Office Manager

About the Position

Інноваційна технологічна компанія у сфері Deep Tech, Robotics та R&D, створює інфраструктурні рішення для масової робототехніки. Команда об'єднує інженерів, розробників та операційних фахівців для створення складних продуктів на перетині Hardware та Software.

Зараз шукаємо системного Office & Administrative Manager для R&D-офісу в Києві. Головна місія ролі - взяти під повний контроль щоденну офісну рутину, налагодити чіткий документообіг та створити середовище, у якому команда зможе фокусуватися на розробці.

Responsibilities

• Офісні процеси та закупівлі: контроль життєдіяльності офісу, регулярні замовлення канцелярії, напоїв та витратних матеріалів, координація підрядників (кур'єри, клінінг, орендодавці).
• Документообіг та реєстри: облік вхідної та вихідної кореспонденції, реєстрація, системне архівування документів і підтримка порядку в реєстрах.
• Travel Support: повний цикл організації відряджень для команди (пошук та бронювання квитків, готелів, підготовка маршрутів).
• People & Office Ops Support: операційна допомога співробітникам із поточними запитами, участь у зустрічі гостей офісу та допомога з івентами чи онбордингом.

Requirements

• Досвід на позиції Office Manager, Administrative Coordinator або Assistant.
• Практичні навички ведення документообігу, обліку та організації travel-логістики.
• Впевнений стак: Google Workspace (Sheets, Docs, Calendar, Drive) / MS Office.
• English: Intermediate (B1) або вище.
• High ownership - вміння бачити задачу, брати відповідальність та доводити її до кінця без мікроменеджменту.
• Структурне мислення, уважність до деталей та здатність пріоритезувати кілька паралельних завдань.

Professional Skills

• Confidence
• Analytical Skills
• Presentation Skills
• Procurement
• Communication
• Problem Solving Skills

Tools

• Odoo CRM

Languages

• English | Intermediate

Nice to Have

• Досвід роботи в технологічних, виробничих або міжнародних компаніях.
• Навички роботи з внутрішніми погодженнями закупівель, рахунків або створенням внутрішніх інструкцій/регламентів.

We Offer

• Роботу в інноваційній сфері на стику хардверу та софтверу.
• Чітко налагоджені процеси та прозорі очікування від ролі.
• Комфортний R&D-офіс у Києві та підтримку з боку команди.
• Конкурентну заробітну плату (за результатами співбесіди).

About the Company

Ark Robotics

About Us

Building a new medium for human-machine collaboration. We are entering a new era of mass use of robotics systems on the battlefield and core industries. It requires a new type of platforms to enable use of thousands different autonomous vehicles working together in real-time. The decision-making speed of such platform will greatly exceed any existing human-in-the-loop systems and create true asymmetrical advantage for its users. It also poses a new set of security challenges and requires radically new hardware and interfaces.

We are building core foundational technologies to power multi-system autonomous fleets of the future. Our products asymmetrically expand the number of parallel real-time missions per operator and work as an integrated solution ready to be deployed for most critical use-cases.

Ark was founded to use these technologies to protect the light of consciousness and expand it across the universe. We stand with free people of Earth and dare to dream of the stars.