Операційний менеджер, менеджерка проєкту «Щедрий вівторок»

About the Position

Щедрий Вівторок

Zagoriy Foundation - лабораторія соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім'єю Гліба та Катерини Загоріїв.

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, формуємо простори для спільнот і підтримуємо трансформаційні ініціативи.

Назва ролі: Операційний менеджер, менеджерка проєкту «Щедрий вівторок»

Підпорядкування: Керівнику проєкту «Щедрий вівторок»

Причина відкриття ролі: Розширення проєкту, зростання кількості продуктів, партнерств і операційних процесів.

Місія ролі

Забезпечити стабільну, впорядковану та ефективну щоденну роботу проєкту «Щедрий вівторок». Операційний менеджер/менеджерка:

• забезпечує стабільну роботу проєкту;
• координує та контролює роботу підрядників;
• відстежує дедлайни;
• забезпечує фінансовий та юридичний супровід;
• збирає та систематизує звітність і дані від партнерів і підрядників;
• забезпечує керівника проєкту актуальною аналітикою для ухвалення рішень;
• тримає цілісну картину всіх операційних процесів.

Роль спрямована на те, щоб процеси працювали злагоджено, вчасно і без перевантаження команди.

Responsibilities

Операційний супровід

• Організація та підтримка щоденних операційних процесів проєкту.
• Ведення та участь у формуванні операційних планів (тиждень / місяць / рік).
• Контроль виконання задач, дедлайнів і процесів.
• Операційна реалізація ключових продуктів (напрямків) проєкту «Щедрий вівторок»:
  • «Гід небайдужості»
  • конференція «Небайдужі»
  • діджитал-кампанія «Ланцюжок небайдужості»
  • соціологічне дослідження благодійності (у партнерстві з Zagoriy Foundation)
  • інші події та активності (онлайн/офлайн)

Документообіг та фінансово-юридичний супровід

• Підготовка та супровід договорів, рахунків, актів разом із фінансовим та юридичним відділами.
• Ведення внутрішньої звітності проєкту.
• Контроль оплат, витрат і відповідності бюджетам спільно з керівником проєкту.
• Формулювання та організація вирішення нетривіальних задач для фінансового або юридичного відділу (наприклад, запуск нових продуктів)

Робота з підрядниками

• Операційна комунікація з друкарнями, івент-агенціями, дизайнерами, технічними підрядниками, спікерами та експертами.
• Поставновка задач для підрядників та контроль їх виконання.
• Виставлення та контроль дедлайнів.
• Контроль оплат підрядникам.
• Забезпечення чіткої, своєчасної та конструктивної комунікації між командою проєкту та підрядниками, експертами.

Координація внутрішніх процесів

• Забезпечення ефективної взаємодії між:
  • командою проєкту,
  • проєктним офісом Zagoriy Foundation,
  • зовнішніми партнерами,
  • підрядниками.
• Проведення статус-зустрічей із керівним/корпоративним контуром (раз на 2 тижні).
• Ініціювання зустрічей між відділами за потреби.
• Збір, систематизація та збереження інформації проєкту.
• Формування та підтримка партнерських баз даних (контакти, матеріали, логотипи тощо) у взаємодії з комунікаційною командою.
• Виявлення операційних вузьких місць та ініціювання покращень процесів.

Requirements

Key Competencies

Основні сфери діяльності

• Операційний менеджмент продуктів
• Юридична взаємодія
• Фінанси та бюджетний контроль
• Робота з підрядниками та партнерами
• Щоденна операційна координація

Hard skills

• Досвід операційної / проєктної / координаторської ролі від 2 років
• Досвід побудови та підтримки операційних процесів
• Робота з документообігом, договорами, закупівлями
• Базове розуміння фінансового менеджменту та бюджетування
• Досвід паралельного ведення кількох напрямів проєкту

Soft skills

• Системність та уважність до деталей
• Вміння структурувати складні та хаотичні процеси
• Пріоритизація та ефективне управління часом (власним і командним)
• Толерантність до змін і невизначеності
• Вміння домовлятися та знаходити рішення на перетині інтересів різних сторін
• Самостійність у межах своєї зони відповідальності
• Проактивне виявлення проблем і пропозиція рішень
• Комунікаційна зрілість у роботі з різними стейкхолдерами

Nice to Have

• Досвід організації великих подій (300+ учасників)
• Розуміння комунікаційних та медіакампаній
• Досвід міжсекторних партнерств (бізнес / NGO / державний сектор)
• Досвід роботи у багаторівневих організаціях
• Вміння працювати з AI-інструментами (ChatGPT, Claude тощо)

We Offer

• Повна зайнятість, пн-пт
• Локація: Київ (офіс), БЦ «Стоїк»
• Бенефіти: прозора система корпоративної підтримки
• Можливості розвитку: внутрішні тренінги та оплачуване навчання
• Середовище, де цінують ініціативу, відповідальність і здатність доводити ідеї до реалізації

About the Company

Zagoriy Foundation - лабораторія соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім'єю Гліба та Катерини Загоріїв.

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, формуємо простори для спільнот і підтримуємо трансформаційні ініціативи.

Веб-сайт компанії: https://zagoriy.foundation/

Посилання на соціальні мережі компанії:

Instagram team https://www.instagram.com/zagoriyfoundation.team/

Instagram https://www.instagram.com/zagoriy.foundation/

LinkedIn https://www.linkedin.com/company/zagoriy-foundation/

Facebook https://www.facebook.com/zagoriyfoundation/

Якщо ви відчули відгук у серці і бачите себе у цій ролі - ми Вас чекаємо!