних спеціалістів. Співпраця з офісними спеціалістами для координації щоденних операцій в офісі.
• Забезпечення безпеки шляхом дотримання процедур; ведення журналу відвідувачів; видача відвідувацьких пропусків.
• Обробка запитів на інформацію та дані, відповідь на запити або перенаправлення.
• Ведення та оновлення бази даних персоналу.
• Підготовка письмових відповідей на звичайні запити та пов'язані питання в Workday.
• Управління графіками, календарями, презентаціями, електронними таблицями та іншими пов'язаними офісними завданнями.
• Підготовка та зміна документів, включаючи листування, звіти, проекти, записки та електронні листи.
• Підтримка канцелярського приладдя, файлів та інвентаризації.
• Виконання загальних канцелярських обов'язків, включаючи ксерокопування, факс та відправку поштою.
• Підтримка та обслуговування офісного обладнання та меблів, організація ремонту та модернізації.
• Видача та активація/відновлення персональних постійних та тимчасових карток для працівників.
• Виявлення та усунення проблем з функціонуванням офісу та зв'язок із відповідними спеціалістами для вирішення проблем.
• Керівництво, направлення та підтримка адміністративного персоналу у їхніх адміністративних завданнях.
• Підготовка та ведення записів різних звітів, необхідних у щоденних адміністративних завданнях.
• Організація переїздів команди та працівників через співпрацю з Менеджерами проектів. Обробка розташування робочих місць.
• Ведення бюджету управління офісом. Управління та розподіл коштів на офісні витрати. Контроль та облік витрат.
• Дотримання угод про технічне обслуговування та контрактів.
• Дослідження постачальників для знаходження найкращих цінових та доставкових варіантів.
• Забезпечення оплати комунальних платежів.

Вимоги

• Бажано 1 рік досвіду управління офісом.
• Попередній досвід роботи в IT-індустрії на аналогічній посаді буде плюсом.
• Досвід роботи офіціанткою у готелі буде плюсом.
• Знання англійської мови на початковому рівні.
• Знання основних принципів та практик управління офісом.
• Знання комп'ютерних додатків та відповідного програмного забезпечення.
• Знання експлуатації стандартного офісного обладнання.
• Знання канцелярських та адміністративних процедур та систем, таких як файлинг та ведення записів.
• Сильні міжособистісні навички, здатність професійно взаємодіяти з різними особистостями, будувати міцні відносини та ефективно вирішувати проблеми.
• Відмінні навички вирішення проблем, включаючи здатність аналізувати, порівнювати, оцінювати та узгоджувати дані.
• Сильні планувальні та організаційні навички.

Особисті характеристики

• Стресостійкість.
• Уважність до деталей та акуратність.
• Здатність ефективно багатозадачності.
• Гнучкість та адаптивність.
• Командна спрямованість та здатність працювати в команді.

Що ви отримаєте з ELEKS

• Складні та цікаві завдання.
• Розвиток компетентностей та кар'єрний шлях.
• Команда професіоналів.
• Динамічне середовище.

Про компанію

ELEKS - це компанія з розробки програмного забезпечення на замовлення. Ми надаємо цінність нашим клієнтам, завдяки нашому досвіду та досвіду, отриманому від роботи партнером із програмних інновацій з 1991 року.

Наші 2000+ професіоналів, розташовані у Центрах доставки по всій Східній Європі та торгових офісах у Європі та Північній Америці, надають нашим клієнтам повний спектр послуг з інженерії програмного забезпечення. Це включає розробку продуктів, QA, R&D, дизайн, консалтинг з технологій та виділені команди.

Ми можемо використовувати інструменти штучного інтелекту (AI) для підтримки частин процесу найму, таких як перегляд заявок, аналіз резюме або оцінка відповідей та виявлення можливих невідповідностей або сигналів перевірки в матеріалах заявки на основі доступної інформації. Ці інструменти допомагають нашій команді з підбору персоналу, але не замінюють людське судження. Остаточні рішення про найм приймаються людьми. Якщо ви хочете отримати більше інформації про те, як обробляються ваші дані, будь ласка, зв'яжіться з нами.